Оформление управленческих документов

Информация  о местонахождении и контактных данных Администрации Петроградского района:

Адрес: 197101, Санкт-Петербург, Большая Монетная ул., д.17 - 19

Телефон: (812) 232-83-61

Факс: (812) 232-60-39

E-mail: tuetr@gov.spb.ru

http://www.gov.spb.ru

 

 

 

 

 

 

 

Структура Администрации  Петроградского района 
Санкт-Петербурга

Глава администрации	Делюкин Алексей Семёнович
Первый заместитель  главы администрации	Клепиков Валерий Алексеевич
Заместитель главы администрации	Голованов Сергей Алексеевич
Заместитель главы администрации	Цибиногин Андрей Андреевич
Заместитель главы администрации	Соломахина Надежда Степановна
Главный специалист  (пресс-секретарь)	Китаев Андрей Петрович

2.2. Оформление управленческих документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Оформление  управленческих документов Администрации  Петроградского района Санкт-Петербурга регламентируется инструкцией по делопроизводству, утверждённой распоряжением Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга от 30.11.2004 № 3142-р.

Инструкция  по делопроизводству Администрации  Петроградского района Санкт-Петербурга содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Общие требования  к оформлению документов.

3. Текст документа.

4. Особенности  формирования документов.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств.

6. Особенности формирования документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи.

7. Составление номенклатуры дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию.

8. Организация в Администрации работы с документами, письмами и устными обращениями граждан, организация контроля исполнения документов.

9. Приложения.

Методическое  руководство и контроль за исполнением требований инструкции осуществляет Общий отдел Администрации.

Работники Администрации  несут персональную ответственность  за невыполнение и нарушение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.

2.2.1. Перечень реквизитов и их расположение 
в документах Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Правовые и  организационные акты, письма, и  другие документы подготавливаемые в Администрации, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, регулирования деятельности Администрации, должны иметь необходимые реквизиты.

В инструкции установлен следующий состав реквизитов:

01 – Герб  Санкт-Петербурга;

02 – Код организации по ОКПО;

03 – Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

04 – Идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  поставки на учёт (ИНН/КПП);

05 – Код формы документа по ОКУД;

06 – Наименование  организации;

07 – Справочные данные об организации;

08 – Наименование  вида документа;

09 – Дата  документа;

10 – Регистрационный  номер документа;

11 – Ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

12 – Место  составления или издания документа;

13 – Адресат;

14 – Гриф  утверждения документа;

15 – Резолюция;

16 – Заголовок  к тексту;

17 – Отметка  о контроле;

18 – Текст  документа;

19 – Отметка  о наличии приложений;

20 – Подпись;

21 – Гриф  согласования документа;

22 – Визы  согласования документа;

23 – Оттиск печати;

24 – Отметка  о заверении копии;

25 – Отметка об исполнителе;

26 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 – Отметка  о поступлении документа в  организацию;

28 – Идентификатор  электронной копии документа.

При сопоставлении  этого списка со списком реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 (приведён в пункте 1.2 данной работы) видно, что в документах Администрации Петроградского района не оформляют реквизиты Герб Российской Федерации и эмблему организации. Это вызвано тем, что в соответствии с Федеральным Законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» Администрация не относится к организациям, имеющим право изображать на своих документах герб страны, а в соответствии с нормативными актами субъекта Федерации – Санкт-Петербурга – имеет право изображать герб субъекта, но при этом не имеет своей эмблемы.

Также в приложении к инструкции приведены схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков. Они полностью соответствуют схемам, приведёнными ГОСТ Р 6.30-2003 (Приложения 1, 2). Различие заключается лишь в нумерации реквизитов, так как в соответствии с инструкцией по делопроизводству в документах Администрации используют 28 реквизитов, а ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает использование 30 реквизитов.

2.2.2. Оформление реквизитов документов 
Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Администрации, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт Петербурга  в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном инструкцией.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложновоспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Для администрации Петроградского района этот реквизит имеет вид: ОКПО 04032741 ОКОГУ 23010.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Он имеет вид: ОГРН 1027806894312

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, имеет вид ИНН/КПП 7813047833/781301001.

Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее – ОКУД). Код формы документа служит для устранения передачи документированной документации информации документа. В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:

• организационно-распорядительная документация;
• банковская документация;
• финансовая, учётная и отчётная бухгалтерия документация бюджетных учреждений и организаций;
• отчётно-статистическая документация;
• учётная и отчётная бухгалтерская документация предприятий;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда Российской Федерации
• внешнеторговая документация.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа Авторами документа могут быть Администрация и структурные подразделения Администрации.

Если автором документа является структурное подразделение Администрации, его наименование указывается и располагается ниже наименования Администрации.

Справочные данные об организации включают в себя:

• почтовый адрес;
• номер телефона;
• номер факса;
• адрес электронной почты;
• адрес сайта.

Наименование вида документа составленного, или изданного Администрацией, определяется уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и соответствует видам документов, предусмотренным ОКУД.

Датой документа является дата его подписания. Для протокола датой документа является датой заседания, а для акта – дата события.

Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используют словесно-цифровой способ, например: 14 марта 2009 г., а в остальных случаях – цифровой, например14.03.2009.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Администрации, а также документы, поступающие от других организаций граждан (в Приложении 3 приведён примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

В качестве адресата документов Администрации могут быть организации, их структурные подразделения должностные или физические лица. Как видно из примеров оформления реквизита, приведённых в инструкции по делопроизводству, в Администрации соблюдают требования, предъявляемые к оформлению данного реквизита ГОСТ Р 6.30-2003, например:

При адресовании документа организации или её структурному подразделению их наименование указывают в именительном падеже:

Администрация Губернатора 
Санкт-Петербурга

Секретариат

 

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:

Председателю  
Законодательного собрания 
Санкт-Петербурга

В.А.Тюльпанову

 

При обращении к должностному лицу указывают только его фамилию и инициалы без указания «господин (г-н)».

В случае отправления документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их указывают обобщённо:

Руководителям отделов, служб 
Администрации 
Петроградского района 
и подведомственных организаций

 

В случае адресования документа организации в реквизите указывают её почтовый адрес:

Комитет по благоустройству 
и дорожному хозяйству

Караванная ул., д.9, 
Санкт-Петербург, 191091

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а так же его почтовый адрес:

Качуриной А.И.

пер.Нестерова, д.3, кв.9, 
Санкт-Петербург, 197198

 

Документ, составленный Администрацией, не содержит более четырёх адресатов. При большем количестве адресатов составляют список рассылки.

При написании почтового адреса в Администрации руководствуются Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725, а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, введённым в действие распоряжением губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1999 № 1144-р.

В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

• наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• название улиц, номер дома, номер квартиры;
• название населённого пункта (города, посёлка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа, (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Утверждение – один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определённый круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. В утверждённые документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа) утверждающего документ.

В Администрации установлены два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом, и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.