Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

На приобретенные подотчетным  лицом  материальные ценности для оприходование на склад выписывается приходный ордер.

Выдача авансов на хозяйственно-операционные расходы производится из кассы ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал по расходным кассовым ордерам формы № КО – 2.

Корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал за август 2012 года представлена в таблице 2.1:

Таблица 2.1– Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал за август 2012 года

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Источник информации
	Дебет	Кредит
Списаны командировочные расходы, связанные с приобретением прочих материалов	10/6	71	41260	Журнал-ордер № 7

Примечание – Источник: собственная разработка.

 

Таким образом, по результатам исследования отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно – операционным расходам в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал можно сделать вывод о том, что операции по выдаче в подотчет наличных денежных средств на хозяйственные расходы отражается в учете в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок для выполнения производственного задания.

Основным документом, регламентирующим вопросы оформления и оплаты командировочных расходов по заграничным командировкам, является Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу. 

Направление работника в служебную командировку за границу производится на основании приказа руководителя.

Если командирование за границу осуществляется по приглашению зарубежной фирмы, организации, то кроме приказа используется приглашение, которое определяет условия нахождения за границей.

Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств по командировке.

Кроме того, руководитель ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал устанавливает техническое задание с указанием места командировки, цели, времени нахождения за границей, плана встреч и переговоров с иностранными партнерами, а при заключении договора – предмета договора, условий поставок, формы расчетов. Задание подписывает руководитель и командированный работник ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал.

Руководитель ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал определяет форму и порядок предоставления письменного отчета о выполненной работе.

За командированным сохраняется место работы, должность и заработная плата, не ниже среднего заработка за все дни командировки.

Руководитель ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал выдает аванс в иностранной валюте и возмещает работнику следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

за проживание вне места постоянного жительства – суточные;

по найму жилого помещения;

иные произведенные работником с разрешения нанимателя расходы.

Сумма аванса рассчитывается исходя из установленных Министерством финансов Республики Беларусь норм оплаты суточных расходов и расходов по найму жилья [4, с. 688].

При нахождении работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится по нормам суточных, установленным по командировкам на территории Республики Беларусь.

Суточные расходы на питание и личные расходы возмещаются в иностранной валюте по нормам той страны, в которую командирован работник ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал, включая день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь оплачивается по нормам суточных в пределах Республики Беларусь в белорусских рублях.

В случае временной остановки и пребывании более суток в другом иностранном государстве для выполнения служебного поручения или другим экстренным причинам при поездке к месту командировки, выплата суточных и расходов по найму жилья производится по нормам страны, в которой работник ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал находится проездом.

День пересечения границы определяется по отметке в паспорте. При командировании работников ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возращении обратно в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

При выезде в командировку по приглашению в случае, когда принимающая сторона обеспечивает питанием и валютой на личные расходы, суточные не выплачиваются, кроме времени нахождения в пути [27, с. 550].

Если принимающая сторона обеспечивает питанием, но не оплачивает проезд на городском транспорте и не выплачивает инвалюту на личные расходы, суточные выплачиваются в размере 30% нормы страны командирования,  а  для студентов и школьников в составе делегации – 15%.

При обеспечении принимающей стороной одноразовым питанием суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразовым – в размере 30% нормы суточных страны командирования.

При обеспечении принимающей стороной бесплатным жильем расходы по найму жилого помещения не оплачивается.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном предоставлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета за наем помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения в данной стране.

При командировании работника ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

В эти же страны при наличии подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице и сборов на право проживания в отдельных городах стран СНГ.

Командированному работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно возмещаются на основании подтверждающих документов в оригинале [4, с. 690].

При обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале возмещаются и иные расходы: комиссионные по обмену в банке одной иностранной валюты в другую, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательных сборов.

При поездке на автотранспорте ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал, кроме суточных и расходов по найму жилья, выдаются авансы в иностранной валюте на приобретение горюче-смазочных материалов, оплату стоянки, оплату дорожных и таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, оплату разрешений на проезд по территории иностранных государств, мойке автомобиля, экологических налогов и др. Возмещаются все эти фактические расходы на основе подтверждающих документов в оригинале в той валюте, в которой выдан аванс, а после командировки и в белорусских рублях на дату авансового отчета.

При командировках на автотранспорте ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для оплаты суточных и других расходов в инвалюте являются путевой лист с отметками выезда и заезда на предприятие.

Работники, прибывшие из служебной командировки, должны представить письменный отчет об итогах командировки в 2-недельный срок и авансовый отчет об использовании иностранной валюты не позднее 3 рабочих дней, исключая день прибытия, и возвратить в кассу неиспользованную сумму валюты [27, с. 551].

В августе 2012года работники ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал не направлялись в командировки за границу.

При направлении работников ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал в командировку в пределах Республики Беларусь оформляется приказ (Приложение Е) с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (Приложения Ж), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие реквизиты:

номер командировочного удостоверения;

штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

ФИО, должность и место работы командируемого работника;

пункт назначения;

срок командировки;

цель командировки;

документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

Срок командировки работника определяется руководителем ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения руководителя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года [19].

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальном журнале (Приложение И).

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки работникам ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению руководителя ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению руководителя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

За командированным работником сохраняются место работы, должность и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.                       Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку на ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал оформляются и другие документы, в частности доверенность (Приложение К) и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов организации при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

На основании приказа (Приложение Л) руководителя ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал работнику выдается аванс на командировочные расходы, путем перечисления ему денежных средств на карт-счет. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходно-кассового ордера.