Контроль материально-производственных запасов

С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, должен заключаться договор о  полной индивидуальной материальной ответственности, (приложение Б).

На каждый вид материалов прикреплены ярлыки, в которых  указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.¹²

Для хранения запасных частей на складах применяют стеллажи, где  на каждый вид отводится отдельная  полка или ее часть, запасные части  из-за своего веса (размера) хранятся на полу, нефтепродукты — в резервуарах и бочках.

2.2.    Контроль использования материальных  ресурсов в производстве

При проверке  использования   материальных   ресурсов   в   производстве руководствуются Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) и Методическими рекомендациями по планированию и калькулированию себестоимости (работ, услуг), разработанными и утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами. Основными источниками проверки являются накопительные ведомости по расходу материалов/журнал-ордер по кредиту счета 10 «Материалы», сальдовые или оборотные ведомости о движении материалов, карточки или книги складского учета материалов, первичные документы по использованию материалов  в   производстве  и другие.

В первую очередь при проверке следует установить соответствие данных складского учета данным синтетического учета по счету «Материалы», для чего общий итог ведомости остатков на конец месяца сверяют с остатками на конец месяца, которые приведены в ведомости учета  материальных  ценностей, товаров и тары. Такое сравнение следует проводить по каждому складу в отдельности на 1-е число проверяемого периода.

Общие обороты выбытия  материалов за месяц по всем складам  и остатки материалов на конец  месяца, приведенные в ведомости, сверяют с кредитовым оборотом и остатками по счету 10 «Материалы» в Главной книге. При установлении отклонений устанавливаются их причины и виновные лица.

Далее аудитор переходит  к проверке совершенных операций по отпуску материалов  в   производство . В данном случае необходимо использовать накопительные ведомости по расходу материалов c складов, составленные на основе расходных документов. Если документооборот по отпуску материалов  в  производство  большой, проверяющие должны выбрать документы по интервалу.

Отделы  материально-технического  снабжения или плановые отделы на основе установленных норм расхода материалов на выпуск определенного вида изделий разрабатывают лимиты отпуска материалов  в   производство , и отпуск их производится в пределах этих лимитов.

Отпуск материалов со складов  в   производство  оформляют лимитно-заборными картами или ведомостями отпуска, актами-требованиями на замену материалов или на дополнительный отпуск, комплектовочными ведомостями, раскройными картами, заборными листами и другими документами в зависимости от принадлежности предприятия к отрасли. Отпуск материалов  в   производство должен производиться в пределах лимита на выпуск определенного вида продукции.

Отпуск материалов  в   производство  может осуществляться в соответствии с утвержденными калькуляциями, в которых компоненты набора сырья и вспомогательных материалов не нарушают качество изделия и оно соответствует ГОСТам или техническим условиям, но только в тех случаях, где лимиты не установлены.

Проверка расходных документов не должна ограничиваться сопоставлением отпущенных товарно-материальных ценностей  с установленными нормами и встречной  проверкой документов, находящихся на складах и в цехах. Необходимо также внимательно проанализировать данные складского учета после отпуска товарно-материальных ценностей, при этом можно выявить размер завышенных списаний  в   производство  за счет обсчета, обвеса, занижения сортности при отпуске материалов в цеха, приведших к созданию неучтенных излишков материалов на складах с последующим изъятием.

В результате завышения  норм сырья и вспомогательных  материалов при выпуске готовой продукции создаются неучтенные излишки, так как отпуск их производится не по фактическому расходу, а по норме. Поэтому аудитору следует проверить нормы и их пересмотр в связи с совершенствованием технологического процесса  производства  с действующими нормами на других аналогичных предприятиях.  При наличии расхождений устанавливаются причины, виновные лица.

Приведенные в  расходных документах показатели качественных характеристик материалов сверяют  с данными первичных документов на оприходование их на склад. Если имеет место замена отдельных материалов, следует выяснить причины данного факта.

Обосновать установленные  нормы расхода ценностей можно  с помощью контрольного запуска  сырья и вспомогательных материалов  в   производство , результат оформляется комиссией специальным актом.

При аудите  использования   материальных  ценностей  в   производстве проверяется списание отклонений в стоимости материалов на выпуск готовой продукции, для чего анализируются данные ведомости учета  материальных ценностей, товаров и тары. Проводится оценка техники расчета отклонений, проверяется правильность подсчета среднего процента отклонений и списание отклонений по направлениям расхода материалов, включая и остаток их на складе.

Тщательной проверке подвергается расходование строительных и ремонтных материалов, так как на них приходится высокий удельный вес растрат и недостач. Во всех случаях рекомендуется производить контрольные инвентаризации наличия наиболее дефицитных строительных материалов, а при необходимости — и контрольного обмера их фактического использования на те или иные строительные или ремонтные работы. 

Контроль  на этом участке состоит в сопоставлении данных лимитно-заборных карт (ведомостей) на получение ценностей и данных о потребности их, указанных в сметах на строительство.

