Оформление управленческих документов

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно – распорядительных документов:

01 –Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа (ОКУД);

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации;

10 –наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 –гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

В ГОСТе приводятся правила оформления реквизитов, схемы их взаимного расположения, требования к бланкам организации.

Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела разработаны Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

В тексте Правил условно можно выделить две части, в первой освещены следующие вопросы:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
• порядок формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.).

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенных в Государственную систему документационного обеспечения управления. Их можно разделить на две части:

1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

• нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях;
• должностные инструкции;
• регламент работы коллегиального органа;
• регламент деятельности руководства;
• табель форм управленческих документов;
• альбом унифицированных форм документов;
• номенклатура дел организации;
• классификаторы структурных подразделений;
• ведение справочной работы по документам и др.

2. Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной технологии:

• нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве;
• составление «Списка документов с указанием сроков хранения» и др.

 

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.п.

Но, в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно, воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Инструкция по делопроизводству, как правило, начинается с раздела «Общие положения». В нем указывают, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы; перечисляют нормативные документы, на основе которых она составлена. В этом разделе так же указывают, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Следующие разделы инструкции обычно посвящают порядку составления и оформления документов. При этом, как правило, следуют Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: сначала идет раздел – «Подготовка к оформлению документов», а затем раздел – «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берут ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТ, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе важно подробно описать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. В этом разделе указывается структура текста различных документов, порядок их оформления. Все это надо сопровождать примерами из документов организации. Часто в инструкции оформляют раздел «Порядок печатания и размножения документов». Наличие таких разделов в инструкции значительно упрощает порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключает их многократное пересоставление и переоформление.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, в инструкции  помещают разделы, описывающие порядок работы с ними: прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценностей документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризованная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и при автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

К инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Приложениями обычно являются:

• образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);
• формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);
• списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать, и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в нем более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, описывают порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа – правила составления и оформления документов и инструкция по ведению делопроизводства, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации.

Инструкция по делопроизводству должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней  под расписку.

 

2. АНАЛИЗ СООТВЕТСТВИЯ ОФОРМЛЕНИЯ 
ДОКУМЕНТАЦИИ АДМИНИСТРАЦИИ 
ПЕТРОГРАДСКОГО РАЙОНА 
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА 
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ

2.1. Структура Администрации Петроградского района

Администрация района в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Санкт-Петербурга, а также Положением об Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга.

Районная Администрация подчиняется губернатору Санкт-Петербурга.

Администрация Петроградского района является юридическим лицом, имеет счета в банках, печать с изображением герба Санкт-Петербурга и со своим наименованием, иные реквизиты.

В структуру Администрации района входят подразделения, отделы, осуществляющие государственное управление в отдельных отраслях на территории соответствующего административного района.

Предметами ведения Администрации Района являются:

• осуществление в пределах своей компетенции мер по реализации, обеспечению и защите прав и свобод человека и гражданина, охране собственности и общественного порядка на территории района;
• обеспечение взаимодействия исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга с органами местного самоуправления внутренних муниципальных образований Санкт-Петербурга, находящихся на территории района, развитие территориального общественного самоуправления на территории района, содействие в пределах своей компетенции населению в непосредственном осуществлении населением местного самоуправления;
• обеспечение и осуществление на территории района отдельных избирательных действий и мер по оказанию содействия избирательным комиссиям и органам местного самоуправления в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах;
• информирование жителей района о деятельности Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации, планах и программах по вопросам социально-экономического развития Санкт-Петербурга и района;
• осуществление комплекса мероприятий по представлению жителей района, работников предприятий и иных организаций, расположенных на территории района, к Государственным наградам Российской Федерации, премиям, стипендиям и наградам в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга;
• организация и проведение мобилизованной подготовки, обеспечение проведения мобилизации на территории района;
• обеспечение соблюдения требований законодательства о государственной и иной охраняемой законом тайне, в том числе в области мобилизационной подготовки и мобилизации;
• организация архивного дела в пределах своей компетенции. Проведение в пределах своей компетенции государственной политики в области архивного дела на территории района;
• участие в пределах своей компетенции в осуществлении в установленном порядке международного и межрегионального сотрудничества Санкт-Петербурга и внешнеэкономических связей Санкт-Петербурга;
• обеспечение мероприятий по проведению государственной политики в сфере информатизации, управления информатиационными и телекоммуникационными ресурсами района, информационной безопасности и защиты информации, содержащей сведения государственной и служебной тайны, в подразделениях Администрации и организациях, находящихся в ведении Администрации;
• участие в создании и развитии информационной и телекоммуникационной инфраструктуры района, организации и единого информационного  пространства Санкт-Петербурга в пределах компетенции Администрации;
• прогнозирование и планирование экономического и социального развития района, разработка  и обеспечение реализации  планов и программ развития района;
• анализ социально–экономического положения и тенденций социально-экономического развития района;
• содействие развитию потребительского рынка, предпринимательской деятельности и коммуникации, малого и среднего бизнеса, созданию дополнительных рабочих мест на территории района;
• в пределах своей компетенции  участие в соответствии и исполнении бюджета Санкт-Петербурга на территории района;
• участие в проведении на территории района единой государственной финансовой, налоговой и бюджетной политики Санкт-Петербурга;
• реализация на территории района экономической политики Санкт-Петербурга в сфере потребительского рынка, промышленности.