Виробнича практика

У зв’язку з цим доцільно:

• визначити роль і значення внутрішньогосподарського контролю в системі управління та фінансово-господарської діяльності підприємств;

• дати неупереджену оцінку сучасному стану та визначити напрями розвитку внутрішньогосподарського контролю (попереднього, поточного і наступного).

Внутрішньогосподарський контроль має особливе значення на підприємствах та їх об’єктах, де зосереджуються величезні потоки матеріальних цінностей і коштів, а також у функціональних відділах бухгалтерій, де здійснюється перевірка і обробка облікової документації [2, с. 26–31]. Характерною особливістю такого контролю є те, що він здійснюється в процесі фінансово-господарської діяльності, відіграє важливу роль у забезпеченні збереження майна.

Майже всі нестачі і розкрадання цінностей виявляються інвентаризаціями і перевірками, що проводяться працівниками низових підприємств (включаючи й ті інвентаризації, що проводяться цими працівниками під час ревізій). Особливістю внутрішньогосподарського контролю є також те, що він функціонує в момент здійснення і оформлення господарських операцій. У свою чергу це дозволяє вчасно виявити недоліки і накреслити заходи для їх усунення. Внутрішньогосподарський контроль здійснюється на рівні підприємства, і його об’єктом є господарська діяльність підприємства. Такий контроль повинні здійснювати керівники, фахівці структурних підрозділів і працівники обліку.

В умовах переходу до ринкових відносин однією з актуальних проблем, що вимагає вирішення, є проблема посилення внутрішньогосподарського контролю за раціональним і ефективним використанням ресурсів, попередженням непродуктивних витрат, що завдають великих збитків економіці підприємств. Чималі суми непродуктивних витрат пов’язані не стільки з недоліками в організації фінансово-господарської діяльності на підприємствах, скільки з низькою якістю внутрішньогосподарського контролю. Поряд із цим особливо гостро стоять проблеми збереження матеріальних цінностей, попередження нестач і розкрадань.

У виявленні і попередженні нестач і розкрадань значна роль належить внутрішньогосподарському контролю. По суті, близько 90 відсотків нестач і розкрадань на підприємствах виявляється інвентаризаціями, проведеними безпосередньо їх працівниками. Поряд із цим (у процесі здійснення внутрішньогосподарського контролю) виявляється близько 50 відсотків непродуктивних витрат і втрат. Тому з метою забезпечення збереження майна, своєчасного попередження нестач, розтрат і непродуктивних витрат потрібно, насамперед, забезпечити ефективність внутрішньогосподарського контролю.

Функції ці повинні здійснювати керівники і фахівці структурних підрозділів підприємств і працівники бухгалтерій при виконанні своїх функціональних обов’язків. Деякі недоліки практики здійснення такого контролю викликані тим, що методичні прийоми його практично не розроблені. У результаті внутрішньогосподарський контроль відданий на відкуп інтуїції та досвіду фахівців, які здійснюють контрольні функції на свій розсуд, адже практично відсутні необхідні методичні вказівки щодо здійснення внутрішньогосподарського контролю. У зв’язку з цим контроль проводять (рідко і формально) лише після вчинення операцій, як правило, у період подання документів до бухгалтерії.

Незважаючи на те, що на різних рівнях управління видається велика кількість наказів щодо необхідності посилення внутрішньогосподарського контролю за збереженням майна, залишаються винятково актуальними питання підвищення якості інвентаризацій і контрольно-вибіркових перевірок матеріальних цінностей на об’єктах збереження (складах), усунення порушень правил оформлення документів, ведення обліку цінностей і грошових коштів, удосконалення організації матеріальної відповідальності на всіх об’єктах їх збереження.

Для посилення контролю за збереженням цінностей потрібно чітко визначити конкретних осіб, які матеріально відповідають за цю ділянку роботи. Але щоб знати, хто відповідає за недоліки в забезпеченні збереження цінностей і підвищенні ефективності господарської діяльності на підприємствах, повинна бути повна ясність і визначеність між матеріально відповідальними особами щодо розподілу їх обов’язків. Для цього необхідна чітка, повна й інтегрована структура внутрішньогосподарського контролю, у якій усі підсистеми мають бути взаємозалежні.

Низька якість внутрішньогосподарського контролю, недостатнє використання зворотного зв’язку не забезпечують передбачення помилок, а значить і запобігання ним у системі управління господарською діяльністю. Поряд із цим багато недоліків в організації і здійсненні внутрішньогосподарського контролю на підприємствах можна було б уникнути, за умови існування чітких розробок щодо конкретних явищ у наукових джерелах, але натомість багато авторів або упускають питання внутрішньогосподарського контролю, або не розкривають його методики, а це негативно впливає на практику здійснення внутрішньогосподарського контролю.

Діюча на сьогодні система обліку втрат матеріалів на підприємствах не забезпечує належного контролю їх економічної обґрунтованості. Так, списання втрат понад норми природного убутку і втрат від їх псування (коли не встановлено винних осіб) здійснюється з кредиту рахунка 20 "Виробничі запаси" на дебет рахунка 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей", що відображено у статті "Інші операційні витрати" ф. № 2 "Звіт про фінансові результати".

В економічній науці особливо вузьким місцем є не досить досліджене питання внутрішньогосподарського контролю втрат матеріальних цінностей (матеріалів, готової продукції тощо) на окремих стадіях їх руху (при збереженні, транспортуванні, реалізації тощо). Складність дослідження цього комплексу проблем визначається, насамперед, широтою діапазону втрат ще більш широким колом факторів, які їх спричиняють.

Перед підприємствами гостро стоїть завдання усувати втрати матеріальних цінностей на всіх стадіях виробництва, транспортування, збереження і реалізації, де їх величина досягає значних розмірів. Отже, важливого значення набуває розробка обґрунтованих економічних нормативних втрат матеріальних цінностей, чому має сприяти удосконалення внутрішньогосподарського контролю на всіх стадіях виробництва продукції, її транспортування, надходження, збереження і реалізації. Суттєвим недоліком практики внутрішньогосподарського контролю є те, що він в основному ґрунтується на здійснених операціях. Орієнтації контролю на майбутнє на практиці не приділяється уваги тому, що керівники і працівники обліку, як правило, працюють зі статистичними і обліковими даними минулих періодів.

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін.

У зв’язку з цим виникає об’єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність ваговимірних приладів.

Інвентаризація фінансових розрахунків допомагає уточненню розрахункових відносин з дебіторами і кредиторами, зміцненню розрахунково-фінансової дисципліни.

Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо).

Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

За характером інвентаризації-поділяють на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

Порядок проведення й оформлення інвентаризації на ФГ «Гармонія»

Порядок і строки проведення інвентаризації на ФГ «Гармонія» регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994р. №69.

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме:

• при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;

• перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не раніше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у п’ять років;

• при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

• при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей;

• за рішенням судово-слідчих органів;

• у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником за обов’язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об’єкти інвентаризації, порядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентаризації несе керівник підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Це значно прискорює проведення їх інвентаризації.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові і видаткові документи здані ними до бухгалтерії і що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Після цього деякі документи до уваги не приймаються.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визначається шляхом підрахунку, зважування, обміру.

При інвентаризації матеріальних цінностей, що зберігаються в непошкодженій тарі постачальників, дозволяється, в порядку винятку, їхню кількість встановлювати за документами (з обов’язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних), про що в інвентаризаційному опису роблять відповідні відмітки. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами.