Ярмарочная и выставочная деятельность в Республике Беларусь

Участие в выставке не только способствует вашему признанию  в качестве представителей вашей  отрасли промышленности и создает  здоровую обстановку для встреч с конкурентами. Оно также дает уникальную возможность для установления прямых и плодотворных контактов с покупателями.

Критерии успеха

Как и во всем остальном, чем занимается компания, должен существовать стоимостный критерий для определения успехов. Применительно  к выставкам он выглядит относительно просто. Успех можно измерить путем  определения эффективного соотношения  стоимости участия к стоимости  каждого серьезного запроса. Это  нетрудно сопоставить со стоимостью отправки коммивояжера для нанесения  визита возможному покупателю.

Как показывают исследования, стоимость одного делового контакта на выставке равна всего  лишь 1/3 стоимости проведения переговоров  с кем-либо непосредственно в  офисе компании. Данное сопоставление не учитывает еще и того особого преимущества, что продукция разрекламирована в отчетах местной коммерческой и технической прессы о данной выставке.

Некоторые недостатки, характерные для выставок:

1. Участие в  выставках — дорогостоящее мероприятие,  и поэтому, если вы уже связали  себя какими-либо обязательствами  в плане участия, вам будет  довольно трудно «выйти из  игры».

2. Ваш успех  как экспонента в значительной  степени зависит от других  людей.

3. Работа на  выставке отвлекает от основной  работы большое количество ваших  штатных сотрудников и зачастую  срывает процесс планирования  торговой деятельности компании. Торговые заказы, которые вы таким образом теряете по обычным каналам, могут неблагоприятно сказаться на вашей коммерческой деятельности.

4. На выставках  существует тенденция чрезмерного  увлечения общением. Поскольку вы  постоянно находитесь на виду  и готовы все время улыбаться  и приветствовать всех, кто захочет  зайти к вам на стенд, вы  можете значительно растратить  свои физические силы.

5. Уставшие коммерсанты  — это не самое лучшее представительство  вашей компании на стенде, поскольку  впервые увидев ваш стенд, посетители  могут сразу же составить мнение  об облике компании, глядя только  на этих людей. А от первых  впечатлений в коммерции многое  зависит.

6. Расточительный  энтузиазм компании может привести  к тому, что будут растеряны  многие цели выставки, и в конечном  итоге возникнет ощущение, что  она была проведена неудачно. Следите за работой своих коллег  с самого начала и ограничьте  свои цели до минимума, необходимого  для достижения успеха.

Большинство из этих недостатков, впрочем, может быть «просчитано» заранее с помощью  четкого планирования и тщательного  обучения персонала.

Однако, если вы намерены главным образом продемонстрировать флаг своей компании, напомнить своим клиентам о себе и, особенно, если вы являетесь частью большого конгломерата и не хотите оставлять никаких сомнений в том, что вы — лидер в данной области, то потребуется иной подход.

Вашей целью  будет создание прекрасного стенда, на котором все должно быть наивысшего качества, стенда, как бы говорящего о том, что вы находитесь здесь  не только затем, чтобы заключать  торговые сделки, а скорее для закрепления  уже достигнутого успеха.

Как же определить, что вам необходимо участвовать  именно в данной выставке? Принять  правильное решение помогут вам  следующие источники:

1. Каталог предыдущих  выставок.

Он даст вам  представление о том, какие фирмы  участвовали в этой выставке в  предыдущие годы. Ключ к их успеху или, соответственно, неудаче, будет найден в информации о том, являются ли они  постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие  в предстоящем выставочном мероприятии.

2. Учет посетителей.

До посетителей  предыдущих выставок добраться сложнее, однако в последнее время многие предприимчивые организаторы начинают выпускать исчерпывающие доклады  о посетителях своих выставок в форме «свидетельства о посетителях». Они будут рады предоставить вам  эту информацию. Зачастую она является частью тех материалов, которые устроители выставки посылают вам с целью  заинтересовать вас в их предстоящем  мероприятии.

3. Газетные материалы.

Анализ публикаций о предыдущих выставках в технической  и экономической прессе даст вам  полезную информацию, которая также  поможет определиться в том, стоит  ли вам участвовать в данной выставке.

4. «Показания  очевидцев».

Информация, исходящая  от устроителей выставки, естественно, ставит своей целью заинтересовать вас в приобретении выставочной  площади. И поэтому она не лишена известной предвзятости. Попытайтесь  найти независимый источник, может  быть кого-то, кто участвовал в прошлой  выставке, или вашего заказчика, который  побывал на этой выставке в качестве посетителя. Что они думают о ней? Сопоставьте их суждения с информацией  из каталога и материалами прессы, и у вас будет возможность  принять правильное решение.

Но, опять-таки, не забывайте, что участие в выставке — лишь элемент общей выставочной  стратегии. Не будет ли дублирования усилий? Вы собираетесь участвовать  в двух разных городах на аналогичных  выставках с аналогичным контингентом посетителей? В состоянии ли провести две совершенно разные выставки, которые, предоставив вам два различных  контингента посетителей, увеличат общее число посетителей? Если так, сможете ли вы использовать один и  тот же стенд на обеих выставках?

Крупные выставки

Если ваши экспонаты  обладают особыми техническими характеристиками, установите связь с организаторами выставки с самого начала работы. Вашим  изделиям, к примеру, может потребоваться  особое электропитание, и от организаторов  в этом случае можно получить исчерпывающие  инструкции. Станки и оборудование, потребляющие большое количество электроэнергии, должны будут подключаться к питанию  в начале дня, и организаторы выставки безусловно предусмотрят гибкий график использования электроэнергии, чтобы не допустить перегрузки всей системы электропитания выставочного зала.

Если вы намерены демонстрировать крупногабаритное, тяжелое оборудование необычной  формы, следует заранее согласовать  с организаторами его доставку в  павильон. Никто не позволит вам  поднимать его краном в последнюю  минуту, когда проходы уже заняты другими подрядчиками, работающими  над соседними стендами. Кроме  того, нужно будет проверить прочность  полового покрытия.

Большинство выставочных  стендов, особенно европейских, имеют  в качестве пола деревянные платформы, которые непременно рухнут под большим  весом, если не принять соответствующие  меры. Обычный путь — положить под  платформу кирпичи, чтобы упор приходился на основное половое покрытие (бетон  и т. д.) выставочного зала, и это, естественно, должно быть сделано заблаговременно. Подобное укрепление пола потребуется  и на всем пути транспортировки экспоната  по выставочному залу к месту его  установки.

Еще раз хотелось бы подчеркнуть важность согласованного планирования с устроителями выставки. По правде говоря, позднее прибытие тяжелых экспонатов или какие-либо другие проблемы лучше всего решить, имея в союзниках организаторов  выставки. Если ваша цель — эффективный  и способствующий деловому успеху стенд, цель организаторов — успешно  и эффективно проведенная выставка.

«Выставка в чемодане»

За границей, особенно там, где у вас нет  представителя, служебного помещения, которое вы могли бы использовать, вам помогут потребоваться комнаты  для работы и деловых встреч либо на самой выставке, либо в гостинице. Однако действительно ли вам нужна  вся парадность большого стенда? Право  же, выставка может быть сравнительно маленькой, скажем, выставка в гостинице  с использованием предметов спальной комнаты в качестве выставочных  аксессуаров, а самой спальни  — в качестве выставочного зала.

Если так, то подумайте о создании так называемой выставки в чемодане — варианте, который очень распространен  в Северной Америке в определенных отраслях промышленности, таких, как  товары широкого потребления или  одежда, когда модный дизайн должен быть скрыт от посторонних глаз зевак, конкурентов и подражателей.

Эти «чемоданные  экспозиции» представляют собой  обычные конструкции из труб и  перегородок, складывающихся в футляр особой формы, который можно перевозить с собой в самолете, брать вместе с вещами к себе в номер гостиницы  и разворачивать там экспозицию в считанные минуты. Подобные экспозиции существенно экономят средства, и, вместе с остальными предметами гостиничного интерьера: столами, стульями и осветительными приборами, обеспечат вам желаемый эффект.

Выставки под  открытым небом

Выставки под  открытым небом, такие, как сельскохозяйственные, государственные или подобные им ярмарки — это вопрос особый. Многие постоянные участники выставок такого рода размещают экспонаты  прямо в автобусах, фургонах или  грузовых автомобилях. В этом случае им нужно только доехать до места, припарковаться, установить экспонаты, подключиться к системе коммуникаций — и можно приступать к работе.

Проследите, чтобы  экспозиция была надежно защищена от возможных повреждений — дождя, ветра и т. д., а если у вас  есть цветные фотографии или другие чувствительные к воздействию света  материалы — то и от прямых солнечных  лучей.

Обслуживание

И на небольшом  стенде можно организовать угощение посетителей. Можно предложить безалкогольные или алкогольные напитки. В отношении печенья, чипсов, орехов и т.д. следует обратить внимание на то, чтобы продукты были свежими, а сервировка - аппетитной.

Стенд лучше  запомнится посетителю, если предложенное угощение будет ассоциироваться  с происхождением экспонента (франкское  вино, мюнхенские белые колбаски, вестфальская ветчина). Все выставочные комплексы  работают на договорных началах с  фирмами, организующими поставку напитков и т.д. для участников выставок.

Угощение посетителей  стенда - стандарт качества немецких ярмарок. Не в последнюю очередь признаком  качества является посуда. Из репрезентативных соображений не рекомендуется пользоваться одноразовой посудой. Кафе и рестораны  выставочных комплексов уже давно  отказались от одноразовой посуды. Следует следить за сохранностью посуды и экономным расходом воды и электроэнергии при мойке.

В рамках анализа, выполненного по заказу AUMA одноразовая  и многоразо-вая посуда оценивались с точки зрения экологии. Результаты показали, что применение многоразовой посуды оправдано при выполнении следующих условий:

сравнительно  короткие пути доставки посуды;

требования  гигиены выполнимы только при  использовании посудомоечных автоматов;

применяются посудомоечные  автоматы энергосберегающего типа;

обеспечена  оптимальная загрузка посудомоечных  машин, позволяющая избежать непроизводительных затрат энергии;

исключительное  применение моющих средств без содержания фосфатов и хлора;

количество  битой посуды не превышает 20%.

При использовании  одноразовой посуды рекомендуется:

пользоваться  только посудой из материалов, рассчитанных на вторичную утилизацию;

организовать  рациональную гигиеническую систему  сбора отходов, не создающую скопления  отходов;

пользоваться  одноразовой посудой только при  небольшом количестве посетителей.

Учет посетителей

Для эффективности  последующей обработки и для  конкретного подтверждения успеха на выставке необходимо вести учет контактов с посетителями. Специально заготовленные для этого бланки сокращают затраты времени: сотрудник  может очень быстро их заполнить. Только точность при заполнении учетного листка гарантирует безукоризненное выполнение заявок. Опыт показывает: по прошествии некоторого времени сотрудники убеждаются в том, что эта анкета - ценнейший рабочий материал.

Но до того нужно  определить, какие именно беседы можно  рассматривать как материал, заслуживающий  записи. Общее правило гласит, что  учетный листок подлежит заполнению только в том случае, если посетитель выразил серьезную заинтересованность в товаре. А короткие частные вопросы, после которых посетитель не оставляет  и своего адреса, должны, вероятно, учитываться  в списках по товарам или по тематическим группам. Но и эти короткие консультации могут привести к интересным выводам о восприятии экспоната.

Информация о  выставке и рынке

Помимо обслуживания самого стенда, его сотрудники могут  также зани-маться изучением рынка. Информация о товарах, оформлении стендов и деятельности конкурентов дает важные точки опоры.

Обход выставки помогает мотивации и повышению  квалификации сотрудников стенда. Нельзя недооценивать и печатную продукцию, которую можно получить на стенде:

каталог выставки

брошюры, посвященные  особым мероприятиям

рукописи докладов

спецвыпуски специальных журналов

проспекты и  рекламный материал конкурентов

данные исследований, проведенных организаторами выставки

Уборка и  охрана