Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы

Непременным условием повышения управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям. Информационная технология, предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техники.

Информационная технология – сочетание процедур реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов. Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение – это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированной, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачи информации.

Программное обеспечение, находящиеся в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение – совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

Организационное и методическое обеспечение, представляет собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

Чем же может помочь специалисту компьютер?

Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера или экономиста, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущие финансовые положения предприятия и его перспективы.

Качество, уровень использования и развития, применяющихся на предприятии информационных технологий во многом определяют эффективность решений по управлению производством. При этом важнейшей задачей управления является получение качественной информации, что достигается при удовлетворении ряда требований к ней: достоверности, полноты, своевременности, сохранности.

Сегодня для осуществления ежедневного контроля за текущим состоянием предприятия, для решения разного ряда задач (анализа управления, планирования) необходимо, чтобы, отбор требуемой информации за любой период времени, по любому параметру (партнер, контракт, товар, оплата и др.), производился почти мгновенно в любом их сочетании и результат выдавался в форме отчета, например, отчет о движении товара, отчет о взаимодействии с организациями, мини-отчеты по выбранным параметрам и т.д.

Традиционные системы сбора и подготовки информации базируется на использование бумажных носителей. В условиях такой системы накопление информации и ее ручной обработки требуются большие затраты труда и времени, тогда как применение стандартного математического обеспечения при обработке информации, хранимой на машинных носителях позволяет решить задачи за приемлемое время. Необходимость оперативной обработки информации и формирования на основе полученных сведений эффективных управленческих решений приводит к появлению автоматизированных систем обработки информации (АСОИ), базирующихся на моделировании управляемых процессов, применении экономико-математических методов, средств вычислительной техники, организационных методов, обеспечивающих рационализацию процесса управления сложным объектом.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации складываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или часто механического труда.

Такими задачами являются:

      ведение нормативно-справочной базы данных;

      планирование производственных и человеческих ресурсов;

      учет движения материальных средств и т. д.

Эффект от внедрения АСОИ и срок окупаемости установленного оборудования и программного обеспечения, обычно определяются на основе достигнутого снижения трудоемкости обработки информации и количества высвобождающего персонала.

Использование АСОИ позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации. Поэтому предприятия, вкладывающие достаточные средства в развитие информационных технологий получают реальную основу для повышения эффективности своей деятельности.

3.3. Определение комплекса подсистем АСОИ

Основными подразделениями ООО «Квадрат», через которые проходит наибольший поток информации является, бухгалтерия и склад.

Рассмотрим работу данных подразделений с точки зрения возникающих информационных потоков. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. К комплексу задач решаемых бухгалтерией, относятся:

      учет расчетов с поставщиками материалов;

      учет движения материалов и продукции на складах;

      учет накладных расходов;

      учет и анализ расхода материалов;

      учет и начисление налогов и прочих удержаний;

      учет затрат на производство;

      учет износа и амортизационных отчислений.

Схема бухгалтерского учета, представлена в таблице 11.

Таблица 11. Схема бухгалтерского учета ООО «Квадрат»

Все данные бухгалтерского учета поступают в распоряжение главного бухгалтера и после ее просмотра и наложение визы, документы передают директору предприятия, для дальнейшей работы.

Ежедневно накладные и счета-фактуры сдаются в бухгалтерию, и накладные поступают на склад материалов. Работники склада подают один раз в неделю отчет и о наличии остатков (материалов) на складе и о наличии остатков, после чего производится сверка данных с бухгалтерией.

В итоге все первичные документы поступают в бухгалтерию. Документы как носители информации являются объектом и результатом труда этого отдела. Здесь они составляются и обрабатывается. Составляемые документы – это расходные и приходные кассовые ордера, платежные поручения в банк, бухгалтерские балансы, отчеты и т. д. Обработке также подлежат выписки по банковским счетам и прилагаемые к ним документы, авансовые отчеты, накладные, счета-фактуры и другие документы. Количество первичных документов составляет за месяц около тысячи.

Таким образом, можно выделить две основные подсистемы АСОИ на предприятии: - это «Бухгалтерский учет» и «Склад».

В своей работе бухгалтерия использует следующие программы: «1С: Бухгалтерия», Microsoft Word, Microsoft Excel. На предприятии используется сетевой программный продукт Net Were. Вход в сеть определяется идентификацией пользователя с использованием пароля. Информационное обеспечение поставляется НТВП «Кедр», в ходе программы «Консультант Плюс», см. таблицу 12.

                                                                                    Таблица 12.

