Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере ООО "Ростопливо"

 

Таким образом, были отражены хозяйственные  операции по учету приобретения горюче-смазочных  материалов.

  Офис-менеджеру  ООО «Ростопливо» Соколовой О.В. на основании приказа руководителя организации Занкевича А.Г., по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2012г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 11.01.2012г. у Соколовой О.В.нет.

Соколова О.В. представила в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 11.01.2012г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек №07 от 11.01.2012г.  и кассовый чек магазина розничной  торговли «Электротехника» на  радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная №11 от 11.01.2012г. и счет-фактура  №11 от 11.01.2012г. организации ООО  «Дипломат» на электронные калькуляторы  «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на  общую сумму 700руб., в т.ч. сумма  НДС – 106,78руб.;

3) квитанция к приходному кассовому  ордеру №08 от 11.01.2012г. ООО «Дипломат»  на сумму 700руб., полученных от  Соколовой О.В.;

4) договор купли-продажи №02 от 11.01.2012г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

 На основании счета-фактуры  №11 от 11.01.12г. ООО «Дипломат» оформлен к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 – 106,78рублей.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию  на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет приняла, проверила  и подтвердила правильность оформления -  главный бухгалтер Никифорова О.А., утвердил отчет директор Занкевич А.Г. 11.01.2012г.

Перерасход подотчетных сумм выдан  Соколовой О.В. по расходному кассовому  ордеру №05 от 11.01.2012г.

Все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, сформулированы в таблице 3.4. Корреспонденция счетов по выдаче подотчетных сумм на хозяйственные нужды.

Таблица 3.4.

Корреспонденция счетов по выдаче подотчетных  сумм на хозяйственные нужды.

Документ и содержание операции	Дт	Кт	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер  №04 от 11.01.2012г. Выдано под отчет	71	50	4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2012г. Соколовой О.В. - приобретен 1 радиотелефон  в розничной торговли и оприходован  на склад; - приобретены 2 калькулятора  в организации «Дипломат» и  оприходованы на склад (без  НДС); - НДС (счет-фактура №11 от 11.01.2012г.) - приобретены 3 стула у  предпринимателя Селезнева С.С.  и оприходованы на склад. Итого:	10/9   10/9 19 10/9	71   71 71 71	980   593,22 106,78 2610 4290
Расходный кассовый ордер  №05 от 11.01.2012г. Выдан перерасход подотчетных сумм Соколовой О.В.	71	50	290

 

При проверке документов, аудитор не обнаружил нарушений оформления и учета предоставленных документов по авансовому отчету №2. Вся документация оформлена в соответствии с действующим законодательством, т.е. предоставленные кассовые и товарные чеки заполнены корректно, в товарном чеке указаны: номер, дата, организация, наименование товара, стоит круглая печать компании. Главным бухгалтером сформулированы хозяйственные операции на основании в соответствии с планом счетов.

 В процессе работы аудитор проверяет также законность и целесообразность возмещения командировочных расходов на предприятии при этом проверяется правильность ведения журнала регистрации работников направленных в командировки.

 На основании приказа руководителя, водитель Селезнев Е.Н. был отправлен в командировку в г. Саратов, за покупкой расходных материалов, на основании командировочного удостоверения №17 от 05.07. 2012 г. Перед началом командировки ему были выданы средства в подотчет в размере 12 100 руб. По окончании командировки он предоставил авансовый отчет с приложенными оправдательными документами на сумму в размере 8 632,11 руб. Полученные результаты проверки отражены в таблице 3.5.

Таблица 3.5.

 Сверка достоверности  отражения данных по командировке  работника ООО «Ростопливо» Селезнева Е.Н. за 05.07. 2012г.

№	Документ подтверждающий производственные расходы		Наименование документа (расхода)	Сумма расхода				Дебет счета (субсчета)	Отклонение (-;+)
				По данным аудита		По данным бух. учета ООО  «Ростопливо»
	Дата	Номер		По отчету	Принятая к учету	По отчету	Принятая к учету
1	05.07.2012 г.	17	Командировочное удостоверение	2 100	2 100	2 100	2 100	44.1	-
2	07.07.2012 г.	0014	Кассовый чек	762,02	762,02	762,02	762,02	10.03	-
3	07.07.2012 г.	0411	Кассовый чек	891,97	891,97	891,97	891,97	10.03	-
4	07.07.2012 г.	274271,0112	Счет, Кассовый чек	2000,00	2000,00	2000,00	2000,00	44.1	-
5	07.07.2012 г.	б/н 2970	Квитанция, Кассовый чек	200,00	200,00	200,00	200,00	44.1	-
6	07.07.2012 г.	б/н 4152	Товарный, Кассовый чек	791,20	791,20	791,20	791,20	10.03	-
7	08.07.2012 г.	0260	Кассовый чек	964,92	964,92	964,92	964,92	10.03	-
8	09.07.2012 г.	2516	Кассовый чек	917,00	917,00	917,00	917,00	10.03	-
	ИТОГО:			8632,11	8632,11	8632,11	8632,11

 

Особое внимание уделялось  проверке предоставленных командированными лицами авансовых отчетов.