Строительные материалы  должны отпускаться по правильно  оформленным документам, взвешенными и пересчитанными, в строгом соответствии с нормами расхода с обязательным указанием в документе наименования объекта. Правильность списания материалов на объект проверяют также путем сверки актов на списание  материальных  ценностей с нарядами по начислению оплаты труда. Необходимо также при проверке убедиться в правильности оценки списываемых материалов. Возможны случаи, когда установлен количественный перерасход материалов, фактическая стоимость их ниже сметной. Это объясняется нереальным снижением фактической стоимости приобретенных материалов или ее искусственным занижением за счет неправильной оценки материала, недосписания части затрат по заготовке, относящейся к израсходованным материалам.

Поэтому необходимо проверить сальдовую ведомость по учету материалов, сопоставить среднюю сумму с ценой списанного материала. Особое внимание уделяют разовому отпуску строительных и ремонтных материалов, за которым могут скрываться факты их присвоения отдельными работниками. Выявлению таких фактов могут способствовать встречная сверка записей по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счетов 23 «Вспомогательные  производства », 08 «Вложения во внеоборотные активы», а также опрос соответствующих должностных лиц. Соответствие записей на счетах 23 «Вспомогательные производства», 08 «Вложения во внеоборотные активы» и счету 10 «Материалы» свидетельствует об отсутствии таких фактов на предприятии.

При ревизии  правильности использования горюче-смазочных  материалов необходимо проверить точность планирования потребности в горюче-смазочных материалах, полноту оприходования и обоснованность списания в расход, правильность хранения и эффективность использования израсходованного горючего.

Важнейшими  вопросами, подлежащими изучению во время ревизии, являются: полнота оприходования горючего, правильность его учета и обоснованность списания в расход. По документам устанавливается соответствие количества оприходованного топлива к полученному и оплаченному его количеству, а также ведется ли раздельный учет по видам горючего: на складах, в баках, жидкого топлива. Учет горючего в местах хранения ведется в килограммах, а выдача производится в литрах.

Необходимо  проверить отчеты заправщиков о  количестве поступившего и израсходованного топлива, а также правильно ли ведется учет топлива в баках автомобилей, правильно ли устанавливаются размеры экономии и перерасхода горючего отдельными водителями. При этом обращают внимание на соответствие показателей спидометров данным о количестве израсходованного горючего и его остатках в баках автомобилей. При возникновении сомнений в правильности записей в заправочных ведомостях их можно сопоставить с путевыми листами автомобилей и тракторов, где также указано количество выданного горючего. Отдельно проверяют условия хранения горючего. При неправильном хранении могут иметь место значительные его потери или снижение его качества. Основными видами потерь при хранении горючего являются потери от испарений, при заполнении резервуаров, утечки. Необходимо уделять большое внимание проверке размеров потерь от испарения, потому что при испарении улетучиваются важные фракции.

Зачастую большие  потери от испарения топлива бывают из-за недостаточной герметизации резервуаров и средств транспортировки. Необходимо ознакомиться с состоянием оборудования и средств по перевозке, хранению и заправке горючего. В случае обнаружения неисправностей необходимо проверить по документам, не было ли случаев списания в расход недостачи горючего из-за потерь, а также чистоту емкостей, где хранится горючее, так как загрязненность пылью или их коррозия значительно снижает его качество.

При аудите необходимо проверить также эффективность  использования горючего: соответствие количества использованного горючего. Экономию и перерасход необходимо установить в целом по предприятию, установить конкретные автомобили и сумму перерасхода, а также причины. Ими могут быть причины технического и эксплуатационного характера. Аудиторам необходимо установить количество израсходованного горючего в пределах установленных норм на выполнение определенной транспортной работы, также недостатки в организации перевозки грузов и разработать мероприятия, направленные на уменьшение до минимума количества холостых пробегов за счет рационализации маршрутов. Значительным резервом экономии горючего является использование прицепов.

2.3.    Порядок  проведения инвентаризации производственных  запасов

Одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью собственности является  инвентаризация , при которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация  служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

Основными задачами  инвентаризации  являются:

– установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

– контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления  их фактического наличия с данными  бухгалтерского учета;

– выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

– проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.  

Инвентаризация , документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по  инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.1995 г. №54.

Для  проведения   инвентаризации  на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. при большом объеме работ для одновременного  проведения   инвентаризации  создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии  проведение   инвентаризации  допускается возлагать на нее.

Персональный  состав постоянно действующей и  рабочих инвентаризационных комиссий имеет право формировать и  представлять руководителю предприятия  для утверждения главный бухгалтер.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия, независимых аудиторских организаций.

Ответственность за  проведение   инвентаризации  несут руководитель и главный бухгалтер предприятия. 

Инвентаризации  материальных ценностей на предприятии необходимо проводить в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы и утвержденные руководителем.  

Инвентаризации , независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке  перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества предприятия в аренду и продаже; при преобразовании предприятия; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.

В начале ревизии  необходимо проверить наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее  проведение . В их число входят приказы или распоряжения, о  проведении   инвентаризации  и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи или акты  инвентаризации ценностей, сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам  инвентаризаций ; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций .