Контроль материально-производственных запасов

Результаты  инвентаризаций  должны быть оформлены инвентаризационными описями, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают  прописью число порядковых номеров  товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе  инвентаризации  они приходуются в отдельной описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время  инвентаризации », аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).

Для выявления  результатов  инвентаризации  составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при  инвентаризации  выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов  инвентаризации  комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет  порядок регулирования разниц между данными  инвентаризации  и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

Качество  проведения   инвентаризаций  устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют наличие наименования предприятия, места  проведения   инвентаризации  (склад, цех, кладовая), времени ее  проведения ; полноты записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков;  порядок исправлений и указаний на каждой странице описи прописью показателей, числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общего итога количества всех единиц в натуральном выражении; наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности  проведения   инвентаризаций  и принятии ценностей на ответственное хранение.

Если при  формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов, недостачи, излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляций  и прочее.

Первичные документы на оприходование и данные аналитического учета используются, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

Количественный  учет по сортности материалов восстанавливается но документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется и суммарном выражении.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости  проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие в зависимости от принятого  порядка  ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В ходе ревизии  проверяют правильность составления  расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх  этих норм. Списание потерь должно производиться  по надлежаще оформленным документам с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием  периода образования (по каждому  виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет предприятия при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

Проверяется также  порядок  оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях  с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

При выявлении  недостач и излишков отдельных ценностей, как исключение, допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного  порядка  зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. А если конкретные виновники пересортицы не установлены, то инвентаризационные разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или резервных фондов. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

Выявленные  при  инвентаризации  расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке .

Стоимость выявленных при  инвентаризации  излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счета 10 «Материалы», 40 «Готовая продукция» и др. и кредит счета 99 «Прибыли и убытки».

Недостачи, хищения, порчу или умышленное уничтожение материальных ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 10, 40 и др. Недостающую сельскохозяйственную продукцию урожая текущего года списывают по прогнозной стоимости, урожая прошлого года и покупные материальные ценности – по фактической себестоимости.

Если виновное лицо не установлено или суд отказал  во взыскании с него, убытки от недостач или порчи списываются на финансовые результаты. В этом случае, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Если недостача  либо порча материальных ценностей  произошла по вине предприятия (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Суммы, установленные  в результате  инвентаризации  просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, зачисляются на финансовые результаты отчетного года.

Предложения о  регулировании выявленных при  инвентаризации  расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя сельскохозяйственного предприятия, который принимает решение о зачете.

Следует отметить, что стоимость недостач, порчи  или иной утраты материальных ценностей  в пределах норм естественной убыли  по распоряжению руководителя предприятия  списывается на издержки производства или по направлениям использования, включая остаток продукции на складах. При этом нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль материальных ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном  порядке , все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Результаты  инвентаризации  отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена  инвентаризация , а по годовой  инвентаризации  — в годовом отчете предприятия.

По недостачам и потерям, явившимся следствием злоупотреблений, главный бухгалтер  и руководитель предприятия должны направить материалы в следственные органы с целью установления виновных лиц и взыскания причиненного ущерба.

Заключение

На основе систематизации понятийного аппарата нами сделан вывод  о том, что под материально-производственными запасами (МПЗ) следует понимать активы, предназначенные для единовременного однократного прямого или косвенного использования в производственном процессе как частитекущей деятельности. Такое определение проводит четкое разграничение между материально-производственными запасами и другими понятиями:

- затратами  в незавершенном производстве (они уже потребляются в ^ производственном процессе, что изменяет не только их вещественную природу, но и потенциальные риски, и оценку);

- товарами и готовой продукцией (они предназначены для продажи, а не для использования в производственном процессе);

- а также  основными средствами (они не потребляются единовременно и однократно, а постепенно переносят свою стоимость на готовую продукцию путем амортизации).

Представляется  существенным тот факт, что МПЗ используются только для нужд производства, что вызывает необходимость формулирования определения материально-инвестиционных и материально-инновационных запасов, предназначенных для потребления в соответствующих видах деятельности.

Комплексное исследование роли МПЗ в хозяйственной деятельности организации также позволило уточнить их классификацию по ряду новых признаков: особый порядок учета и контроля, принадлежность к виду деятельности, способность быть предметом залога, экологичность.

На базе системного подхода обоснована возможность  и необходимость расширения блока анализа МПЗ в системе комплексного анализа экономической деятельности и уточнены его взаимосвязи с другими элементами этой системы. С одной стороны, он является частью блока «Анализ использования материальных ресурсов», а с другой стороны, нельзя игнорировать процессы поступления и хранения МПЗ, также являющиеся объектом комплексного анализа экономической деятельности.

Для уточнения  функций и содержания блока «Анализ  МПЗ» проведена его структуризация (представление в качестве самостоятельной системы): разработана блок-схема, которая содержит перечень задач и аналитических показателей работы структурного подразделения коммерческой организации, ответственного за проведение анализа МПЗ; предложено описание всех блоков анализа МПЗ, а также раскрыта потребность и определена возможность проведения внутрихозяйственного анализа МПЗ на различных этапах жизненного цикла хозяйствующего субъекта.

Для формирования эффективной системы информационного  обеспечения управления недостаточно только результатов бухгалтерского учета и экономического анализа, существенная роль в этом процессе принадлежит внутрихозяйственному контролю. В отношении материально-производственных запасов сделан акцент на изучении контроля эффективности, так как задачи сметного контроля во многом дублируются внутрихозяйственным анализом, задачи контроля сохранности обеспечивают инвентаризации и иные контрольные мероприятия бухгалтерского учета, а задачи контроля достоверности во многом решаются внутренним аудитом.

Целью контроля эффективности использования материально-производственных запасов является реализация комплекса мероприятий по оценке степени рациональности и обоснованности использования МПЗ, повышающих ответственность и заинтересованность менеджмента в принятии оптимальныхуправленческих решений. Реализация этой целевой установки достигается решением задач, которые предлагается сгруппировать по видам контроля.