Служебный этикет

Современный общий этикет и служебный этикет государственного учреждения ориентированы на единство формы и содержания поступков их должностных лиц и работников. Поэтому доброжелательное отношение к людям должно быть эстетически оформленное, потому что любой изысканный и благородный по намерениям поступок может по форме выглядеть некрасиво и нелепо или даже потерять свой благородный нравственный смысл. Больше всего это проявляется в манерах, жестах, мимике.

Основным принципом поведения с точки зрения служебного этикета можно считать глубокое уважение к интересам и чувствам других сотрудников, всех граждан, которые контактируют в неформальной ситуации.

3. Общение руководителя  с подчиненными 

ОБРАЩЕНИЕ. Стиль общения руководителя с сотрудником (т. е. подчинённым) зависит от общего стиля отношений в коллективе. Руководитель, как правило, должен обращаться к сотрудникам по имени и отчеству. Обращение по фамилии с добавлением слова «господин» возможно, но у нас в стране пока не распространено. Не стоит также обращаться к подчинённым по имени, да ещё в сокращённом варианте. В нашей стране испокон веков принято уважительно называть людей по имени и отчеству. Такова наша давняя традиция. По имени можно обращаться к ближайшим сотрудникам, если они молоды и не возражают против такого фамильярного обращения. В деловом разговоре надо уметь  дать  ответ  на  любой  вопрос.  Даже  на простейшие, задаваемые  ежедневно  по  несколько  раз  "Как  дела?",  всегда необходимо помнить о чувстве меры. Ничего не  ответить  невежливо;  буркнуть "нормально" и пройти мимо тоже невежливо, если не грубо; пуститься в  долгие рассуждения о своих делах  —  прослыть  занудой.  В  таких  случаях  деловой этикет предписывает отвечать примерно следующее:

"Спасибо, нормально", "Спасибо, пока жаловаться грех", и в  свою  очередь поинтересоваться: "Надеюсь, что и  у  Вас  все  обстоит  нормально?".  Такие ответы нейтральны,  они  успокаивают  всех,  следуют  сложившимся  в  России нормам: "Не сглазь, когда   дела идут хорошо".

УМЕНИЕ СЛУШАТЬ. Следующий немаловажный этап. Умение слушать своих сотрудников. Многим представляется: что может быть проще, чем уметь слушать! Но слушать, это не значит бездействовать. Слушая, необходимо вникнуть в смысл не только того, о чем говорит собеседник, но и понять, для чего он это говорит, что он от вас хочет, с чем он к вам пришел. Что вы можете для него сделать? Не спешите перебивать собеседника, дайте ему выговориться.

Но подлинного делового общения руководителя со своими сотрудниками часто не происходит по целому ряду причин, главная из которых — наличие социальных, психологических и других барьеров. Перечислим наиболее характерные из них:

• Отсутствие психологической совместимости руководителя и сотрудника (отдельные черты характера, манеры поведения одного не нравятся другому). Руководитель (или, наоборот, сотрудник) когда-то в какой-то ситуации допустил неуважительное отношение. И это отчуждение продолжает быть барьером в ситуациях общения.
• Руководитель или подчиненный были ранее неискренни, а еще хуже, один совершил нечестный поступок по отношению к другому. Это надолго, а иногда навсегда, создает барьер для общения.
• Собеседники не называют друг друга по имени и отчеству, а сугубо официально обращаются на «вы».
• Выражение лица одного из собеседников бесстрастное, равнодушное, а иногда даже скучное по отношению ко всему тому, что говорит другой.
• Один (руководитель или сотрудник) считает другого некомпетентным, профессионально неподготовленным.
• У одного из собеседников отсутствует чувство юмора (один пошутил, а другой эту шутку либо не понял, либо воспринял как личное оскорбление).
• Руководитель систематически стремится показать свое превосходство и тем самым подавляет и даже унижает своего сотрудника.
• Отношения носят слишком формальный, официальный характер.
• Руководитель в ситуации общения периодически отвлекается (на телефонные разговоры, продолжает что-то писать, имеет безучастный вид).
• Руководитель не входит и не хочет даже внешне войти в положение сотрудника и тем самым как бы иллюстрирует свое безразличие к своему сотруднику.
• Один из собеседников по отношению к другому ведет себя высокомерно, общается в назидательно-поучительном тоне.
• Для общения неблагоприятная обстановка (много посторонних людей, слишком холодно или, наоборот, слишком жарко в помещении).
• По одежде, манере вести себя или каким-то другим признакам один из собеседников «иллюстрирует» явное превосходство, свое «особое положение».
• Один из собеседников показывает, что он куда-то спешит.
• Разговор переходит в полемику, а затем в выяснение отношений. Перечень барьеров можно было бы продолжить. Мы их привели не случайно, а для того, чтобы руководитель не создавал их сам. А коль уж какой-то из барьеров общения возник, искал способ, чтобы его снять или хотя бы снизить.

