Теоретические и методические основы управления внутренней средой организации

 

Рис. 9. Взаимосвязь внутренних элементов  организации

 

Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджер должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджеру приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

2. Анализ состояния  внутренней среды организации

 

2.1 Общая характеристика  салона красоты «Корфу»

 

Салон красоты «Корфу» был основан  в 2006 году в лице директора Поповой  Ирины Ивановны.

Салон расположен в нежилом помещении площадью 80 кв. м на первом этаже нового дома по улице Отдельской, дом 46 в г. Славянске-на-Кубани, в значительной удаленности от центра города, но рядом со швейной фабрикой и рабочим городком. Помещение идеально подходит для салона красоты: витринные окна, отдельный вход с улицы, наличие места для парковки.

Для того что бы определиться с  концепцией будущего салона Поповой  И.И. на первом этапе были проведены  исследования рынка услуг. Большим  подспорьем послужило то, что Ирина  Ивановна сама пять лет проработала парикмахером в одном из салонов красоты. Был опыт, остались нужные знакомства. Пришлось собирать нужную информацию по всем направлениям: обслуживаться у конкурентов, проводить телефонный мониторинг цен и услуг. В ходе данных мероприятий выяснилось, что особого смысла открывать салон, так называемого VIP-класса, нет. Решено было открыть демократичный салон с классическим набором услуг и доступными ценами.

Салон красоты «Корфу» небольшой. У маленьких салонов, расположенных  на периферии города, больше шансов для успешной деятельности, чем у салонов в центре. Помещение в центре города - это, конечно, очень удачное расположение для офиса индустрии красоты, но и «положение обязывает»: более высокая арендная плата, жесткие требования со стороны клиентов. А специалистов высокого класса в Славянске-на-Кубани по-прежнему недостаточно.

Сегодня в городе не так много  специализированных салонов, предлагающих, например, только косметологические  или парикмахерские услуги. Владельцы  вновь открывающихся предприятий  предпочитают закладывать в концепцию как можно больший спектр услуг. При этом часто не учитывается одна особенность потребителя «продукции» салонов красоты: люди идут не в конкретное заведение, а к определенному мастеру. Как отмечает большинство экспертов, в начале работы нового салона именно мастер обеспечивает степень его загрузки, приводя за собой наработанную клиентскую базу, которая и позволяет салону достаточно быстро окупить свои затраты.

Салон красоты - это бизнес, где  кадры решают все. Хозяйка салона «Корфу» парикмахеров набирала, ориентируясь на свой профессиональный уровень. Пользовалась рекомендациями друзей и личными знакомствами, предлагала работу людям, работающим в других салонах. 
По мнению Поповой И.И.оптимальный штат сотрудников - четыре парикмахера, косметолог, мастера маникюра и педикюра, массажист, администратор, уборщица, охранник. Режим работы мастеров - недельная смена. 
 
В настоящее время в ЧП «Корфу» работает шестнадцать человек, включая директора.

Всего в работе предприятия задействовано: 8 парикмахеров; 2 мастера маникюра и педикюра; косметолог; массажист; администратор; уборщица; охранник.

Деятельность салона «Корфу» ориентирована  на жителей города Славянска, в частности  на жителей района швейной фабрики, со средним достатком. Услуги предоставляются большому количеству людей, объясняется это тем, что салон предоставляет качественные и не дорогие для салона красоты косметические услуги.

Салон красоты «Корфу» с момента  своего открытия оказывает своим  клиентам следующие услуги: парикмахерские услуги; маникюр, педикюр; косметология; массаж; макияж; восковая депиляция; солярий.

Важными организационно распределительными документам в салоне красоты «Корфу»  являются правила внутреннего трудового  распорядка, которые включают разделы  с общими положениями, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности администрации и сотрудников, график рабочего времени, виды поощрений, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

На всех специалистов салона красоты  составлены Должностные инструкции - документы, регламентирующие деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащие требования к работнику, занимающему эту должность. Должностные инструкции в салоне красоты состоят из трех разделов: функции, права, ответственность работника. В должностных инструкциях помимо основной работы, которую выполняют работники, указаны дополнительные, входящие в круг его обязанностей.

