Презентация и нормы делового этикета

Содержание

Введение                                                                                    с. 3

1. Презентация. Цели, виды и формы её организации

 и проведения. Выступление и показ                                       с. 4

2. Этические принципы  и нормы деловых отношений          с. 15

 Заключение                                                                               с. 21

  Список используемых источников и литература                       с. 22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Сегодня для российского  общества характерны новые требования к      личности, к её морали, к её поведению и поступкам. Общество во все времена различало понятия  добра и зла, т.е. имело определенную мораль. Историей развития разграничения  этих понятий занимается этика. Различают этику общечеловеческую и профессиональную. Профессиональная этика вырабатывает нормы, стандарты, требования, характерные для определенного вида деятельности. Таким образом, это кодекс правил поведения, предписываемый тип отношений, которые представляются наилучшими с точки зрения выполнения работниками своих служебных обязанностей. В современном мире никакие дипломатические, политические и культурные отношения не могут быть свободны от норм этики. Манеры отражают внутреннюю культуру человека, его истинное отношение к морали, его понимание моральных требований, а также его интеллект. В наше время количество кратковременных контактов между людьми значительно возросло. В большом городе в течение дня мы встречаемся с сотнями и даже тысячами людей. Как можно судить об уровне их культуры, не зная ничего или почти ничего, об их внутреннем мире? Только по их поведению, по внешним проявлениям культуры. Случайные, мимолётные встречи с незнакомыми людьми на улице, в городском транспорте, в магазине, в театре могут оказаться для нас приятными, а могут, наоборот, огорчить, надолго выбить из привычной колеи. Поэтому, оценивая культурный уровень того или иного человека, мы в первую очередь имеем в виду его внешние проявления, то есть поведение.

 В данной работе  мы рассмотрим один из видов профессиональной этики – этику делового общения и правила подготовки и ведения презентации.

 

1. Презентация. Цели, виды и формы её организации и проведения. 

Презентация — документ или комплект документов, предназначенный для представления чего-либо (организации, проекта, продукта и т.п.). Цель презентации — донести до целевой аудитории полноценную информацию об объекте презентации в удобной форме. Презентация является одним из маркетинговых и PR инструментов.

Презентация может представлять собой сочетание текста, гипертекстовых ссылок, компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда (но не обязательно всё вместе), которые  организованы в единую среду. Кроме  того, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для  удобного восприятия информации. Отличительной  особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая  для пользователя возможность взаимодействия через элементы управления. В зависимости от места использования презентации различаются определенными особенностями.

Презентация, созданная для  самостоятельного изучения, может содержать  все присущие ей элементы, иметь  разветвленную структуру и рассматривать  объект презентации со всех сторон. Реализуется, как правило, с использованием элементов гипертекста.

Презентация, созданная для  поддержки какого-либо мероприятия  или события отличается большей  минималистичностью и простотой в плане наличия мультимедиа и элементов дистанционного управления, обычно не содержит текста, так как текст проговаривается ведущим, и служит для наглядной визуализации его слов.

Презентация, созданная для  видео демонстрации, не содержит интерактивных элементов, включает в себя видеоролик об объекте презентации, может содержать также текст и аудиодорожку. Разновидностью такой презентации является рекламный ролик.

Презентация, созданная для  электронной рекламной рассылки, создается с минимальным применением  инструментов мультимедиа в целях  уменьшения объема письма.

Презентация в формате  приложения для мобильных телефонов  и смартфонов создается с учетом просмотра на портативных устройствах (небольшой размер экрана, ограничения  по объему памяти и т. п.) и может  рассылаться посредством MMS-сообщений  или по каналу bluetooth.

Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного - книги, кинофильма, организации, нового вида продукции. Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта. Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально. Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию. Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.

1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.). Цель презентации - рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей, создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов.

2. Презентация продукта (товара). Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.

3. Презентация проекта. Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.

4. Презентация объема выполненных работ. Цель - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.

5. Презентация плана работ. Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.

Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий  участия различных специалистов, таких, как:

• протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;

• дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.;

• специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;

• специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.

Процесс подготовки презентации  состоит из следующих этапов:

1 этап. Определение цели  презентации.

2 этап. Составление списка  и анализ состава приглашенных на презентацию.

3 этап. Разработка плана  презентации.

4этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.

5 этап. Подбор демонстрационных  материалов.

6 этап. Подготовка выступлений.

7 этап. Подготовка к ответам  на вопросы.

Рассмотрим перечисленные  нами этапы более подробно. На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления - должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки составляющих презентации.

Вторым этапом является составление  списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена.

Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше  представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.

Третий этап можно назвать  определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п. Обычно для "типовой" презентации используются следующие приемы и способы:

1. В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например,

а) представление нового низкокалорийного продукта питания  для определенных возрастных категорий  населения;

б) представление нового вида организации учебного процесса - "дистанционное обучение".

 Надо уметь изложить  главную цель презентации в  одной фразе, это обеспечит  лучшее ее запоминание.

Выступление и  показ.

Остановимся сначала на выступлении. Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, "выстроились в очередь" за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта. Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных.

Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или  целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного  времени - пять-семь минут, но она очень  важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого  организационного момента следующий:

• прежде всего, надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;

• далее необходимо назвать себя - должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;

• далее следует четко сформулировать цель презентации;

• после этого, следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п.

В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько  времени оно продлится, можно  ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет  отведено специальное время, будут  ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие  именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно  к основному выступлению.

Изложите одной фразой главную идею выступления, например: "Итак, мы представляем новый продукт  питания". Далее надо дать план будущей  речи, т.е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: "Мы познакомимся с особенностями производства этого  нового продукта питания, с его основными  свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем". Пунктов плана не должно быть более  трех-четырех, так как в противном  случае восприятие не будет четким.

Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы  длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более  глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие  аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.

Тому, кто произносит презентационную  речь, следует внимательно следить  за реакцией слушателей - настроена  ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: "Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании".