Документооборот в организации

 

Введение

 

Документооборот в организации - это сложная система, требующая  постоянного контроля и регулирования  и оказывающая значительное влияние  на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует  понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработка  и передача в архив. Таким образом, как следует из определения, документооборот  в бухгалтерском учете организации  включает все стадии движения первичных  документов. Эффективный документооборот  в организации - это залог обеспечения  полноты и достоверности бухгалтерской  информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных  документов, учетных регистров и  форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы  обработки документов и порядок  их хранения.

При этом принятая система  документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения  в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском  документе, поскольку именно первичные  учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта  совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных  учетных документов формируются  бухгалтерская отчетность предприятия  и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование  деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии  скрытых резервов. Целесообразно  построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии  таким образом, чтобы уже в  процессе оформления первичных учетных  документов и тем более при  составлении синтетических учетных  регистров производился анализ эффективности  использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные  документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные  показатели. Таким образом, уже в  процессе документирования хозяйственных  операций будет существенно облегчена  возможность предварительного анализа  их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в  бухгалтерском учете фактов хозяйственной  деятельности должно быть построено  таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и  из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При  организации документирования хозяйственных  операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;

в-четвертых, тождественность  данных аналитического и синтетического учета. При организации системы  документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему  взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые  ими в учетных регистрах, с  данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно  главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление  бухгалтерской отчетности внешним  пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное  ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации  системы документирования хозяйственных  операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась  только одним документом, а ряд  однотипных операций - одним сводным  документом.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию  документооборота в бухгалтерском  учете организации.

Цель курсовой работы –  исследовать вопросы организации  документации и документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

1. определить значение  документации в бухгалтерском  учете;

2. изучить требования, предъявляемые  к первичной учетной документации;

3. привести классификация  первичных учетных документов;

4. рассмотреть вопросы  организации документооборота;

5. исследовать порядок  документации и документооборота  на конкретном предприятии.

Объектом исследования курсовой работы является Закрытое акционерное  общество «Север».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документирование хозяйственных  операций как основа бухгалтерского  учета

 

 

 

 

1.1. Документация как основа бухгалтерского учета

Деятельность любого предприятия  сопровождается составлением разных видов  документов, которая  осуществляется по Государственной системе документационного  обеспечения управления.

Деятельность коммерческих предприятий означает движение товаров  или услуг. Учет финансов, материальных средств, движения товаров и услуг  и есть бухгалтерия. Бухгалтерский  учет  безусловно является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации.

Документация - это совокупность документов, с помощью которых  оформляют хозяйственные операции в организациях.

Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной  или финансовой операции и права  на ее совершение.

 

Документирование хозяйственных  операций является одной из отличительных  особенностей бухгалтерского учета, так  как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

 

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  любой организации, являются

 

1) формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

 

2) обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

 

3) своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

 

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Обязательный минимум  документов для любой организации  определен законом. Так, гражданское  законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные  свидетельства, лицензии, документы, которые  подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства  и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех  или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных  операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно  оформленные документы. На основании  документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций  при подписании документа, на основании  которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и  выдача материалов, выплата денег  из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность  за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает  на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в  форме документальных ревизий, путем  проверки в бухгалтерии всех поступающих  документов, а также при аудиторской  проверке.

 

 

 

 

3.1 Организация первичного  учета в организации и его   подразделениях

 

 

Первичный учет является информационной основой любого вида хозяйственного учета. Первоначальные сведения о хозяйственных  процессах, происходящих на предприятии, регистрируются в первичных документах.

Первичные документы - это  письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее  юридическую силу и не требующее  дальнейших пояснений и детализации.

Первичный документ составляется в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным  — непосредственно после ее окончания.

Первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных  объектах и субъектах и их взаимодействиях  и позволяют комплексно оценивать  все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

Основной целью системы  первичного учета следует считать  обеспечение организации взаимодействия всех элементов системы первичного учета и состояние, движении всех активов и обязательств предприятия, как за прошедшие, так и за текущий периоды.

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформлять-ся оправдательными документами: приказами, ведомостями, актами, доверен-ностями, ордерами, накладными, справками и пр. По некоторым операциям организация получает оправдательные документы от контрагентов. Например, поступившая от поставщика партия товаров сопровождается выписанной поставщиком товарно-транспортной накладной. Другие документы составляют работники организации, имеющие отношение к совершаемым операциям. В зависимости от вида операции некоторые документы могут выписываться од-ними лицами, заполняться и приниматься к исполнению другими.

Реквизиты первичных документов

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, например: номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной опе-рации, оформленной данным документом (договор, приказ) и др.

Создание первичных документов

Заполненные первичные учетные  документы должны отвечать следующим  требованиям:

– содержать полные и  достоверные данные;

– содержать обязательные реквизиты;

– легко проверяться по форме, арифметически и по существу. Проверенные и обработанные документы  должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования;

– составляться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение длительного времени.

Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

В целях контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  опера-циях могут составляться сводные учетные документы на основании первичных учетных документов. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Порядок создания первичных учетных документов, сроки передачи их в бухгалтерскую службу определяются утвержденным графиком документооборота.

Типовые формы первичной  учетной документации

Первичные учетные документы  стандартизированы: организации должны ис-пользовать бланки типовых (унифицированных) форм, а также бланки специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. В настоящее время применяются типовые формы первичной учетной документации:

– по учету основных средств  и нематериальных активов;

– по учету материалов;

– по учету малоценных и  быстроизнашивающихся предметов;

– по учету работ в  капитальном строительстве;

– по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

– по учету труда и  его оплаты;

– по учету работы строительных машин и механизмов;

– по учету работ в  автомобильном транспорте;

– по учету результатов  инвентаризации;

– по учету кассовых операций;

– по учету торговых операций.

Типовые формы первичной  учетной документации применяются организациями всех форм собственности и отраслевой принадлежности. Типовые формы предусматривают возможность обработки информации как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники. Типовые формы имеют рекомендуемый формат, содержат минимальное необходимое количество реквизитов. Допускается включать в типовые формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства.

Бланки типовых форм приобретаются  организацией или могут быть изготовлены ею самостоятельно с применением средств вычислительной техники. В условиях автоматизации бухгалтерского учета при заполнении форм могут использоваться цифровые коды. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.