С целью регулирования трудовых отношений и согласования социально-экономических  интересов работников предприятия с работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ заключен коллективный договор. В договоре согласованы обязанности сторон, обеспечение занятости и регулирование увольнений, производственно-экономическая деятельность, оплата труда и нормирование, охрана, рабочее время и время отдыха, профессиональная подготовка и переподготовка, социальное развитие коллектива, удовлетворение интересов и нужд трудящихся.

 

2.2 Анализ переменных  внутренней среды салона красоты  «Корфу»

 

Анализ использования трудовых ресурсов. Персонал салона красоты «Корфу» предоставляет потребителям широкий ассортимент качественных услуг. Сотрудники салона - это его основа и визитная карточка. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Люди, работающие в салоне, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: полу, возрасту, образованию, национальности, семейному положению, способностям и уровню квалификации. Все эти отличия оказывают серьезное влияние как на показатели работы и поведение отдельных работников, так и на действия всего коллектива в целом.

Штат сотрудников салона красоты  «Корфу» полностью укомплектован. Было выявлено, что средний тарифный разряд мастеров салона соответствует среднему тарифному разряду работ, поэтому в салоне нет угрозы предоставления клиентам некачественных услуг и нет необходимости доплачивать мастерам за использование их на менее квалифицированных работах. Так из восьми парикмахеров четверо являются мастерами 5 разряда, имеют дипломы такие-то, сякие-то, Услуги косметологии оказывает врач первой категории, массаж проводит медсестра, имеющая диплом и (Данные об образовании сотрудников).

Административно-управленческий персонал салона представлен директором и администратором. Уровень образования руководителя салона и администратора соответствуют занимаемым должностям. Руководитель салона, Попова И.И. закончила мединститут, администратор салона имеет среднее специальное образование по специальности «Менеджмент».

Что касается подготовки персонала, то было выявлено, что сотрудники регулярно  посещают различные семинары и курсы  повышения квалификации, но оплачивают их за свой счет.

Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования. В процессе анализа были изучены изменения в составе рабочих по обозначенным параметрам (Рис. 11, 12, 13).

 

Рис. 11. Изменения в составе сотрудников  по возрасту

 

Рис. 12. Изменения в составе сотрудников  по стажу работы

 

Рис. 13. Изменения в составе сотрудников  по уровню образования

 

Из диаграмм видно, что если на момент открытия салона красоты в 2006 году предпочтение отдавалось опытным сотрудника от 30 лет и старше со стажем работы более 15 лет, то в настоящее время в салоне много молодых специалистов, с высоким уровнем специализации за счет регулярного обучения на семинарах и курсах повышения квалификации.

За период существования салона были уволены по собственному желанию  пятеро мастеров-парикмахеров. Причины увольнения: переезд в другой город, устройство на работу поблизости от места проживания. Из-за нарушений трудовой дисциплины и по сокращению кадров не был уволен никто.

Стабильность и высокой уровень  кадрового потенциала напрямую связана  с планированием фирмы социального развития предприятия. Салон красоты «Виктория» небольшой, поэтому не обладает финансовыми возможностями для строительства жилья для работников, детских яслей и садов. Но руководство салона целенаправленно проводит мероприятия по повышению удовлетворенности персонала работой, используя разнообразные методы мотивации работников труда - материальное стимулирование, обеспечение социальными благами (путевками в санатории-профилактории с частичной оплатой расходов), поощрения за успехи и достижения.

Хотя исследуемое предприятие  не испытывает напряжения в трудовых ресурсах, но нужно знать, что при  возможном возникновении такой  ситуации, напряжение может быть несколько  снято за счет более полного использования  имеющейся рабочей силы, роста  производительности труда работников, интенсификации производства, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, внедрения новой более производительной техники, усовершенствования технологии и организационной структуры управления.

В салоне красоты широко используются новейшие технологии в области индустрии красоты. Все клиентские базы данных и бухгалтерский учет компьютеризированы, салон постоянно пополняется новейшим оборудованием в области косметологии и парикмахерских услуг, например, таким, оборудование для термолифтинга, салон снабжен системами кондиционирования и ионизирования воздуха.

Что касается организационной структуры  салона красоты «Корфу», то она линейная (Рис. 14) и имеет ряд достоинств:

-четкие взаимосвязи между руководителями  и подчиненными;

-быстрота реакции в ответ  на прямые указания;

-личная ответственность руководителя  за конечные результаты предприятия  и другие.

Конечно же, есть и недостатки, такие  как высокие требования к руководителю и перегрузка администратора.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Директор управляет администратором, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.

Если предприятие расширяет  свою деятельность, увеличивает производственные мощности, создает новые рабочие места, то необходимо определить дополнительную потребность в трудовых ресурсах по категориям и профессиям и источники их привлечения.

Рис. 14. Организационная структура  управления салоном красоты «Корфу»

 

Во главе салона красоты «Корфу»  стоит директор - Попова Ирина Ивановна. Она решает самостоятельно все вопросы  деятельности салона красоты, организует всю работу предприятия и несет  ответственность за его состояние  и деятельность. Она заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками салона. Она несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия.

Ирина Ивановна осуществляет организацию  бухгалтерского учета предприятия  и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, принимает меры по своевременному снабжению предприятий продовольственными товарами и средствами материально-технического снабжения. А также устанавливает для каждого материально ответственного лица лимит товарных остатков; руководит внедрением прогрессивных форм обслуживания; обеспечивает соблюдение работниками правил безопасности; санитарных требований. В обязанности директора входит и рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению отмеченных недостатков; обеспечить повышение квалификации работников салона красоты.

В подчинении директора находится  администратор.

Администратор является организатором  всей работы внутри салона красоты. Основная задача администратора заключается  в доброжелательном приеме гостей, причем, организовать это все нужно  так, чтобы гости чувствовали себя комфортно, не нуждаясь ни в чем.

Утром, приходя на работу, администратор  должен проверить техническое состояние  торговых помещений: зала, вестибюля, туалетной  комнаты, обращая внимание на качество проведенной уборки, на наличие и  исправность мебели, оборудования, освещения и т

Тут же он принимает необходимые  меры по устранению недостатков или  неисправностей. После осмотра всех помещений администратор знакомится с записями, предварительно принятыми  заказами на услуги, делает соответствующий  анализ и отдает распоряжения каждому из сотрудников. Администратор составляет графики выхода персонала на работу, ведет учет рабочего времени сотрудников, обеспечивает своевременную и правильную подготовку зала к открытию салона, необходимое наличие прейскуранта.

Только после вышеуказанных  распоряжений администратор приступает к выполнению своей основной задачи - встречи клиентов. В течение  целого дня он должен держать в  памяти много важной информации, а  в первую очередь число свободных  мест.

Администратор также принимает участие в работе по оценке качества труда, ведет журнал учета.

В салоне «Корфу» также четко  прописаны права и обязанности  всех специалистов.

 

2.3 Основные технико-экономические  показатели деятельности салона  красоты «Корфу» за 2010 г.

 

Салон красоты «Корфу» - успешно развивающаяся, прибыльная и рентабельная организация. За 2010 г. объем реализации услуг вырос на 5370 тыс. руб. или на 17,8%. Чистая прибыль при этом выросла на 2424 тыс. руб. или на 40,7%. Рентабельность салона красоты на конец 2009 г. составила 30,9%, что на 5,1% выше, чем на начало года. В связи с расширением деятельности салона, выросла и численность персонала - на 3 человека. Положительным моментом при этом является рост выработки 1 работающего в салоне на 50 тыс. руб. или на 3,6%.