Управленческая отчетность

В соответствии с этим огромное значение в российской практике приобретает краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности определяет само предприятия и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально. При этом важно иметь четкий график представления отчетности.

 

3. Классификация управленческих решений, принимаемых на основе внутренней отчетности

 

Управленческое решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов для достижения конкретной цели менеджмента.

В процессе управления организациями принимается огромное количество самых разнообразных решений, обладающих различными характеристиками. Тем не менее, существуют некоторые общие признаки, позволяющие это множество определённым образом классифицировать. [18, с. 249]

Рассмотрим следующую классификацию управленческих решений.

С учетом стереотипности ситуаций и используемых методов, выделяют: программируемые (обычно относят стандартные и повторяющиеся решения. Около 90% решений принимаются по типичным ситуациям (связанные с закупкой товаров, формированием ассортимента, подбором кадров и др.))( Они принимаются на основе следующих видов внутренней отчетности: отчета о запасах сырья, отчета о потребности в сырье, отчета о кредиторской задолженности, отчета о движении денежных средств, отчета о бартерных сделках))) и непрограммируемые, к которым относятся решения, принимаемые в новых ситуациях. Они могут носить разовый, творческий характер, во многом зависят от здравого смысла и интуиции (разработка новых технологий, формирование новой структуры).

Данная классификация очень тесно связана с условиями принятия тех или иных решений. По степени полноты и достоверности информации, использованной для принятия решений выделяют:

- решения, принимаемые в условиях определенности;

- решения, принимаемые в условиях вероятной  определенности;

- решения, принимаемые в условиях неопределенности.

Решения, принимаемые в условиях определенности, применяются тогда, когда есть исчерпывающая информация о проблемной ситуации. Такие решения полностью программируемы. Руководитель, сталкиваясь с различными задачами, замечает, что некоторые из них периодически повторяются.

Решения, принимаемые в условиях вероятной определенности или с элементами риска, применяются с осознанием того, что имеющейся информации недостаточно или она может быть недостоверной. Руководитель, как правило, может предвидеть все варианты последствий реализации такого решения. Эти решения частично программируемы.

Решения, принимаемые в условиях неопределенности, когда информации о проблемной ситуации явно недостаточно для принятия правильного решения, совершенно непрограммируемы. В условиях неопределенности, как правило, принимаются решения по новым и творческим задачам. [36, с. 245]

По масштабу объекта управления выделяют:

- общие;

- локальные.

Общие решения касаются одинаковых проблем относящихся к различным подразделениям организации. Они принимаются на основе итоговых цифр финансовых отчетов.

Локальные решения относятся к проблемам присущим только одному подразделению. Они, как правило, принимаются на основе ежедневных, еженедельных отчетов.

По количеству лиц, принимающих решения управленческие решения можно разделить на индивидуальные и коллективные.

Индивидуальная (единоличная) форма характеризуется тем, что руководитель единолично принимает решение и несет за него персональную ответственность, при этом в процессе подготовки решения он может выслушивать мнения подчиненных, консультироваться со специалистами и экспертами.

Единоличное принятие решения значительно повышает ответственность руководителя за результаты, процесс принятия решения, как правило, ускоряется, и определение источника успеха или неудачи в данном случае упрощается.

Коллективная форма принятия решения означает, что решение принимается членами определенной группы, связанными между собой формальными или неформальными отношениями. Решение принимается либо голосованием, либо на основе консенсуса. Для принятия решения может потребоваться простое или квалифицированное большинство голосов в зависимости от регламента, установленного для данной процедуры.

Коллективный порядок позволяет в окончательном решении учесть мнения многих членов группы, и в этом смысле групповое решение представляется более объективным, нежели индивидуальное. [32, с. 322]

По форме представления выделяют:

- письменные – преобладающая форма, позволяет внести тот элемент стабильности, упорядоченности и фиксирования информации, без которого немыслимо управление;

- устные – составляют наиболее  оперативную часть управленческого  и  производственного аппарата. Подобные решения могут касаться важных вопросов и должны подкрепляться ответственностью за исполнение.

- кодированные – применяются  в автоматизированных системах. Наносятся  на специальные документы, табуляграммы, перфокарты, различные магнитные носители и т.д.

По времени действия, выделяют: длительного действия, среднесрочные, кратковременные, разовые и повторяющиеся.

По признаку и характеру учета изменения условий реализации решения, выделяют:

- гибкие – алгоритмы, которых  заранее, уже при их принятии, предусматривают различные варианты действий в зависимости от возникающих условий;

- жесткие – имеют единственный  вариант реализации при любых  условиях или состоянии субъектов и объектов управления.

По времени наступления последствий для объекта управления и среды, выделяют:

- стратегические – предназначены  для того, чтобы помочь организации достичь своих целей посредством адаптации к изменениям внешней среды. Реализуется через: распределение ресурсов, адаптации к внешней среде, внутреннюю координацию и организационное стратегическое предвидение;

- перспективные – направлены  на принятие и реализацию перспективных планов;

- текущие – развивают и уточняют  перспективные решения и принимаются в рамках подсистемы или блока товара, этапа одного из его циклов, например, цикла разработки;

- оперативные  -  принимаются в отношении конкретного нижнего уровня, например товара (материала упаковки), или элемента организации (загрузки одного конкретного места на текущую рабочую смену). Основой таких решений являются календарные планы, графики, заявки, сводки.

- стабилизационные – принимаются для обеспечения невыхода организации, ее подсистем из области управляемых или допустимых состояний.