Для руководителя очень важно знать, а самое главное, уметь творчески использовать в зависимости от складывающейся ситуации правила делового, но одновременно и доверительного общения:

• Там, где это возможно и уместно, здоровайтесь за руку.
• Если вы сидите за рабочим столом, а к вам зашел посетитель, то в этот момент лучше всего выйти из-за стола и пригласить его сесть.
• Начав разговор, поинтересуйтесь личными делами, проблемами, которые волнуют собеседника.
• Не хмурьтесь, улыбнитесь, будьте открыты с собеседником. Избегайте фраз: «меня это не интересует.., а у меня на этот счет другое мнение.., я бы хотел вам напомнить…»
• Ищите «зону общих интересов», то, что может вас сблизить с собеседником.
• Постарайтесь уступить собеседнику в мелочах, но в решении главной проблемы убедите собеседника в целесообразности вашего подхода, вашей точки зрения.
• Заканчивайте деловой разговор на такой ноте, фразе, чтобы перекинуть мостик на последующую встречу.
• Постарайтесь, чтобы собеседник ушел от вас с хорошим настроением.

Деловое общение отличается тем, что оно происходит в связи с определенной деятельностью, по определенному поводу, где вступающие в общение люди находятся в определенных формальных отношениях. В этом случае общение - не самоцель, а только повод достижения конечной цели самореализации и социализации участников общения. Еще в далеком прошлом решались проблемы этики делового общения. Пожалуй, наиболее ранним документом, дошедшим до нас, является учение Конфуция, проповедующее основной принцип общения: "не делай другим того, что не пожелаешь себе".

По этому принципу он создал и более практические советы и замечания относительно производственных отношений:

• Когда не знаешь ритуала, не сможешь утвердиться.
• Слушаю слова людей и смотрю на их действия.
• Вести сражаться необученных людей - значит бросать их.
• Благоговейно относись к делу и честно поступай с другими.
• Благородный муж, когда руководит людьми, использует таланты каждого; малый человек, когда руководит людьми, требует от них универсалий.
• Держать два конца, но использовать середину.

Создавая положения о корпоративной этике, руководитель должен исходить из уровня развития коллективных отношений. Если коллектив новый, в нем преобладает формальная сторона отношений, сотрудники присматриваются и друг к другу, и к руководителю. Это самый подходящий момент для руководителя, чтобы установить свои собственные традиции и законы. Если же руководитель пришел в уже сложившийся коллектив, то нельзя сразу все ломать. Необходимо продумать путь постепенного исправления просчетов и ошибок прежнего руководителя, привлекая при этом лидеров данного коллектива.

В современных понятиях об этике делового общения и о корпоративной этике как одной из составляющих ее лежит принцип контроля и сочетания мотивов и интересов.