Аудитором было проверено наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены.

На основании данных Таблицы 3.5. была установлена достоверность отражения данных бухгалтерского учета по командировке Селезнева Е.Н.в г. Саратов.

В процессе работы аудитор проверял законность и целесообразность возмещения командировочных расходов на предприятии ООО «Ростопливо» при этом проверялось правильность ведения журнала регистрации работников направленных в командировки.

В результате проведенного аудита операций с подотчетными лицами в ООО «Ростопливо» установлено, что:

• отсутствуют случаи выдачи наличных денег из кассы посторонним лицам;
• отсутствует приказ руководителя о лицах, уполномоченных получать денежные средства под отчет;
• подписи в расходных кассовых ордерах присутствуют и главного бухгалтера и руководителя предприятия;
• не выдается повторная денежная сумма в подотчет тем работникам, которые не отчитались о невозвращенных предыдущих подотчетных суммах;

Таким образом, ООО «Ростопливо» выдает денежные средства в подотчет на оплату горюче-смазочных материалов и различных хозяйственных нужд.

Первичные документы заполнены  верно, по установленным типовым  формам. Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные  и квитанции отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством  к первичным учетным документам, так как содержат обязательные реквизиты. Разноска корреспондирующих счетов выполнена верно.

Используя регистры учета  по счету 71 - главную книгу и анализ счета проведена сверка отражения  авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету  совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету.

 

3.2. Аудит синтетического и аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами.

 

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета зависит от формы ведения учета на предприятии.

При журнально-ордерной форме  учета сверяются записи в ведомости  аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе  подотчетных лиц и в оборотной  ведомости или журнале-ордере.

При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

В ООО «Ростопливо» аудитор провел анализ счета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (1С - "Бухгалтерия-7.7."), (Таблица 3.6.).

В процессе данной проверки аудитором было  установлено соответствие данных по подотчетным суммам показателям синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для этого аудитор, общий итог остатков (в суммарном выражении) по сальдовой ведомости сверил с остатками на конец месяца, приведенными в оборотной ведомости.

Проверка полноты проверенных данных по перечисленным регистрам бухгалтерского учета представлена в таблице 3.6.

Представлена сверка конечного сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Ростопливо» за 7 июля 2012г.:

475 563,42руб. + 66 905,30 руб.- 42 831,50 руб. = 499 637,22

В результате мы выявили, что расхождения в данном случае отсутствуют, что является положительным моментом учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ростопливо».

Таблица 3.6.

 Проверка полноты отражения  данных в регистрах бухгалтерского  учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Ростопливо» за 7 июля 2012 г.

Показатель	Карточка сч.71, руб.	Анализ сч. 71, руб.	Оборотно-сальдовая ведомость  по сч.71, руб.	Отклонение (+;-)
1. Сальдо на начало  периода	475 563-42	475 563-42	475 563-42	-
2. Оборот по кредиту	66 905-30	66 905-30	66 905-30	-
3. Обороты по дебету	42 831-50	42 831-50	42 831-50	-
4. Сальдо на конец периода	499 637-22	499 637-22	499 637-22	-

 

Далее аудитором была произведена сверка взаимосвязи данных синтетического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в «Ростопливо» со счетом 50 «Касса». При этом используя анализ счета 50 «Касса» (Приложение 8), карточку счета 50 «Касса» Оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 «Касса» (Приложение 9). Метод сбора аудиторских доказательств включает проверку документов, предъявляемых клиентом, с использованием приема прослеживания. Аудитор прослеживает данные первичных документов и их отражение на счетах бухгалтерского учета (Таблица 3.7.). По проверке правильности отражения на счетах бухгалтерского учета операции по расчетам с подотчетными лицами, замечаний не выявлено.

Таблица 3.7.

Сличительная проверка операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Ростопливо» 18 июля 2012 г.

Хозяйственная операция	Корреспон. бух. счетов		Сумма, руб.	Отражение хозяйственной  операции в регистрах бухгалтерского учета						Отк-лоне-ния  (+;-)
	Дебет	Кредит		ПКО	РКО	Отчет кассира	Авансо-вый отчет	Анализ счета 71	Обороты по сч. 71
1.Выдана из кассы сумма  в подотчет	71	50	16 800	-	16 800	16 800	-	16 800	16 800	-
2.Поступили материалы  через подотчетных лиц	10	71	12 340	-	-	-	12 340	12 340	12 340	-
3.Начислен НДС по поступившим  материалам через подотчетных	19	71	2221,2	-	-	-	2221,2	2221,2	2221,2	-
4.Получен в кассу возврат  подотчетных сумм	50	71	2238,8	2238,8	-	2238,8	2238,8	2238,8	2238,8	-