Анализ деятельности торгового предприятия на примере ОАО «Магазин «Продукты»

2. лингвистическое  обеспечение включает языковые  средства, которые используются  в системе: язык программирования, информационно-поисковые языки, язык  описания метаданных, язык запросов  и общение пользователей с  системой и иные языковые средства. При проектировании лингвистического  обеспечения важно сразу создать  термины и определения.

3. техническое  обеспечение – это комплекс  технических средств, предназначенных  для работы информационной системы.

 На предприятии (в офисе) используется 12 компьютера (Pentium IV), кроме того, на предприятии используется 3 принтера (струйных НР 850) и 1 копировальный аппарат Canon. Компьютеры на предприятии соединены в единую внутреннюю сеть, по которой информация из одного может передаваться в другой. Также 3 компьютера оснащены устройствами для выхода в Internet (сетевые карты).

4. программное  обеспечение – совокупность программ, реализующих функции и задачи  информационной системы и обеспечивающие  устойчивую работу комплекса  технических средств. Для обеспечения  программно-математического комплекса  типовой АСОИ "Управление торговлей" используется широко распространенная  программная оболочка Windows и программные  средства разработанные для нее Microsoft Access и Microsoft Exel. Для уменьшения  количества ошибок и сокращения  времени подготовки изменений  по вводу в ЭВМ в отделе  используются устройства подготовки  данных на машинных носителях.

В настоящее время ОАО «Продукты» использует, как и большинство предприятий торговли для автоматизации деятельности систему «1С: Предприятие 8.0»и следующие программные продукты:

1С «Управление  торговлей» позволяет в комплексе  автоматизировать задачи оперативного  и управленческого учета, анализа  и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное  управление современным торговым  предприятием;

1С «Бухгалтерия»  для автоматизации бухгалтерского  и налогового учета, включая подготовку  обязательной отчетности; [16]

1С «Камин»  для автоматизации расчета и  начисления заработной платы, а  также для ведения кадрового  учета на предприятиях и в  организациях.

5. математическое  обеспечение – это совокупность  алгоритмов и экономико-математических  моделей, которые характеризуют  процедуры обработки данных и  формирования бухгалтерской и  статистической отчетности.

К средствам математического обеспечения относятся:

-средства  моделирования процессов управления;

-типовые  задачи управления;

-методы  математического программирования, математической статистики, теории  массового обслуживания и др.

6. организационное  обеспечение – совокупность методов  и средств, регламентирующих взаимодействие  работников с техническими средствами  и между собой в процессе  разработки и эксплуатации информационной  системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

- анализ  существующей системы управления  организацией, где будет использоваться  информационная система, и выявление  задач, подлежащих автоматизации;

- подготовку  задач к решению на компьютере, включая техническое задание  на проектирование ИС и технико-экономическое  обоснование ее эффективности;

- разработку  управленческих решений по составу  и структуре организации, методологии  решения задач, направленных на  повышение эффективности системы  управления.

7. правовое  обеспечение – совокупность правовых  норм, определяющих создание, юридический  статус и функционирование информационных  систем, регламентирующих порядок  получения, преобразования и использования  информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Законодательные и нормативные акты регулируют торговую деятельность предприятий в разных формах. К числу основных из этих форм относятся:

определение требований к лицензированию ( патентованию ) торговой деятельности; законодательное обеспечение защиты прав потребителей;

• регулирование правил продажи продовольственных и непродовольственных товаров в розничной торговой сети;
• требования обеспечения охраны окружающей среды;
• налоговое регулирование;
• регулирование минимальных размеров уставного фонда торговых предприятий отдельных организационно-правовых форм деятельности и другие.

Функциональная часть включает следующие подсистемы и их основные задачи:

1. Целью подсистемы текущего управления является балансовая увязка трудовых, материальных и финансовых ресурсов для обеспечения производственного процесса. Основными задачами подсистемы являются:

- составление бизнес-плана;

- планирование  и анализ технико-экономических  показателей деятельности;

- координация и контроль деятельности всех подсистем организации;

- организационно-распорядительная деятельность;

2. Цель подсистемы  оперативного управления – обеспечение  выполнения плана выпуска продукции  при эффективном использовании  производственных ресурсов. Задачами  подсистемы являются:

- оперативный учет хода производства;

- расчет календарно-плановых нормативов;

3. Цель подсистемы  управления финансами – повышение  финансовой устойчивости предприятия  и эффективности циркуляции финансовых  потоков. Задачи подсистемы:

- планирование  получения и распределения прибыли  предприятия;

- расчет  и анализ показателей рентабельности  предприятия;

- проведение анализа финансовых результатов деятельности предприятия и определение типа финансовой устойчивости;

- разработка  мероприятий для повышения эффективности  работы предприятия.

4. Целью подсистемы  бухгалтерского учета является  повышение оперативности и достоверности  учетной информации. Задачи подсистемы:

- формирование финансовой и бухгалтерской отчетности;

- учет активов и пассивов предприятия;

- контроль за правильностью осуществления расчетов с контрагентами и банками.

5. Цель подсистемы управления кадрами – улучшение планирования и использования рабочей силы на предприятии. Основными задачами являются:

- расчет  плановой потребности в кадрах (по категориям, профессиям, подразделениям  и т.п.);

- учет личного  состава работающих;

- учет и  анализ движения кадров;

- нормирование труда и заработной платы

- составление  отчетности по труду.

 Кроме этих стандартных подсистем в ОАО «Магазин Продукты» можно выделить следующие специфические подсистемы конфигурации «Управление торговлей»:

Подсистема «Управление ценообразованием и мониторинг цен» Механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке. Подсистема ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять следующие функции:

• хранение и автоматическое обновление информации о ценах поставщиков;
• хранение информации об отпускных ценах предприятия;
• хранение скидок и наценок по отношению к объему продаж (причем скидки могут быть суммовыми, то есть устанавливаемыми автоматически при превышении суммы документа продажи заданного порога);
• механизмы для расчета одних цен на основании других цен;
• формирование прайс-листа с отпускными ценами.

Подсистема «Управление поставками и запасами» позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур. В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Подсистема "Управление заказами покупателей", входящая в состав конфигурации, позволяет делать следующее:

• реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранными схемами работы, используемыми на предприятии;
• оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;
• обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;
• удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

Подсистема «Управление отношениями с клиентами», известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

Подсистема «Управления денежными средствами» выполняет две основные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

В подсистеме управления денежными средствами непосредственно формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент банка", контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения.

 

3.3 Подсистема «Управление поставками и запасами»

 

Материальные потоки являются основой хозяйственной деятельности торгового или производственного предприятия. Рациональное управление товарно-материальными ценностями, минимизация складских запасов в сочетании с гарантированным обеспечением хозяйственной деятельности являются залогом эффективной деятельности предприятия. Использование подсистемы управления запасами позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

• управлять остатками товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения на множестве складов;
• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку заказов покупателей (товаров в накладных) на складе;
• учитывать серийные номера, сроки годности и сертификаты;
• контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;
• задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и вести партионный учет в разрезе складов;
• учитывать ГТД и страну происхождения;
• комплектовать и разукомплектовывать товарно-материальные ценности;
• резервировать товарно-материальные ценности.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого изделия по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости. [17]