Руководители организации должны понимать, что одной из основных целей управления является реализация идеи максимального сплочения коллектива. Тогда приходит состояние психологического комфорта, понимания, что все вместе - единое целое, но каждый незаменим и индивидуален. Решая любую проблему с подчиненным, руководитель выясняет мотив его поступка, причину неудачи. Постоянный и разумный контроль – одно из основных правил этического поведения. Безнаказанность способна разрушить самый сплоченный коллектив. Необходимо быть критичным к результатам работы, но не к слабостям и недостаткам человека. Руководитель не должен показывать, что у него есть наиболее любимые сотрудники. Необходимо защищать своих подчиненных, быть на их стороне, не бояться разумной самокритики. Надо умело выбирать форму распоряжения, сочетая приказы с просьбами, советуясь и подчиняя. Именно руководителю необходимо воспитывать в своих подчиненных этические нормы общения. Подчиненные должны знать, что это они создают атмосферу в коллективе. Нельзя допускать возможность напрямую командовать руководителем. Нельзя поощрять прямого обращения к управляющему, минуя своего непосредственного руководителя.

При общении между равными по статусу сотрудниками особенно остро встает вопрос личной конкуренции, соперничества. Во многих рабочих ситуациях они проявляют особые таланты создания интриг и сплетен. Руководитель в этом случае должен избегать определенных ошибок, предупреждая и опережая конфликтную ситуацию. Руководителю не стоит поощрять какое-то особое положение одних в противовес другим. Следует реализовать такой принцип разделения обязанностей, когда оценка результатов работы каждого наиболее ясна. Нельзя поощрять сплетни и слухи. Необходимо вырабатывать профессиональную сплоченность, гордость за предприятие, за общие результаты. Стараться на многие вещи смотреть с чувством юмора, поддерживать добрые и ровные отношения. Помните, что ваши коллеги и подчиненные невольно копируют вас, повторяя ваши слова, жесты, интонацию.

ПОДАРКИ. Рассмотрим некоторые рекомендации и опыт, связанные с подарками на работе, внутри коллектива. Служебный этикет имеет иерархический характер, строго учитывает систему взаимодействия сотрудников с руководителями - служебную вертикаль. По служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные подарки. Они могут вручить коллективный подарок к Новому году либо по какому-то особому случаю. Однако если в коллективе существует традиция делать подарки всем мужчинам к 23 февраля или 9 Мая, а женщинам к 8 Марта, то руководители - женщина или мужчина - не могут быть обойдены вниманием. Секретарь руководителя может принять участие в общем подарке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично.

Руководитель отдела, организации может сделать подарок сотруднику, лишь опираясь на законное и очевидное основание, чтобы не провоцировать пересуды и сплетни в коллективе. Поводом к вручению подарка могут быть крупное достижение в работе, успешное завершение проекта, сверхурочная работа и т.п. Такие личные события, как рождение ребенка, вступление в брак, окончание учебного заведения, защита диплома, диссертации. И, наконец, юбилей. И очень особый случай - выход сотрудника на пенсию. Руководство обычно определяет, какого рода подарок вручается от имени предприятия или фирмы. Традиционно это могут быть дорогие часы, хрусталь, аудио- и видеоаппаратура. При этом учитываются заслуги и вклад в процветание организации. На подарке могут быть выгравированы имя сотрудника, даты начала и окончания его службы в компании - на память.

Заключение

Служебный этикет – результат длительного отбора правил, форм наиболее целесообразного поведения, которое способствовало бы успеху в деловых отношениях. Он предполагает в первую очередь глубокое уважение человеческой индивидуальности.

Этикет сегодня – это, прежде всего, средство общения, средство регуляции отношений людей, вступающих в общение. Он рассчитан в большей степени на сближение людей, различающихся своими социальными статусами, на их взаимопонимание и взаимоуважение.

В любых обстоятельствах следует действовать в соответствии с общепринятыми правилами хорошего тона. Основу последних составляет, так называемый, европейский этикет.

Но, кроме правил этикета для всех, существует также служебный этикет. В том или ином коллективе, группе работников, сотрудников, деловых людей складываются определенные традиции, которые с течением времени приобретают силу моральных принципов и составляют этикет данной группы, общности. В последние годы это явление стали именовать корпоративными правилами.