Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

Обед - наиболее торжественная форма  приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости  сначала находятся за столом в  течение часа, за тем они переходят  в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с  рассадкой - каждый участник узнает о  номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную  рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола  и садятся за один из небольших  столов. Меню как на фуршете. Такой  прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между  заседаниями конференции. Обед-буфет  менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как  правило, для женщин. Ужин с рассадкой  отличается от обеда только более  поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное  или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

- первыми по правую и левую  руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем  места чередуются: рядом с женщинами  сажают мужчин и наоборот;

- женщину не сажают с женщиной  и в конце стола, если в  торце стола не сидит мужчина;

- мужа не сажают рядом с  женой;

- два иностранца из одной  страны не сидят вместе;

- последние места за столом  занимают сотрудники своего учреждения  ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти  свое место за столом, при входе  выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие  этапы: постановка целей приема, выбор  формы приема, определение состава  участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление  плана рассадки за столом( если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших  фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе проведенной  работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к деловой встрече или приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Деловые встречи и приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов:

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую  рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов  позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом  будущие выгодные для участвующих  партнеров контракты, расширить  и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и  притязания будущих партнеров, их особенности  в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при  принятии решений о заключаемой  сделке.

 

Список литературы:

1) Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2002.-с.208.

2) Данкел. Деловой этикет - Ростов-на-Дону: Феникс, 2006.- 370.

3) Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика.- М.: Дело, 2003.-с.496.

4) Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с.354.

5) Яшин В.В Деловая этика.- М.: Дело, 2002.-с.342

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раскладка на официальных  приемах:

1 - 12 гости в порядке  официального старшинства.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раскладка на официальных  приемах с хозяйкой:

1 – 14 гости в порядке официального старшинства.

На неофициальных приемах  с супругами, хозяин и хозяйка  занимают места друг против друга  за торцами стола.

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

 

 

Неофициальный прием. Стол П-образный, хозяин и хозяйка сидят напротив друг друга. Этого плана рассадки, хотя он и принят в международной практике, следует избегать, т.к. гости 7-12 практически не могут общаться с хозяином.

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

 

 

 

Гораздо удобнее будет  рассадка по следующей схеме.

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

 

 

Рассадка гостей на приемах, правила этикета

§ 24. На официальных завтраках  и обедах рассадка гостей проводится в соответствии с их рангом в порядке  протокольного старшинства.

§ 25. Официальные должностные  лица, имеющие ранг или титул, находящиеся  в отпуске или не у дел, другими  словами, не выполняющие своих функций, соответствующих своему рангу, уступают старшинство гостям того же ранга, находящимся  в активной работе. Если гость выполняет  обязанности более высокие, чем  положено ему по рангу, он занимает положенное ему самое высокое  место.

§ 26. Поскольку женщины  все чаще и чаще занимают высокое  положение в выборных органах  и на административных постах, на официальных  завтраках и обедах женщины рассаживаются  среди мужчин в зависимости от их ранга.

§ 27. На неофициальных завтраках  и обедах, где присутствуют мужчины  и женщины, по возможности не рассаживаются  рядом. В таких случаях, если только женщина не является главой представительства, женщины рассаживаются в соответствии со старшинством мужей.

§ 28. Вдовы сохраняют ранг мужей. Женщины без сопровождения  мужчины рассаживаются в соответствии с возрастом, положением или почетным званием. Замужние женщины имеют  старшинство выше вдовствующих или разведенных. Все женщины по старшинству выше молодых девушек, если только их ранг и выполняемые обязанности или почетные звания не дают кому-либо из них особого предпочтения.

§ 29. Муж женщины, занимающей официальное положение, садится  среди мужчин в соответствии с  рангом жены, если занимаемое им положение  не дает ему право на более почетное место.

На встречах, где присутствуют как официальные должностные  лица, так и выдающиеся деятели, неизбежны  противоречия между старшинством по праву и старшинством по соображениям вежливости. В этих случаях необходимо учитывать следующие правила:

• всегда принимается во внимание относительное старшинство лиц, занимающих официальное положение;
• когда старшинство определено, почетные гости размещаются среди должностных официальных лиц, с отданием предпочтения по соображениям вежливости лицам, занимающим высокое положение и имеющим большее влияние в общественной жизни;
• преимущество иностранных гостей общепринято. Равные по рангу иностранные гости занимают более высокое место, чем граждане своей страны. Граждане, работающие за пределами своей страны, имеют более высший ранг, чем их соотечественники.

