Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

 

Автономное учреждение

среднего профессионального  образования

Ханты-Мансийского  автономного округа – Югры

«СУРГУТСКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ 

 

 

 

К защите допущена

Заведующий по УПР СП-3________________________/О.А. Мальцева

                                  (подпись)                 Ф.И.О.

 

 

 

 

 

ПИСЬМЕННАЯ 

ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ РАБОТА

 

 

Тема Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

 

Выпускник  Шурова Ксения Игоревна Группа № 133

Ф.И.О.

Код, наименование профессии  034700.01 Секретарь

 

Работа выполнена_______________________

(подпись выпускника)

 

Руководитель  работы _____________/ Л.П.Черненко     «____»___________2013 г.

    (подпись)

 

Председатель  ПМО_______________/ Т.В. Авдеева       «_____»__________ 2013 г.

  (подпись)

 

Консультант по

практической  части ___________/ Т.В.Авдеева   «_____»___________2013 г.

   (подпись)

 

 

 

 

Сургут, 2013 г.

 

Содержание

Введение

1. Определение  цели, времени, места встречи.

1.1. Формирование состава делегации.

1.2. Правила рассадки гостей, участников приема.

2. Подготовка  и проведение деловых встреч, приемов.

     2.1. Примы и их сущность

     2.2. Назначение и подготовка проведения приемов

3. Практическая часть

Заключение 

Список литературы

Приложения  

Введение:

Деловые встречи и приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов  позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом  будущие выгодные для участвующих  партнеров контракты, расширить  и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и  притязания будущих партнеров, их особенности  в организации дела.

Очевидная польза от организации приема состоит ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами  затягиваются, возникает тупиковая  ситуация, когда ни одна, ни другая сторона  не хочет (или не может) уступить, пойти  на компромисс и в то же время  не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров  и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приёма - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать  юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы  деятельности фирмы, поскольку это  даёт повод провести время в непринуждённой, радостной обстановке.

Однако участие сотрудников  приглашенной организации в деловом  приёме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки  должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

 

Объекты работы: Деловые встречи и приемы.

Цель: определить порядок  подготовки и проведения деловы встреч, приемов.

Задачи: определить цель, время  и место проведения деловых встреч, приемов; формировать состав делегации; знать особенности рассадки и  обслуживания гостей.

 

 

1. Подготовка и проведение деловых встреч

 

1. Предмет деловой встречи.

Эффективное проведение деловой встречи  требует серьезной и тщательной подготовки.

Предметом деловой встречи является вопрос, проблемы, которые нужно  рассмотреть во время встречи. Кроме  встреч с целью решения деловых  проблем проводятся также протокольные встречи, которые еще называют "визитами вежливости", поскольку они проводятся с целью личного знакомства или  выявления внимания к партнеру по определенному поводу.

О деловой встрече следует договариваться заранее. В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за 2-3 дня. Об организации деловой встречи можно договариваться по электронной почте, по телефону. 

Особенно тщательной должна быть подготовка к встрече с иностранцами. Нужно  предусмотреть все элементы программы  их пребывания: порядок встречи, персональный состав участников, участие представителей прессы, обмен сувенирами, приветственные речи, размещение в гостинице, деловая  часть, культурная программа, неофициальные  приемы, провода.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Место проведения деловой встречи.

Место проведения встречи имеет  важное значение для сторон переговорного процесса, ведь может стать важным аспектом эффективности встречи для одной или всех сторон переговоров. Существуют следующие варианты выбора места проведения деловых встреч: на своей территории, на территории партнера, на нейтральной территории и с помощью средств коммуникации (дистанционно).

Большинство деловых людей предпочитают проведению встреч на своей территории (в помещении своей фирмы).

Встреча на своей территории дает возможность выгодно для себя использовать статус хозяина. Ведь в этой ситуации очень часто срабатывает выражение "дома и стены помогают". Хозяин может набором соответствующих тактических приемов влиять на процесс течения переговоров. Это средства организационного плана: выбор и устройство помещения, размещение участников за столом переговоров, организация переговорного процесса (затяжки, перерыва), организация культурных и социальных программ.

Организационные средства связаны  с психологическими. Ведь формы и уровень организации переговорного процесса создают соответствующую психологическую атмосферу (дружелюбия, давления, напряженности, манипуляции и т.д.). Примером может быть оформление офиса Размер стола, дистанция между хозяином и посетителем, форма , размер стула (кресла), который предлагается посетителю т.д.). Кроме того, уже сам статус гостя будет вызывать у человека определенную психологическую напряженность.

Важно также то, что хозяева не тратят время и силы на преодоление  усталости после дороги и на адаптацию  к среде. Они могут использовать имеющиеся возможности своего офиса: телефон, факс, Internet, секретарские услуги, комнаты для отдыха, помощь экспертов, юристов, вышестоящих лиц и др.

Подготовка помещения. При подготовке помещения к деловой встрече (переговоров) специалисты по научной организации  труда советуют придерживаться следующих основных требований: чистота, порядок, проветренность, отсутствие шума, благоприятная для обеих сторон температура помещения, комфортное освещение.

