Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

После возвращения из командировки работник в течение трех дней должен отчитаться о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (Приложения М).

Основными реквизитами авансового отчета являются:

наименование организации;

ФИО и должность работника;

номер и дата составления авансового отчета;

назначение аванса;

сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

некоторые другие реквизиты.

дата составления авансового отчета;

порядковый номер документа;

кому, за что и по какому документу уплачено;

сумма оплаты;

итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

командировочное удостоверение (Приложение Н) с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью с наименованием организации, в которую был командирован работник;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно (Приложение П, Р);

отчет о проделанной работе составляется по требованию руководителя.

Цели служебной командировки могут быть разными: выполнение работ, оказание услуг, получение товара или сырья, налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов [20, с. 478].

Неизрасходованные суммы аванса работник возвращает в кассу ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов (Приложение С) или не возврата в кассу ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции, работ, услуг организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором сумма задолженности списывается с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение (Приложение Т), авансовый отчет (Приложение У) и некоторые другие документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами 

 

 

Синтетический учет расчетов с работниками ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами [4, с. 508].

Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче. В ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7 (Приложение Ф).

Основанием для составления журнала – ордера № 7 в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал являются: расходные косовые ордера – на суммы, выданные под отчет; авансовые отчеты (Приложение Х) – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

По окончании месяца в журнале – ордере формы № 7 по каждому подотчетному лицу и в целом по журналу ордеру определяется сальдо, подсчитываются итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По состоянию на 1 августа 2012 года по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» числится кредитовое сальдо в сумме 919 450белорусских рублей.

В августе месяце 2012 года в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал осуществлялись хозяйственные операции по выдаче в подотчет наличных денежных средств на командировочные, хозяйственные расходы и списанию израсходованных подотчетных сумм. Корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами по служебным командировкам в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал за август 2012 года, представлено в таблице 2.2:

Таблица 2.2   – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал за август 2012 года

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Источник информации
	Дебет	Кредит
Перечислено с расчетного счета в подотчет на командировочные расходы	71	51	938150	Журнал-ордер №7, Главная книга
Отражены командировочные расходы, связанные с общепроизводственными затратами	25	71	436190	Журнал-ордер №7, Главная книга
Отражена сумма расходов, осуществленных подотчетным лицом и связанных с продажей товаров для собственной торговли	44	71	110000	Журнал-ордер №7, Главная книга
Отражены командировочные расходы, связанные с общехозяйственными затраты	26	71	88000	Журнал-ордер №7,  Главная книга
Оприходованы подотчетным лицом приобретенные прочие материалы	10/6	71	41260	Журнал-ордер №7, Главная книга
Отражена сумма командировочных расходов связанная с получением выручки от оказания услуг сторонним организациям	90	71	255000	Журнал-ордер №7, Главная книга

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Обороты по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в сумме 938150 рублей отражены в журнале-ордере № 7 и Главной книге (Приложение Ц)  за август 2012 года ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал (Приложения Ф, Ц).

Обороты по кредиту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в сумме 930450 рублей отражены в журнале-ордере № 7 и Главной книге за август 2012 года ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал (Приложения Ф, Ц).

В августе 2012 года работники ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал не направлялись в служебные командировки за пределы Республики Беларусь, а также ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал не имеет партнерских отношений с иностранными организациями.

При завершении расчетов по загранкомандировкам по решению нанимателя  сумма может быть выдана как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального Банка Республики Беларусь. Окончательный расчет с работником должен быть произведен не позднее 30 дней с даты авансового отчета, в бухгалтерии организации производятся следующие записи по счетам [4, с 688], которые представлены в таблице 2.3 «Расчеты по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь»:

Таблица 2.3 – Расчеты по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь

Содержание хозяйственной  операции	Корреспонденция счетов		Источник информации
	Дебет	Кредит
Получена в банке инвалюта по курсу Национального банка	50в	52	Журнал-ордер №7, Главная книга
Выдано в подотчет на загранкомандировку	71	50в	Журнал-ордер №7, Главная книга
Авансовый отчет	20, 26, 44	71	Журнал-ордер №7, Главная книга
Возврат аванса в кассу	50в	71	Журнал-ордер №7
Окончание таблицы 2.3
Курсовая разница	71	92	Журнал-ордер №7,  Главная книга
Возмещение командировочных расходов в негосударственных предприятиях сверх норм списания	84	71	Журнал-ордер №7, Главная книга
Стоимость приобретенных материальных ценностей за СКВ	07, 08, 10, 04, 41	71	Журнал-ордер №7, Главная книга
Предъявлен авансовый отчет без получения аванса в СКВ	20, 26, 44	71	Журнал-ордер №7, Главная книга
Выдано из кассы	71	50в	Журнал-ордер №7, Главная книга
Курсовая разница	92	71	Журнал-ордер №7, Главная книга

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере № 7, содержащем Ф.И.О. подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3

ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

В современных условиях, когда вычислительная техника  гармонично вписалась в деятельность различных служб организаций, компьютеризация учета, анализа и ревизий является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Использование данного инструмента бухгалтерами возможно только при глубоком знании технологий автоматизированной обработки учетно-аналитической информации, владении навыками постановки учетно-аналитических задач, методами формирования и использования исходной и результатной учетно-аналитической информации.

Форма учета, ориентированная на использование ЭВМ, называется автоматизированной. В ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал учет расчетов с подотчетными лицами частично автоматизирован.

Широкое использование в повседневной практике бухгалтерских служб автоматизированной информационно-управляющей системы (АИУС) приводит к существенному изменению основных элементов бухгалтерского учета, оказывает значительное воздействие на документы, учетные регистры, бухгалтерскую отчетность. В этих условиях бухгалтер должен принимать непосредственное участие в создании и внедрении проектов, формулировать проектные решения и выделять особенности обработки и контроля информации в конкретных условиях организации [28, с.39].

На отечественном рынке программ имеется достаточно большое количество предложений по автоматизации финансово-экономической деятельности. Основными системами, эксплуатируемыми в организациях Республики Беларусь являются: «1С:Бухгалтерия», «Анжелика», «Галактика», «Бэст-4».

«1С:Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, которая настраивается самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета организации, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Бухгалтер, освоив универсальные возможности «программы» самостоятельно может автоматизировать раздел учета расчетов с подотчетными лицами.

Основные возможности «1С:Бухгалтерия»: