Лідерство

Wholesale manual

Page of 18

 

УТВЕРЖДЕНО:				APPROVED:
Операционный менеджер				Operational Sales Manager
Черевко Ростислав								Rostislav Cherevko
		Дата / Date				Подпись / Signature
Автор документа/ Держатель процесса Document owner/business process    owner Отдел контроллинга/ Кредитный контроллер Controlling department/Сredit Controller Категория документа Document type Политика (Policy)     Задействованные отделы Departments involved Действие процедуры распростроняется на сотрудников офиса Согласовано Conformed Менеджер по оптовым продажам _____________  Кучер Юрий   Начальник Юридического отдела ______________ Коротков Иван   Начальник Финансового отдела ______________ Красильщикова Елена         Вступает в действие с Date effective 01/02/2012 Политика оптовых  продаж

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ 3

1.1 Определения 3

1.2 Ответственные лица 3

2. Процедуры 3

 

2.1 Подписание договора 3

2.2 Заведение нового клиента 3

2.3 Коммерческие условия 5

2.4 Сессия предзаказа 5

2.5 Депозит 6

2.6 Роспуск предзаказа 7

2.7 Свободный склад 7

2.8 Лот 7

2.9 Санкционирование заказов 8

2.10   Возврат товара 8

2.11 Договоры 11

2.12 Сверки взаиморасчетов 11

2.13 Системный контроль, коды, параметры 11

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

1. Определения

Компания – ДП  «Адидас-Украина» (далее по тексту «Компания»).

Политика – «Политика по оптовым продажам» Компании.

Новый клиент – клиент, работающий с ДП  «Адидас-Украина» первый сезон.

Рекомендованные розничные цены – цены на продукцию как для собственных розничных магазинов, так и для магазинов клиентов (далее по тексту «RRP»).

Предзаказ – заказ продукции, размещенный клиентом и подтвержденный Компанией перед началом нового сезона. Компания резервирует товар под размещенный предзаказ для конкретного клиента. Для того, чтобы сформировать предзаказ и начать отгрузки с центрального склада, клиенту необходимо оплатить депозит.

Депозит – денежные средства, подлежащие к уплате клиентом за размещение предзаказа или перед началом отгрузок заказанного товара в качестве гарантии выполнения условий контракта.

Сезон – определение коллекции товара в определенный промежуток времени. В каждом году существуют два сезона: FW (осень-зима) и SS (весна-лето).

Товары свободного склада – товары, не включенные в предзаказ и находящиеся в свободном доступе для дополнительных отгрузок клиентам.

Менеджер Team – сотрудник отдела оптовых продаж, специализирующийся на работе со спортивными командами, экипировочными центрами.

Менеджер – сотрудник отдела, специализирующийся на оптовых продажах, за исключением продаж категории Team.

Дропы – недопоставки от фабрик-производителей товаров.

Кредитный контролер – сотрудник ДП  «Адидас-Украина».

Старший кредитный контролер – сотрудник московского офиса отдела контроллинга

Специалист отдела контролинга – сотрудник ДП  «Адидас-Украина»

Special sales deals – оптовые продажи нестандартным клиентам с особенными скидками

Cпециалистом по работе с клиентами – сотрудник московского офиса отдела customer service

Клиенты TEAM – лицо предпринимательской деятельности, представляющее интересы футбольных клубов и прочих спортивных учреждений при наличии поручительства самого клуба

2. Ответственные лица

Ответственными за выполнение и соответствие данной Политики в целях достижения общих финансовых показателей Компании являются сотрудники Оптового отдела совместно с Отделом кредитного контроля.

За каждым менеджером фиксируются определенные оптовые клиенты. Ссылка на ответственного менеджера указана в клиентской карточке в закладке General->Salesperson Code. Работа менеджеров должна быть согласована с кредитными контролерами.

2. Процедуры

1. Подписание договора

Инициатор предоставляет на утверждение кредитному контроллеру коммерческие условия работы с предполагаемым клиентом. Кредитный контроллер согласовывает и получает подтверждение от Операционного Менеджера по условиям продажи.

В случае с Special Sales Deals, они также подаются на утверждение кредитному контроллеру, но при этом такие условия согласовываются с Старшим кредитным контроллером, Коммерческим директором СНГ или Sports Marketing Director, если сумма договора превышает 100 000 долларов

После того, как коммерческие условия определены, информация о клиенте и условиях передается в юридический отдел для создания договора.

После оформления договора, договор визируется у инициатора(сотрудника коммерческого отдела), кредитного контроллера, главного бухгалтера и юриста.

Договор подписывает директор компании.

2. Заведение нового клиента

Начало работы с клиентом проходит в два этапа:

• Принятие решения Менеджером;
• Заведение карточки клиента в систему.

Принятие решения Менеджером

Для положительного решения клиент должен предоставить:

• полный комплект документов (см. Приложение 1 к данной политике), данные документы проверяются юридическим отделом;
• вместе с документами заполненную карточку клиента (см. Приложение 2 к данной политике);
• прогнозные данные по обороту товара, приобретенного у Компании до конца текущего года.

Вышеперечисленные условия распространяются на клиентов, работающих по предзаказу. Для остальных клиентов, включая категорию TEAM, обязательным является только предоставление комплекта документов.