В зависимости от творческого вклада управляющих менеджеров в разработку решений, выделяют:

- рутинные - они принимаются согласно отработанному механизму и имеющейся программе действий. В проявлении творческого подхода нет необходимости, так как все процедуры решения известны. Основа таких решений- корпоративные стандарты предприятия;

- селективные - инициатива и свобода действий проявляется в ограниченных пределах. Например, при оценке различных известных альтернатив и выборе из них оптимальных;

- адаптационные - они рассчитываются на дополнительные, непредусмотренные трудности. Как правило, при их разработке сочетается использование творческого нестандартного подхода на основе новых идей с отработанными ранее возможностями;

-  инновационные - связаны со сложностью и непредсказуемостью событий. Это вызывает необходимость принятия неординарных решений, содержащих нововведения. [36, с.247]

Управленческие решения должны быть: эффективными, своевременными, рациональными, обоснованными и реально осуществимыми.

В целом, знание и умелое использование классификационных признаков управленческих решений позволяет произвести управленцу структуризацию стоящей перед ним задачи, что позволит ему более четко формулировать и разрешать задачи управления, а также концентрирует усилия, знания и более эффективное расходование времени и средств при разработке управленческих решений.

 

 

 

2 Структура и содержание внутренней отчетности ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород»

 

2.1 Внутренняя отчетность как  инструмент системы внутреннего  контроля

 

Общество с ограниченной ответственностью «Газпром трансгаз Нижний Новгород» входит в состав группы «Газпром», вертикально интегрированной энергетической компании, в качестве 100% дочернего общества. ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» занимает третье место по объемам товарно-транспортной работы среди предприятий ОАО «Газпром».

В составе Общества 26 филиалов, 54 компрессорных цехов, 284 газоперекачивающих агрегатов, 328 газораспределительных станций, 11 автомобильных газонаполнительных компрессорных станций. Эффективную работу компании обеспечивает около 11 тысяч специалистов.

Деятельность предприятия нацелена на транспортировку и реализацию газа, и других углеводородов, производство и сбыт тепло- и электроэнергии, а также иные виды деятельности, включая технический контроль трубопроводных систем, поставку оборудования, НИОКР, обработку информации. 

В ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» ежедневный контроль осуществляет руководитель низшего звена управления, для этого он использует детализированную, аналитическую информацию, которая формируется в управленческом учете по центрам ответственности.

В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчётность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой синтезированную и обобщенную информацию.

Внутренняя отчетность подразделений ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» - это система взаимосвязанных показателей характеризующая результаты деятельности подразделений за определённый промежуток времени.

Различие выполняемых функций отдельными подразделениями ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» определяет состав и содержание информации, включённой во внутреннюю отчётность.

Информационная отчетность в рассматриваемом нами предприятии чаще всего составляется по запросу и используется для информирования руководства о происходящих событиях. Данные отчетности необходимы, чтобы обратить внимание администрации и предпринять какие-либо действия с её стороны.

Отчетность об экономических результатах предназначена для оценки деятельности хозяйственных подразделений - цехов, участков, бригад. Основное назначение таких отчетов - быть основанием для принятия краткосрочных управленческих решений и обеспечение коммуникационных связей между цехами и отделами.

Основной отчетной формой внутренней отчетности ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» является рапорт-отчет об итогах работы за истекший день. Он имеет форму ведомости, показатели не требуют сопроводительного текста, легко обозреваемы и позволяют оперативно осуществлять процесс управления. Все показатели отчета связаны с планом.

Учет по центрам ответственности предполагает отражение в отчетности показателей выработки (доходы) и затрат (расходы), эффективности для каждого структурного подразделения. Плановые данные должны быть увязаны с материальным стимулированием работающих. Исходя из этого принципа, расходы представлены по видам затрат, которые могут возникнуть и возникают в результате планируемой и фактической выработки продукции, работ и услуг. Такого рода отчеты о доходах и расходах практикуются при установлении трансфертных цен. В качестве отчетного периода по доходам и расходам обычно устанавливается месяц. Ежедневное оперативное регулирование незавершенного производства (хода производства), обеспечение контроля за наличием и движением деталей, полуфабрикатов в производстве, цехах, кладовых и на рабочих местах осуществляется составлением балансов деталей, жидких масс, металла и т. п.

Наблюдение за численностью работников, количеством явок на работу, неявок по причинам, целосменными и внутрисменными простоями, отработанными человеко-часам или нормо-часами, движением рабочей силы проводят ежедневно по данным табельного учёта. За месяц данные обобщают в балансах рабочего времени.

Повседневный контроль за использованием оборудования в цехах и на участках осуществляют по данным рапортов-отчетов простое оборудования по видам и причинам обобщением за месяц этих данных в балансах времени работы оборудования.

Использование всех видов энергии (газ, тепло энергия, электроэнергия) контролируется датчиками и счетчиками, показания которых регистрируются и обобщаются в ежедневных сводках о расходе. С учетом специфики технологии и организации производства и управления цехам, службам, отделам могут быть установлены другие экономические показатели (фондоотдача, коэффициент использования оборудования, трудоемкость, численность, ритмичность производства, потери от брака, коэффициенты выхода готовой проекции и т. п.).

Результативная внутренняя отчетность о персональной деятельности на данном предприятии направлена на обеспечение информацией трех видов:

- информация о фактических результатах;

- информация о планируемых (смета, стандарт) сказателях;

- информация о причинах различий  между фактическими и ожидаемыми результатами.