Система контроля в организации и оценка ее эффективности

Проекты планов продаж, составленных экономическим бюро, должны быть проконтролированы (и при необходимости откорректированы) руководителями отделов сбыта и  маркетинга. Кроме того, проекты  планов продаж должны быть трансформированы в программы реализации новых  и модифицированных изделий (конструкций), разработанные руководителями отделов  сбыта и маркетинга.

После этого начальником  отдела сбыта проекты годовых  и квартальных планов продаж должны быть согласованы с главным технологом, начальником отдела материально-технического снабжения, начальником финансового  отдела и заместителем директора  по коммерческим вопросам, а проекты  декадных (календарных) планов продаж - с заместителем директора по коммерческим вопросам, а также с начальниками финансового и производственно-диспетчерского отделов.

После согласований проекты  годовых, квартальных и месячных планов продаж начальником отдела сбыта  подаются в ПЭО для контроля и  утверждения (годовые, квартальные  и месячные планы продаж должны утверждаются заместителем директора по экономическим  вопросам, а календарные планы  продаж - начальником отдела сбыта). Необходимо добавить, что при составлении  планов продаж должна быть проконтролирована  их увязка с планами производства, в том числе с оперативно-календарными графиками выпуска готовой продукции  для обеспечения выполнения планов продаж и отгрузок в установленные  сроки и номенклатуре, а также  для формирования и увязки показателей  финансовых планов организации.

МЕТОД 5. ПРИСВОЕНИЕ ГРУППЫ РИСКА ЗАКАЗЧИКУ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ  ПАРАМЕТРОВ КОММЕРЧЕСКОГО КРЕДИТА

В целях контроля различных  аспектов взаимоотношений с контрагентами  по коммерческим договорам (в частности  по договорам поставки продукции  на условиях коммерческого кредитования заказчиков) и недопущения ухудшения  результатов деятельности организации  из-за неверного их выбора каждому  покупателю (заказчику) целесообразно  присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска (классы риска: высокий, средний, низкий) должно производиться начальником договорно-правового  бюро отдела сбыта по разработанному алгоритму и на основе следующих  условий:

• а) степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию. На основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам - критериям рыночного сегментирования (география, размеры организации, отраслевая принадлежность и т.д.). При этом если ранее заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, то есть является совершенно новым контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой заказчиков (покупателей), к которой он отнесен в соответствии с определенными критериями рыночной сегментации;
• б) наличие и содержание первичной информации (материалов) о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.).

Ранжирование по категориям риска необходимо как для оценки необходимости проведения анализа  надежности (деловой порядочности) и финансового состояния, так  и для принятия решений по предоставлению коммерческого кредита конкретным покупателям (параметры кредитования определяются категорией риска). Соответственно, после проведения анализа надежности и финансовой устойчивости заказчика (покупателя) ему может быть присвоена  другая категория риска.

В целях предотвращения ухудшения  финансового состояния организации  вследствии роста просроченной дебиторской задолженности каждому заказчику (покупателю) в соответствии с категорией риска его заказа целесообразно устанавливать параметры коммерческого кредита (то есть определенный лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования).

Установление параметров кредитования целесообразно возложить  на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому  классу риска должны быть зафиксированы  в соответствующем разделе "Положения  о сбытовой политике". Принятие решения  по превышению параметров кредитования по конкретным заказам должно входить  в компетенцию заместителя директора  по экономическим вопросам.

При составлении проекта  договора поставки начальник договорно-правового  бюро (при участии в соответствующих  расчетах начальника экономического бюро отдела сбыта) должен предусмотреть  в его приложениях такое соотнесение  календарного графика отгрузки с  календарным графиком оплаты, чтобы  сумма планируемой на каждую календарную  дату дебиторской задолженности (общая  сумма отгруженной по договору и  с учетом других договоров с данным заказчиком продукции минус общая  сумма оплаченной по договору и с  учетом других договоров с данным заказчиком продукции на календарную  дату) не превышала установленного данному заказчику критического уровня дебиторской задолженности.

Кроме того, должностное  лицо, санкционирующее отгрузку (например, им может быть заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом), производит контрольное сличение суммы, указанной в выписанной товарно-транспортной накладной (в отгрузочных документах), с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному  покупателю критического уровня задолженности.

При наличии отклонения (то есть если в результате отгрузки будет  превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет  просроченные долги) отгрузка санкционируется  только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской  задолженности данного покупателя не будет превышен установленный  ему лимит (барьер) задолженности, а  покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим  уведомлением договорно-правового  бюро.

МЕТОД 6. ФОРМИРОВАНИЕ ДОСЬЕ НА ЗАКАЗЧИКОВ

Структура досье на покупателей (заказчиков) должна разрабатываться  одним из руководителей отдела сбыта (например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом). Форма  досье должна утверждаться заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье на заказчика  целесообразно возложить на начальника договорно-правового бюро отдела сбыта (договорно-правовое бюро должно аккумулировать информацию по аспектам взаимоотношений  с покупателями).

Досье представляет собой  выраженную в утвержденной форме  внутреннего учета (здесь форма  учета- определенным образом выраженная система данных, включающая документы, материалы, файлы и системно построенные  формуляры) структурированную совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе), включая:

• все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты;
• данные по должностным лицам заказчика, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров (то есть влияющим на закупки);
• дата и результаты предварительных переговоров;
• данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности);
• данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровней дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию;
• данные по проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскание долгов через специализированные агентства, продажа долгов);
• данные по сверкам дебиторской задолженности (по сведениям, полученным из расчетного бюро финансового отдела);
• данные по спорам (в части претензионной и судебной работы);
• статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и другие возможные данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

Досье (или база данных) должно регулярно пополняться в соответствии с новыми сведениями о клиенте.

Такое досье служит для  контроля покупателя на предмет его  надежности и финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, а также для контроля выполнения договорных обязательств самой организацией-продавцом. Начальник договорно-правового бюро отдела сбыта должен осуществлять надзор на предмет соблюдения порядка ограниченного  доступа к документам, материалам и файлам, образующим вышеуказанное  досье, а также обеспечивать их сохранность.

МЕТОД 7. ВНЕДРЕНИЕ  СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Сутью системы бюджетирования являются планирование и учет денежных средств и финансовых результатов деятельности организации (по различным направлениям и сферам деятельности и в целом), оперативный контроль за соблюдением этих планов (то есть сравнение проектных (плановых) и отчетных (фактических) данных), а также оперативная корректировка планов по результатам анализа выявленных отклонений.

Как правило, вначале на основе анализа рыночной конъюнктуры, возможностей и целей организации составляется бюджет продаж. Далее на основе этого  бюджета различными функциональными  отделами составляются другие бюджеты  по каждой сфере деятельности. Например, отделу сбыта при согласовании с  ПЭО целесообразно составлять следующие  подбюджеты (сметы): бюджет рекламы, смету расходов на маркетинговые исследования, смету коммерческих расходов (смету расходов на деятельность отдела сбыта).

Ответственность за организацию  и контроль бюджетного управления (определение  состава бюджетов и последовательность их постановки в соответствии с бизнес-процессами организации; контроль за правильностью  заполнения бюджетных форм, соответствием  расходов утвержденным плановым лимитам, выполнением бюджетного регламента), а также за сведение всех подбюджетов в основной бюджет (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, бюджет по балансовому листу) целесообразно возложить на специально созданное бюро организации бюджетного управления, скомплектованное из наиболее квалифицированных работников финансового и экономического отделов.

При этом на начальных этапах внедрения бюджетирования оргструктура данного бюро может напоминать матричную, при которой его работники подчиняются как руководителям тех функциональных отделов, из которых они набраны (в которых они работают постоянно), так и руководителю проекта организации бюджетного управления, который обладает так называемыми "проектными полномочиями". По мере завершения поэтапной постановки бюджетного управления данное бюро выделяется в независимое подразделение.

Использование приведенных  в этой статье методов способно существенно  улучшить финансовый контроль на предприятии.

Глава 2   Анализ реализации функции  контроля в современной  организации ( на примере  ООО «ЛАД»)

2.1 Анализ контрольных фукции и уровня их исполнение в основных видах деятельности организации.    

  Вода «Уральская» производится  и доставляется жителям города Казани домой и на работу. Основными направлениями деятельности является обеспечение населения качественной питьевой водой с 1993 года.     

  Организационно-правовой формой  данной фирмы является - Общество  с ограниченной ответственностью. Участники такого общества не  отвечают по его обязательствам  и несут риск убытков, связанных  с деятельностью общества, в пределах  стоимости внесенных ими вкладов.  Если же участник внес вклад  в уставный капитал общества  не полностью, то он несет  ответственность в пределах стоимости  неоплаченной части его вклада. Общество же не отвечает по  обязательствам своих участников. ООО может быть учреждено одним  лицом, которое становится его  единственным участником или  может впоследствии стать обществом  с одним участником, но не может  иметь в качестве единственного  участника другое хозяйственное  общество, состоящее из одного  лица. Число участников общества  не должно быть более пятидесяти. Участники общества с ограниченной  ответственностью вправе:

1) участвовать  в управлении делами общества  в порядке, установленном законом  и учредительными документами  общества;

2) получать  информацию о деятельности общества  и знакомиться с его бухгалтерскими  книгами и иной документацией  в установленном его учредительными  документами порядке;

3) принимать  участие в распределении прибыли;

4) продать  или иным образом уступить  свою долю в уставном капитале  общества либо ее часть одному  или нескольким участникам данного  общества в порядке, предусмотренном  Федеральным законом и уставом  общества;

5) в  любое время выйти из общества  независимо от согласия других  его участников;

6) получить  в случае ликвидации общества  часть имущества, оставшегося  после расчетов с кредиторами,  или его стоимость.    

  Участники общества обязаны:

1) вносить  вклады в порядке, в размерах, в составе и в сроки, которые  предусмотрены Федеральным законом  и учредительными документами  общества;

2) не  разглашать конфиденциальную информацию  о деятельности общества.    Общества с ограниченной ответственностью «ЛАД» имеет двух учредителей. Первоначальный капитал состоит из собственный и заемных средств. Собственные средства распределены между участниками, внесшими свои вклады в уставный капитал общества.