§ 30. На приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Места за столом делятся на более и менее почетные. Самое почетное место справа от хозяйки (на неофициальном приеме) или справа от хозяина (на приеме официальном). Далее идут места слева от хозяйки и хозяина по мере удаления менее почетные.

§ 31. На официальном приеме, где приглашенные присутствуют без жен или мужей, главному гостю предлагается место за столом напротив хозяина.

Наиболее распространенные схемы рассадок.

Официальный прием. Присутствуют только официальные лица. Женщины занимают места соответственно своему официальному статусу.

Возникает естественный вопрос: почему же супружеские пары или представители  хозяев и гостей рассаживаются порознь? Этот порядок соблюдался исстари. При  размещении гостей за столом во время  званого обеда или ужина соблюдалась  субординация. Этот обычай в какой-то мере повторял порядок, принятый при  распределении мест в царской  думе еще допетровской Руси. Наиболее знатные бояре сидели ближе к  царю.

Вспомним пример, упоминаемый  нами в случае с боярином Дружиной Андреевичем Морозовым, воспротивившимся сидеть за царским столом во время  трапезы ниже Бориса Годунова.

Во время такого обеда  и ужина соблюдалась не только субординация, но учитывались интересы людей, сидящих друг с другом. Застольная беседа, являвшаяся непременным условием приема, становилась об-щей, отражающей взаимные и равные интересы обеих сторон. Рассаживали так, чтобы женщины сидели между мужчинами, супругов в разные места. Исключение составлялось только для помолвленных, которых сажали рядом.

Этот обычай, соблюдаемый  сегодня протоколом в официальных  приемах, к сожалению, зачастую игнорируется в приемах частного характера, хотя и носящих торжественный характер. Рассмотрим прядок рассадки, к примеру, за свадебным столом.

Как правило, на таком торжестве  встречаются люди, впервые друг друга  видящие и знакомящиеся. Вспомним, как жених и невеста с родителями рассаживают гостей за П-образным столом. Да, гостей и рассаживать не нужно. Они сами садятся. Гости невесты все вместе с ее стороны, гости жениха - соответственно с его. Не уверен в том, что в среде этих двух разобщенных между собой компаний, не найдется пары человек, способных сделать между собой нетактичное замечание в адрес невесты, жениха, их родителей или всего торжества в целом. Предлагаемая же нами рассадка и практикуемая, кстати, во всем цивилизованном мире, исключает подобные обсуждения и разбирательства. Наоборот, способствует пусть более трудному, но более тесному и доброму контакту малознакомых между собой гостей.

Правильной и более  доброжелательной на свадьбе будет  рассадка в соответствии с приведенной  схемой, где родители и гости занимают свои места в соответствии с равенством положения. И выглядеть это должно так. По приведенной выше схеме рассадки за П-образным столом:

Хозяйка - невеста

Хозяин - жених

• М1 - свидетель
• Ж1 - свидетельница
• М2 - отец невесты
• Ж2 - мать невесты
• МЗ - отец жениха
• ЖЗ - мать жениха

Ну, и далее, в том же порядке по старшинству родственников  и гостей. Такая рассадка заранее  предопределяет дружеское расположение и взаимолюбезные контакты.

Ниже приводятся еще несколько  схем рассадок за столом на официальных  и неофициальных приемах. П- и ГП-образные столы лучше раздвинуть, образовав проходы.

Иногда в дипломатической  практике используется круглый стол. Приемы рассадки за таким столом те же, что и за прямоугольным. Круглый  стол удобен, как на официальных, так  и на неофициальных приемах, когда  положение участников приема более  или менее одинаково.

§ 32. В дипломатическом  протоколе существует техника обозначения  за столом. Небольшие прямоугольные  карточки с именем гостя раскладываются около приборов. В зале, где собираются гости и подаются напитки, на небольшом  столике выставляется план рассадки. Строго с соответствием с планом рассадки каждое место за столом обозначается карточкой.