Презентация и нормы делового этикета

В современной деловой  практике продолжительность основного  выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно  правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко. Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной - ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.

Сделать речь, основную или  дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей  к вполне определенным действиям  можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:

• сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;

• приведите 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность;

• пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;

• используйте юмор для создания непринужденной атмосферы.

• предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов;

• удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи - но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.

Заключительная часть - апофеоз  выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что "настало  время подвести итоги: переходим  к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)". В заключительной части следует  остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны  ранее. Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.

В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит  перегружать ее излишней информацией. Презентация не должна утомлять изобилием  технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит  отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных). Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя. Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа "где?", "когда?" и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.

Существует ряд правил для ответов на вопросы:

• предпочтительнее краткий ответ на вопрос;

• нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;

• эмоционально ответ должен быть доброжелательным.

Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: "Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться  со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)";

• не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: "Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос". Или: "Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос";

• иногда задающий вопрос превращает его в выступление,

пытаясь дать варианты ответов  на него. Необходимо тактично

прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего;

• можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;

• иногда у присутствующих на презентации нет вопросов.

Выступающий должен предусмотреть  такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать, сам сопроводив их такой, например, фразой: "Полагаю, что уважаемую  публику может интересовать такой  вопрос". Возможно, это подвигнет  аудиторию задать другие вопросы.

Отдельно следует сказать  об использовании наглядно иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве  случаев. Рассмотрим их подробнее. Текстовые наглядные материалы. Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе - 5-6, количество слов в строке - примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.

Не стоит использовать бумагу темного цвета, а буквы  и цифры на ней - светлого. Черные буквы на белом фоне - вот идеальное, "непротивоестественное" сочетание  цветов. Шрифт лучше выбрать простой - без завитушек, виньеток, необычного написание букв и т.п. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста. Графические наглядные материалы. Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов.

И текстовые, и графические  наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный  иллюстративный материал лишь дополняет  выступление. Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики.

Средствами визуализации основных идей презентационного выступления  являются:

- тексты и графики (диаграммы и пр.);

- доска (для мела или  маркера);

Конечно, профессионально  выполненная диаграмма, размещенная  на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с  позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление  слушает аудитория, производит не меньшее  впечатление. Проекторы - удобное техническое  средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения.

Слайды. На слайдах могут  быть изображены любые иллюстрации - схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов  более сложная и есть необходимость  выключать освещение, однако уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий.

Другие технические средства - как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют  специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов.

Средствами, которые сделают  презентацию успешной, могут быть модели и макеты. Например, на презентации  строительного проекта естественным будет использование макета застройки  будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации  нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой  продукции.

Во время выступления  не надо поворачиваться боком или  даже спиной к аудитории. Если уровень внимания аудитории снижается, не волнуйтесь, постарайтесь привлечь внимание присутствующих интересным примером, может быть, шуткой. Говорить следует спокойно, не быстро и не медленно, поработать над тембром голоса (хотя тембр - это дар природы), над высотой голоса (слишком низкий голос не производит должного впечатления, равно как и слишком высокий). Помните, что уверенность в себе, спокойствие, успех выступления на презентации обеспечиваются опытом, поэтому приобретайте его!

 

2. Этические принципы и нормы в деловых отношениях.

В центре этики стоит мораль, т.е. система нравственных отношений, мотивов действия, чувств и сознания. Эти системы определяют "рамочные" границы отношений, поступков и  взаимодействий людей в обществе. Конкретное наполнение этих систем (этические нормы, стандарты, правила, требования) зависит от исторического этапа развития общества, т.е. от того, как обществом этого исторического периода понимаются категории добра и зла, какова трактовка высшего блага. Суть высшего блага могут составлять политическая, экономическая, социальная, религиозная и прочие концепции, каждая из которых может иметь различную форму: например, в политической сфере - капиталистическая мораль, буржуазная мораль; в экономической сфере -мораль социально-рыночной экономики.

Изучение исторического  развития морали, стоящей в центре этики, показывает, что в разные исторические периоды общество имело различия в складе мышления, в представлениях о мире, в системах духовных ценностей.

Роль этики как науки  в настоящий, переживаемый современным  российским обществом период, велика: она должна проанализировать нравственное состояние общества, указать причины, вызвавшие это состояние, предложить решения, которые помогли бы обновить моральные ориентиры общества.

Любое профессиональное общение  должно протекать в соответствии с профессионально-этическими нормами  и стандартами, овладение которыми зависит от ряда факторов. Их можно  объединить в две группы:

первая группа - комплекс этических представлений, норм, оценок, которыми личность владеет от рождения, представление о том, что такое  добро и что такое зло - т.е. собственный этический кодекс, с  которым человек живет и работает, какую бы должность он ни занимал и какую бы работу ни исполнял; вторая группа - те нормы и стандарты, привносимые извне: правила внутреннего распорядка организации, этический кодекс фирмы, устные указания руководства, профессиональный этический кодекс.

Хорошо, если собственные  представления о том, что этично и что неэтично, совпадают с  привнесенными извне профессиональными  этическими нормами, поскольку, если такое  совпадение отсутствует - полностью  или частично, то могут возникнуть проблемы большей или меньшей  степени трудности при уяснении, освоении и практическом приложении этических правил, не входящих в  комплекс личных моральных представлений.

Этика деловых отношений  является профессиональной этикой, регулирующей систему отношений между людьми в сфере бизнеса. Рассмотрим принципы, нормы, требования, составляющие основу этики деловых отношений.

Принципы - это абстрагированные, обобщенные представления, которые  дают возможность тем, кто на них  опирается, верно формировать свое поведение, свои действия, свое отношение к чему-либо.

Применительно к принципам  этики деловых отношений вышесказанное  формулируется следующим образом: принципы этики деловых отношений, т.е. профессиональной этики, дают конкретному  сотруднику в любой организации  концептуальную этическую платформу  для решений, поступков, действий, взаимодействий и т.п.

Среди теоретиков и практиков  бизнеса в масштабе мировой экономики  нет разногласий по поводу того, каким принципом  должен открываться перечень этических принципов и норм, как для субъектов этики - отдельных сотрудников, так и для коллективных носителей этических начал - организаций.

Общепринятым является центральное  положение так называемого золотого стандарта: "В рамках служебного положения никогда не допускать по отношению к своим подчиненным, к руководству, к коллегам своего служебного уровня, к клиентам и т.п. таких поступков, каких бы не желал видеть по отношению к себе".

Порядок рассматриваемых  далее принципов этики деловых  отношений не обусловливается их значимостью.

Второй принцип: необходима справедливость при наделении сотрудников  необходимыми для их служебной деятельности ресурсами (денежными, сырьевыми, материальными  и пр.).

Третий принцип требует  обязательного исправления этического нарушения независимо от того, когда  и кем оно было допущено.

Согласно четвертому принципу, называемому принципом максимума  прогресса, служебное поведение  и действия сотрудника, признаются этичными, если они способствуют развитию организации (или ее подразделений) с моральной точки зрения. Логическим продолжением четвертого принципа является пятый - принцип минимума прогресса, в соответствии с которым действия сотрудника или организации в целом этичны, если они хотя бы не нарушают этических норм.

Сущность шестого принципа в следующем: этичным является терпимое отношение сотрудников организации  к моральным устоям, традициям  и пр., имеющим место в других организациях, регионах,странах.

Седьмой принцип рекомендует  разумное сочетание индивидуального  релятивизма и этического релятивизма  с требованиями общечеловеческой этики.

Согласно восьмому принципу индивидуальное и коллективное начало равно признаваемы за основу при разработке и принятии решений в деловых отношениях.