Документационное обеспечение делового общения

 

СОДЕРЖАНИЕ 

 

 Введение……………………………………………………………….3 стр

 1. Организационно-распорядительная документация………………4 стр

1.1 Распорядительная документация………………………………….4 стр

1.2 Организационные документы……………………………………..17 стр

1.3 Информационно-справочные документы………………………..20 стр

2. Работа с документацией………………………………………………21 стр

2.1 Автоматизация………………………………………………………21 стр

2.2 Унификация документов……………………………………………22 стр

3.Обращения граждан в   письменной  и устной форме………………23 стр

Заключение……………………………………………………………….25 стр

Список  использованной литературы…………………………………...26 стр

Введение

Результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит  от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность  и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие  основные типовые документируемые  операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного  хозяйства и государственного управления.

Деятельность  любой  организации  невозможна  без документирования, которое   государственный стандарт  определяет как  «запись информации  на различных  носителях по установленным правилам» (ГОСТ Р 25541-98 Делопроизводство и архивное   дело. Термины   и  определения ) Документирование   представляет собой  процесс создания , оформления , хранения   документов  и  обеспечение   санкционированного   доступа  к  ним   и  их  фрагментам . Достаточно  часто  документирование   является обязательным процессом , устанавливаемым законами или иными нормативными правовыми актами. Федеральный закон  «Об информации, информатизации  и  защите информации»   от 20.04.95 № 24-ФЗ определяет понятие   документа как  «зафиксированная   на  материальном   носителе информация   с   реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . 

Основной  целью   документирования   делового   общения   хозяйствующего   субъекта  является организация , руководство, контроль и реализация   работ  по  документационному обеспечению   управления .

1. Организационно-распорядительная документация.

Существующие   документы   делятся  на  группы:  организационно-

распорядительная   документация  (ОРД ) ;  по  вопросам   руководства;  по

функциям управления; по наименованиям; по месту составления ; по сложности  содержания; по содержанию   операции; по форме; по стадиям создания ; по  срокам   исполнения ; по  происхождению ; по  средствам фиксации; по  направлениям документооборота.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости  от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

 

1.1 Распорядительная документация

Органы  государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации  и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В  соответствии с положениями о  государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные  и объяснительные записки, акты, отчёты и другое.

1.1.1 Постановление

Постановление определено как «правовой  акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются:

- Верховным Советом РФ и Верховными  Советами союзных и автономных  республик по организационным  и другим вопросам, связанным  с осуществлением высшими органами  государственной власти своих  полномочий;

- Президиумом верховного Совета  РФ и Президиумами Верховных  Советов союзных и автономных  республик по итогам рассмотрения  вопросов о состоянии той или  иной сферы государственного  руководства и по вопросам, связанным  с подготовкой сессий и координацией  деятельности постоянных комиссий;

- Советом Министров РФ и Советами  Министров союзных и автономных  республик как нормативные акты  или акты, имеющие важное народнохозяйственное  и общее значение.

По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами.

1.1.2 Решение

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым  Советами народных депутатов и исполнительными  комитетами. Решения оформляют также  результаты деятельности и других коллегиальных  органов - коллегий министерств и  ведомств, научных советов и т.п.

1.1.3 Распоряжение

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, издаваемый в рамках присвоенной  должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся  на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

1.1.4 Приказ

Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения  положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни  учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и  т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или  отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого круга  организаций и должностных лиц  независимо от их подчиненности. Все  распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих закону.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной  деятельности (постановления и решения) и единоначалие (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта  документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения  добавляется стадии обсуждения и  принятия этих документов на заседании  коллегиального органа.

Процедура составления и оформления распорядительного документа должна быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в  инструкции по делопроизводству. В  них излагается последовательность работы над проектом документа и  те требования, соблюдение которых  обеспечивает юридическую полноценность  документа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных  и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученные или  квалифицированные специалисты  из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество разработки документа - достаточная  компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого  документа, тем выше требования, предъявляемые  к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного  документа может быть издание  документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления  исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления  задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение  может выступать с инициативой  разработки распорядительного документа  по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта  любого распорядительного документа - определение круга вопросов, которые  предстоит в нем отразить. В  зависимости от важности управленческого  действия приступают к изучению материалов по существу, и прежде всего законодательных  актов и решений правительства, затем ведомственных нормативных  документов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным  вопросам.

Изучение законодательных актов  и правительственных документов обеспечивает правовую основу документа, его направленность государственную  постановку проблемы. Пересмотр ранее  издававшихся по данному вопросу  распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного  документа требует сбора необходимой  информации по существу поставленного  вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные  и объяснительные записки, акты, служебные  переписка. Собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную ясность  по существу вопроса, четко определив  цель издания распорядительного  документа, приступают к составлению  его проекта. Основное внимание следует  сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это  в виде черновика, а затем отредактировать  и уточнить части в порядке  согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной  форме. В зависимости от вида документа  она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» («обязываю») - в распоряжении; «приказываю» - в  приказе. Вид распорядительного  документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или  строчными в разрядку, т.е. они  зрительно выделяются и таким  образом отделяют констатирующую часть  документа от распорядительной.

Располагаются эти слова с отделением строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед  словами «постановляет» и «решает» указываются название коллегиального органа. Совет Министров РФ постановляет, коллегия решает.

Затем с новой строки абзаца следует  текст постановляющей части. К формулировкам  этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они  должны быть конкретными, не противоречить  по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных  толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. В каждом пункте указываются  исполнитель (организация, структурное  подразделение, конкретное должностное  лицо, например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения. Исполнитель  указывается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям  архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.