Бюджетирование и внутренний контроль исполнения бюджета

3.Выделить в составе  управленческих и коммерческих  расходов переменные (прямые) и условно  постоянные расходы;

4.Определить какие расходы  из суммы условно-постоянных коммерческих  и управленческих следует отнести  к расходам отдельных структурных  подразделений организации и  какие к общеорганизационным  расходам;

5.Составить планы-графики  отдельно для коммерческих и  управленческих расходов, выделив  внутри них переменные и условно  постоянные расходы и соответственно  скорректировать эти расходы  по месяцам бюджетного периода.

 

Таблица 13 Бюджет коммерческих расходов в 200Х г.

тыс. д. е.

Таблица 14 Бюджет управленческих расходов в 200Х г.

2.5. Бюджет производственных  затрат (производственной себестоимости) 

После того как составлены все бюджеты, входящие в производственный бюджет, можно исчислить (скалькулировать) производственную себестоимость изготовленной  продукции, которая включает в себя прямые материальные затраты, прямые затраты  на оплату труда и накладные (общепроизводственные) расходы.

Бюджет производственной себестоимости по данным условного  примера имеет следующий вид:

 

Таблица 15 Бюджет производственных затрат (производственной себестоимости)

Подобный бюджет производственных затрат может быть составлен для  каждого вида продукции.

Для того, чтобы более  четко прослеживать соотношение  объема производства и производственных затрат целесообразно с самого начала процесса бюджетирования разграничить переменные и постоянные затраты, то есть использовать принципы маржинального калькулирования (основанного на деление затрат на переменные и постоянные по отношению к изменению объема производства). Анализируя соотношение изменения объема производства и производственных затрат можно действенно их планировать и контролировать.

Кроме операционных бюджетов у организации может возникнуть потребность в составлении вспомогательных  или специальных бюджетов (см. рис. 1 Типовая классификация бюджетов организации). Роль этих бюджетов заключается в подготовке исходной или необходимой для обработки итоговых данных информации при составлении основных бюджетов.

Вспомогательные и специальные  бюджеты и форматы их составления  обычно определяются руководством организации  в зависимости от того, какие позиции  доходов и расходов они сочтут важными для управления финансами  в конкретный период.

С целью концентрации внимания на процесс бюджетирования в основополагающей для него последовательности (см. рис.2 Блок-схема процесса бюджетирования), ограничимся информацией, которую дают рассмотренные в пособии операционные бюджеты, и перейдем к рассмотрению особенностей составления основных бюджетов: бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, расчетного (планового) баланса.

3. Особенности и порядок составления основных бюджетов

После того как составлены операционные (функциональные) бюджеты  необходимо обобщить информацию, которая  получена с их помощью для формирования основных бюджетов: бюджета доходов  и расходов (БДиР), бюджета движения денежных средств (БДДС), и расчетного (планового) баланса.

При составлении основных бюджетов важна последовательность работы над ними.

В рекомендациях отечественных  специалистов по бюджетированию обычно предполагается следующая последовательность составления основных бюджетов:

БДиР – БДДС – Баланс

Объясняется это тем, что  процесс составления основных бюджетов призван обеспечить сбалансированность текущих затрат и текущих поступлений, первоначальных затрат и внешних  источников поступления денежных средств, прочих вложений и прочих источников поступления средств. Эта сбалансированность достигается тесным взаимодействием основных бюджетов друг с другом.

В специальной и учебной  литературе приводятся и такие аргументы  в защиту предлагаемой последовательности составления основных бюджетов:

Во-первых, бюджет доходов  и расходов (БДиР) более привычен для руководителей, экономистов, бухгалтеров (в виде отчета о прибылях и убытках, о финансовых результатах);

Во-вторых, БДиР не только показывает предполагаемую рентабельность бизнеса, но и задает структуру издержек производства, текущих затрат бизнеса;

В-третьих, в этом бюджете  динамика продаж обычно представляется «по отгрузке», что также более  привычно для отечественных руководителей, экономистов бухгалтеров9.

Зарубежные специалисты, имеющие значительный опыт организации  бюджетирования в условиях рынка предполагают начинать составление основных бюджетов с бюджета движения денежных средств (БДДС).1 Они считают, что бюджетный отчет о прибылях и убытках и бюджетный баланс включают в себя информацию, содержащуюся в операционных (функциональных) бюджетах и бюджете движения денежных средств. Исходя из этого, примем порядок составления бюджетов (и изложение его в пособии) по следующей схеме:

БДДС – БДиР – Баланс.

3.1. Бюджет движения  денежных средств 

Денежные средства любой  организации являются в рыночной экономике важнейшим ресурсом. Организация  в каждый данный момент может испытывать дефицит денежных средств, недостаток их для обеспечения соответствующего уровня финансово-хозяйственной деятельности или иметь избыток средств  на балансовых счетах, что также  нежелательно, так как означает неспособность  руководства эффективно использовать столь ценный ресурс. Бюджет движения денежных средств помогает организации избежать нежелательного «простоя» и дефицита денежных средств.

Бюджет движения денежных средств позволяет руководителям  организации регулировать денежные потоки (приток или отток денежных средств) таким образом, что бы избежать появление наличности в значительной степени, превышающей ее текущие  потребности, заранее переводя излишние средства в краткосрочные инвестиции. И, наоборот, своевременно выявлять нехватку наличности и закрывать временный  ее дефицит банковским кредитом.

Общая цель бюджета движения денежных средств, помочь руководителям  управлять своими денежными средствами так, чтобы, с одной стороны, иметь  необходимое их количество, с другой стороны, получать как можно более  высокий доход от вложения временно свободных денежных средств.

Бюджет движения денежных средств как плановый документ включает ожидаемый приход и расход денежных средств в течение планируемого периода. Приход формируется по источникам поступления средств, расход – по направлению использования. Ожидаемое  сальдо (остаток) денежных средств сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая устанавливается руководством, и которая должна постоянно поддерживаться на необходимом уровне. Минимальная  сумма денежных средств представляет своего рода «буфер», позволяющий ослабить влияние непредвиденных обстоятельств  или просчетов в планировании.

Ее величина связана также  с уровнем деловой активности организации: она будет несколько  больше в период высокой деловой  активности, чем во время спада  ее. Для повышения эффективности  управления денежными средствами определенная часть суммы может находиться на депозитных счетах.

Разработка бюджета движения денежных средств начинается с определения  источников и составных частей возможных  поступлений денежных средств в  предстоящий бюджетный период. Здесь  отражаются только те денежные средства или информация финансовых документов, которые реально могут поступить  на расчетный счет или иным образом  в данный бюджетный период.

Эти источники могут быть двух видов: внешние поступления (кредиты  и инвестиции) и внутренние (доходы от реализации произведенной продукции, услуг и внереализационные доходы).

При определении объемов  поступления средств за произведенную  продукцию в данный конкретный период (обычно месяц) необходимо иметь в  виду, что отгрузка произведенной  продукции во времени не совпадает  с поступлением денежных средств  за нее. В результате образуется дебиторская  задолженность, которая неизбежно  влечет за собой невозможность оплаты понесенных в том же периоде затрат и образование кредиторской задолженности. Решить эту проблему можно с помощью  плана-графика поступления денежных средств, составляемого как приложения к бюджету продаж на основе анализа  заключенных договоров на поставку продукции. Кроме этого необходимо корректировать первоначальные наметки  бюджета движения денежных средств  для обеспечения достаточного количества денежных средств для функционирования организации.

По направлению использования  денежные средства подразделяются на финансирование текущих операций, капитальных (первоначальных) затрат, прочих расходов.

Статья раздела «текущие операции» обусловлены спецификой хозяйственной деятельности организации  ее реальным финансовым положением.

Содержание статьи «капитальные (первоначальные) затраты» определяется конкретными вспомогательными или  специальными бюджетами.

Прочие расходы бюджета  движения денежных средств обычно включают статьи: выплаты процентов за кредиты, возврат кредитов и займов, выплаты  дивидендов и прочие расчеты с  инвесторами, расчеты с бюджетом.

В результате сопоставления  всех поступлений денежных средств  и их использовании за один и тот  же период образуется статья бюджета  движения денежных средств – кассовый рост или уменьшение средств. Рост возникает  в случае превышения поступления  денежных средств над их использованием, соответственно – при превышении расхода денежных средств над их приходом за один и тот же период.

Бюджет движения денежных средств составляется на основе балансового  метода, поэтому первой статьей его  является начальное сальдо (остаток), а последней – конечное сальдо (остаток). При этом конечное сальдо предыдущего периода всегда является начальным сальдо для следующего периода. Конечное сальдо данного периода  является алгебраической суммой начального сальдо и кассового роста или  уменьшение за тот же период.

 

Конечное сальдо денежных средств = начальное сальдо + поступления – выплаты

 

В таблице 16 приведен бюджет движения денежных средств, составленный по условным данным.

 

Таблица 16 Бюджет движения денежных средств на 200Х г.

3.2. Бюджет доходов  и расходов (БДиР)

Бюджет доходов и расходов – финансовый план – показывает соотношение всех запланированных  доходов от реализации продукции (услуг) со всеми видами расходов, которые  предполагается понести организации  в плановый период.

Иными словами бюджет доходов  и расходов – это документ, показывающий соотношение затрат и результатов  финансово-хозяйственной деятельности за определенный плановый (бюджетный) период.

Основная цель бюджета  доходов и расходов – показать руководителям предприятия эффективность  хозяйственной деятельности каждого  структурного подразделения и организации  в целом в предстоящий период, установить лимиты (нормативы) основных видов расходов, прибыли, проанализировать и определить резервы формирования и увеличения прибыли, оптимизации  налоговых и других отчислений в  бюджет, формирования фондов накопления и потребления и т. п.

Составления бюджета доходов  и расходов необходимо начинать с  разработки прогнозов сбыта и  бюджета продаж, затем предстоит  определить прямые (переменные) затраты, которые отражаются в трех основных статьях: а) оплата сырья, товаров, материалов и комплектующих, приобретенных  у поставщиков; б) оплата операционных (производственных, эксплутационных) расходов непосредственно связанных с ростом или уменьшением объема продаж; в) расходы на оплату труда основного производственного персонала.

Необходимая информация для  определения объема продаж и прямых (переменных) затрат предоставляется  операционными бюджетами: бюджетом продаж, бюджетом прямых материальных затрат, бюджетом прямых затрат на оплату труда (см. таблицы 1, 8, 10).

Кроме того, добавляется  информация о текущих расходах (расходах на период) о прочих доходах и  расходах и о величине налога на прибыль.

Бюджет доходов и расходов содержит в едином формате план всех прибыльных операций организации и  тем самым позволяет проследить влияние операционных и других бюджетов на годовой бюджет прибылей.

Если величина чистой прибыли  мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, бюджет доходов и расходов пересматривается.

Зарубежные специалисты  называют бюджет доходов и расходов бюджетным отчетом о прибылях и убытках. В составе бухгалтерской  отчетности в отечественном бухгалтерском  финансовом учете предусмотрена  форма № 2 аналогичного названия «Отчет о прибылях и убытках». Однако, как  отмечено выше, цель составления бюджета  доходов и расходов по своему экономическому смыслу совсем иная и его формат определяет не только систему целевых  показателей, но и содержание других основных бюджетов.