Решение Менеджера о начале работы с клиентом будет отрицательным, если:

• в магазинах клиента имеется в продаже не сертифицированная продукция любых спортивных компаний;
• при невозможности клиента работать по 100%-ной предоплате, либо предоставить в качестве обеспечения обязательств банковскую гарантию от банка, одобренного Отделом казначейства.;
• при не предоставлении необходимых документов (см. Приложение 1 к данной Политике).

Заведение карточки клиента в систему

При положительном решении о работе с клиентом в системе Навижн заводится карточка клиента.

 

На основании подписанного договора и предоставленных документов ответственный бухгалтер заводит карточку нового клиента в системе. Карточка должна содержать системные установки, описанные в пункте 2.12 – «Системный контроль: коды, параметры» данной Политики.

Коммерческие условия, такие, как порядок оплаты и размер скидки в карточке клиента заполняет и расчитывает кредитный контроллер (порядок расчета смотри ниже п.п.2.3.).

Для того, чтобы изменить коммерческие условия (кроме кредитного лимита) ответственный менеджер или специалист отдела по работе с клиентами делает запрос кредитному контроллеру с указанием запрашиваемых изменений и объяснением их необходимости.

Кредитный лимит по клиентам не подлежит изменению

После одобрения кредитный контролер изменяет условия в карточке клиента. Если подтверждение об изменении коммерческих условий получено по электронной почте от ответственного лица, то это письмо распечатывается и хранится у специалиста по работе с клиентами.

.

Клиентская карточка может быть промаркирована как Adidas, Reebok, Team, Hockey. Для каждого бренда заводится отдельная карточка, в том числе отдельно на отгрузки товара Team, если они являются регулярными и на которые клиент ожидает получить определенные коммерческие условия. Все созданные карточки по одному клиенту группируются вместе. При этом главной карточкой в группе будет считаться та, на которую приходится больший объем отгрузок.

Статус карточки клиента в системе Navision

В зависимости от статуса карточки клиента, требуется различная степень вовлеченности кредитного контролера в процесс отгрузки товара.

Каждая карточка клиента в закладке «General» содержит поле «Blocked» и поле «Credit control», при активации которых можно установить частичный или полный запрет на все операции по данной карточке:

1. Статус «Blocked». Данная блокировка подходит в случае, если сведения по клиенту внесены в карточку частично. Блокировка носит временный характер и снимается при полном предоставлении необходимых документов. А также, если клиент переименовался и начал работать по новым карточкам. При этом виде блокировки никакие операции по учету отгрузок или платежей невозможны.
2. Статус «Full». Данная опция блокирует любые отгрузки и возвраты товара, но позволяет при этом учитывать платежи от клиента. Отгрузка товара возможна только вручную кредитным контролером.

Техническая поддержка Navision

Основные настройки находятся в закладках:

• General (реквизиты, коды dimensions, коды менеджеров, кредитных контролеров, специалистов по работе с клиентами и пр.)
• Invoicing (настройки учета, прайс-листа, матрицы скидки).

Создание карточки – F3

Удаление карточки – F4

Копирование карточки – закладка General→Function→Copy→указать номер новой карточки, в которую необходимо скопировать данные из текущей карточки.

Группировка карточки - в закладке General в поле «Активный клиенты группы» прописывается номер карточки, с которой необходимо сгруппировать текущую карточку

Разгруппировка карточки – выбирается главная карточка связки→закладка General→опция Function→Ungroup

Маркировка карточки по брендам – закладка General→Customer→Dimensions→заполнение основных кодов (BT, FBC, MD, MS2, PU)

Отчетность и контроль

Специалист по работе с клиентами является ответственным за ведение базы данных клиентов, за правильность внесенных сведений в карточки и их обновления на основании поступаемой от клиента или от менеджера информации.

Изменение статуса осуществляется кредитными контролерами.

2.3. Коммерческие условия

 

1. Коммерческие условия для клиентов (кроме TEAM и глобальных партнеров)

С 2012 года отгрузка товара клиентам Компании осуществляется только при наличии 100%-ной предоплаты, либо банковской гарантии, выданной банком, одобренным Отделом казначейства. Коммерческие условия разрабатываются отделом контролинга и согласовываются с оптовым отделом на каждый сезон. Приказ по скидкам подписывает Директор Компании.

Скидка определяется в соответствии с коммерческими условиями для оптовых клиентов на каждый сезон и бренд. Все изменения объема предзаказа после его размещения клиентом, произведенные Компанией, не влияют на изначально предоставленную скидку.

Сотрудничество с подавляющим  большинством клиентов Компании проводится в рамках настоящих условий.

2. Коммерческие условия для клиентов TEAM

Клиенты TEAM отгружаются на условиях 100% предоплаты согласно с соответствующими скидками:

При условии полной экипировки футбольного клуба:

• Премьер лига – 55%
• Первая лига – 50%
• Вторая лига – 45%

 

Полная экипировка команд Баскетбол/Волейбол/Гандбол,

• Супер лига – 50%
• Лига А/Лига В – 45%

 

А также при условии приобретения клиентами TEAM продукции для тяжелой атлетики, бокса, а также представителями федераций различных видов спорта, предоставляется скидка в размере 50 %.

В случае поставки товара другим спортивным организациям или необходимости предоставления скидки в большем размере, чем предусмотрено по политике, скидка согласовывается с сотрудником отдела контроллинга московского офиса – Старшим кредитным контролером (Senior credit controller).