Наиболее пригоден цвет стен для встреч - это светло-голубой цвет помещения.

Интерьер помещения для переговоров  улучшится при наличии ваз с цветами, картин.

 

Территория партнера. Существуют случаи, когда лучше проводить переговоры на территории партнера. В первую очередь это возможность получить дополнительную информацию о партнере, его фирму.

Уже сам факт, что вы согласились  провести переговоры на территории партнера, является элементом уважения к партнеру, демонстрирует серьезность ваших  намерений и может убедить  другую сторону в том, что с  вами стоит иметь дело.

Эффективность выбора вариантов вышеприведенных  встреч зависит от ситуации. Но лучшим является вариант организации попеременных встреч на "своей территории" и  на "территории партнера".

Нейтральная территория. Важно то, что встреча на нейтральной территории не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективным этот вариант может быть при решении конфликтных ситуаций.

С этой целью в гостиницах, бизнес центрах создаются специально приспособленные  для этого помещения. Во многих случаях  для переговоров используются конференц-залы.

В случае необходимости неофициального общения встреч за рубежом используются загородные деловые клубы для  бизнесменов. В случае отсутствия широкой  сети подобных учреждений, в нашей  стране используются рестораны (кафе).

Дистанционно. Развитие международной телефонной связи, фототелеграфа (факс), сотового телефона, сети Internet, видеокомуникаторив (конференц-видеосвязь) позволяет облегчить процесс организации и проведения переговоров и в значительной мере отказаться от организации очных встреч. Современные средства связи позволяют осуществлять прямой электронный контакт с передачей изображения и звука.

Временные границы. Важным шагом к  успеху деловой встречи является правильный выбор времени и дня  недели. Нужно учитывать обстоятельства деловой жизни, деловые привычки партнеров, часы их оптимальной работоспособности.

Так, некоторым людям лучше работается утром, их называют «жаворонками», другим вечером - это "совы", промежуточный  тип называют "голубями". По исследованиям ученых "совы" составляют примерно 33%, "жаворонки" - 17%, а "голуби" - 50% от общего количества людей.

 

 

 

 

 

3. Время проведения деловых встреч

Психологи предлагают при организации  переговоров учитывать такие  факторы Не нужно планировать встречу непосредственно перед обедом. Мысли о еде мешать конструктивному общению. Но если встреча уже предусмотрено, будет хорошо в процессе переговоров предложить партнерам чашку кофе, чай, что-то немного поесть.

Не следует планировать встречу  сразу же после обеда. Нужно предоставить партнерам собраться с мыслями  и проверить необходимую информацию.

Понедельник, с одной стороны, не лучший день для встреч. Ведь людям  нужно время, чтобы настроиться  на рабочий ритм после выходных. Хотя, с другой стороны, в понедельник  преимущество "свежей головы", в  этот день встречаться для обсуждения важных проблем, планируя закончить  их до конца недели.

Пятница, когда все уже ожидают  выходных, не лучший день для того, чтобы  начинать угодно.

Необходимо обсуждать продолжительность  встречи. Ведь может случиться так, что ваш партнер, которого не предупредили о продолжительности встречи, через  полчаса после начала встречи  извинится и, сославшись на необходимость  выполнения своих не менее важных дел, оставит вас. Обусловленного времени  проведения встречи принято обязательно  соблюдать.

Договорившись о времени проведения встречи, необходимо быть точным. Опоздание  рассматривается как оскорбление  принимающего лица и может отразиться на ходе переговоров. В случае допустимой задержки нужно найти возможность, пусть даже за короткое время, предупредить партнера и соответственно извиниться.

 

 

 

 

 

1.4. Состав делегации.

Переговоры между двумя представителями  проводятся очень редко. Поэтому  элементом протокола деловой  встречи является обусловливание состав ее участников. В состав делегации входят:

непосредственные участники переговоров;

компетентные консультанты (эксперты);

вспомогательный персонал (переводчики, стенографисты, водители, секретари  и др.)..

В основе договоренности должен быть принцип равной численности делегаций  с обеих сторон. Более многочисленная делегация психологическое преимущество. В силу определенных обстоятельств  могут быть отклонения от принципа паритетности, но при условии, если вы убедите в этом партнеров.

Переговоры тем эффективнее, чем  меньше количество их участников. Поэтому, если необходимо как можно скорее их провести, надо уменьшить численный  состав сторон, тем более, что нередко увеличение количества участников переговоров приводит к недоразумениям.

Списки переговоров, с указанием  фамилии, имени и отчества, места  работы и должности участника, заносятся  в протокол.

Обмен протокольными спискам, как правило, происходит в начале встречи. Если же списки заранее не составлены, то для владения информацией об участниках встречи стороны обмениваются визитными карточками.

Кроме численности обусловливается  также и уровень участников встречи. Уровень представительства должен быть примерно одинаковым. Подбор состава  и уровня участников переговоров  зависит от того, какое значение придают встречи ее участники, от характера сделки и национальных особенностей участников переговоров. Так, китайские делегации на переговорах  отличаются численностью, а американцы предпочитают небольшим группам. Повышает имидж делегации наличие в  ее составе представителя другого  пола.