Перечень программного обеспечения используемого на предприятии ООО «Квадрат»

Исходными данными для программ являются проводки, вносимые в журналы хозяйственных операций. Программы рассчитаны на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако, среди них всегда можно найти нужные по дате счетам дебета и кредита, сумме или содержанию.

Программы позволяют при вводе проверок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Ввод реквизитов операции (количество, сумму, дату и т. д.), один раз и сразу создаются проводки в журнале операций, и выходной документ, счет, расходный или приходный ордер и т.д.

Формы документов, поставляемые с программами, можно произвольно изменять или создавать новые в зависимости от потребности предприятия.

На основании введенных проверок программы формируют отчетность и различные вспомогательные документы (анализ счета, карточка счета, обороты счета, оборотно - сальдовая ведомость и др.).

Полностью возможности программ раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программы позволяют отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, расчеты по зарплате и с подчиненными лицами.

Использование программ в бухгалтерии, предприятие позволяет значительно повысить эффективность бухгалтерского учета в системе управления, с учетом новых нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учет.

Подводя итоги по оценке участка бухгалтерского учета на предприятии можно сказать, что в целом учет автоматизирован. Имеется как технологическое, так и программное и информационное обеспечение.

Недоработки в системе «1С Бухгалтерия» влияют на основные обобщающие показатели работы участка. Несоответствие изменениям в законодательстве приводит к ручному заполнению актов приемки передачи и актов на списание с использованием программы Microsoft Excel, что существенно замедляет документооборот и приводит к задержке  передачи объекта основных средств на производство.

Необходима доработка существующей программы «1С Бухгалтерия», или более усовершенствованной программы для ведения бухгалтерского учета.

3.4. Алгоритм решения задачи АСУ

Рассмотрим пример отчета «Шахматная ведомость», применяемый на предприятии ООО «Квадрат».

Данный отчет предназначен для вывода информации о начислениях по сотрудника в виде шахматной ведомости, где строки, столбцы – виды начислений.

Для установки отчета необходимо скопировать файл ar_crossved.app в каталог Fox, а файлы «Шахматная ведомость. xit», «Выплаты после увольнения. xit», «Выплаты без ведомости. xit» в каталог Templait.

Отчет вызывается из раздела «Расчеты». Работает по помеченным записям, либо по текущей записи.

Описание элементов диалоговой формы.

1. Параметры расчета.

Указываем вид информации для вывода по столбцам: а) Начисления – отчет по всем видам начислений, которые были в расчетных листах сотрудников в указанном периоде;

б) Удержания – отчет сформируется по всем видам удержаний, которые были в расчетных листах сотрудников в указанном периоде;

в) Отчисления – отчет сформируется по всем видам отчислений, которые были в расчетных листах сотрудников в указанном периоде;

г) Все – отчет сформируется по всем видам выплат удержаний, которые были в расчетных листах сотрудников;

д) По выплатам – отчет сформируется по выплатам, выбранным из словаря «Выплаты и Удержания». Выбор нескольких выплат осуществляется с помощью клавиши «Пробел».

е) По группе выплат – отчет сформируется по выплатам, входящим в выбранную из словаря группу;

ж) группировка выплат – указываем вид группировки информации по выплатам (по столбцам).

2. Параметры отчета. Указываем параметры вывода информации.

а) По расчетам – указываем вид расчета при необходимости выбора выплат, рассчитанных в определенном расчете. Если поле не заполнено, в отчет попадают выплаты из всех расчетов;

б) Группировка ЛС – определяет тип информации по строкам отчета. Возможны варианты группировки:

- лицевой счет – в строках отчета выводится информация по каждому лицевому счету;

- сотрудник – в строках отчета информация объединяется по сотруднику и т.д.

в) формировать по – указываем способ отбора лицевых счетов для отчета.

3. Периоды отчета.

В отчете предусмотрена возможность задать два вида периодов – период «В» и период «ЗА». Период «В» задаем для отбора выплат, которые начисляются «В» указанным периоде. Для использования периода «ЗА» необходимо установить переключатель «Учитывать выплаты «ЗА» указанный период».

4. Колонка «Отработанное время».

Для вывода в отчет информации об отработанном времени сотрудников в виде «Отработано/Норма» необходимо установить переключатель «Отработанное время». Поле «Отработанное время» доступно только при варианте группировки «Лицевой счет».

5. Дополнительные параметры отчета.

Итоговый подсчет по строкам – в отчете выводится только итоги без разбивки по строкам.

Итоговый отчет по столбцам – в отчете выводится только итоги без разбивки по столбцам;