Внутренняя отчетность организации

В ООО «Феррум-плав» контроль ресурсов обеспечивается составлением смет расходования ресурсов и учета фактического их исполнения. К ресурсам относятся и людские (трудовые) ресурсы. Они планируются через сметы (издержки на оплату труда) или непосредственно в балансах рабочей силы и рабочего времени. Управленческий учет обеспечивает отражение информации об издержках, выявление отклонений по статьям сметы, представление соответствующих внутренних отчетов в первую очередь ответственным за достижение целей и выполнение планов.

Контроль текущей деятельности обеспечивается информацией об обычной  деятельности, не относящейся к планированию целей и ресурсов, ведь цели охватывают наиболее важные (приоритетные) направления работы на планируемый период. Обратная связь обеспечивает информацию, необходимую для решения текущих вопросов по достижению поставленных целей.

В одних организациях считают необходимым контролировать лишь достижение установленных целей, оставляя текущую деятельность на усмотрение руководителя центра ответственности; в других устанавливают нормативы эффективной работы и осуществляют достаточно жесткий контроль над их выполнением; в третьих, установив вышеупомянутые нормативы, контролируют их «методом исключения», т.е. только по отклонениям от нормативов.

Информация о текущей  деятельности центра ответственности  представляет интерес для управленческого  персонала, но содержит избыточные показатели, отвлекающие внимание на несущественные детали. Контроль «методом исключения» представляется наиболее оптимальным вариантом.

Иерархия обратной связи  в управленческом учете выстраивается  таким образом, что оперативные  управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму представляемых данных, на высших уровнях управления объем информации сокращается, а ответственность за принимаемые решения (их значимость) увеличивается.

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет был бы формальным скопищем цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом ООО «Феррум-плав», характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета, причем имеют значение как формальные, так и сущностные требования.

Формальные требования к внутренней отчетности перечислены  с краткими пояснениями:

1) целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах,  должна отвечать цели, ради которой  она была подготовлена;

2) объективность и  точность - внутренние отчеты не  должны содержать субъективного  мнения и предвзятых оценок; степень  погрешности в отчетах не должна  препятствовать принятию обоснованных  решений; поскольку оперативность,  быстрота представления отчетности отражается на точности информации, следует стремиться к минимизации данного фактора;

3) оперативность - отчетность  должна представляться к установленному  сроку, что необходимо для принятия  решений;

4) краткость - в отчетности  не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

5) сопоставимость отчетности - возможность использовать отчетную  информацию для работы разных  центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

6) адресность - внутренняя  отчетность должна попасть к  ответственному руководителю и  другим заинтересованным лицам,  но при условии соблюдения  степени конфиденциальности, установленной  в организации;

7) эффективность - издержки  на составление внутренней отчетности  должны быть сопоставимы с  выгодами от полученной управленческой  информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого  персонала ООО «Феррум-плав» всех уровней необходимой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима. Для управляющих имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и на будущее, выбора оптимальных вариантов управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих и бухгалтеров, других специалистов (экономистов, плановиков и т.п.).

Специальные требования к внутренней отчетности ООО «Феррум-плав» состоят в следующем:

1) гибкая, но единообразная  структура;

2) понятность и обозримость  информации;

3) оптимальная частота  представления;

4) пригодность для  анализа и оперативного контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная  структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации в ООО «Феррум-плав» обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем отбираются и группируются в требуемом информационном контексте. Каждый центр ответственности получает отчеты, содержащие информацию для собственных целей. Система информации разработана таким образом, что существует единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма содержит информацию, необходимую конкретному руководителю ООО «Феррум-плав».

Оптимальная частота  представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты в  ООО «Феррум-плав» являются еженедельными, а в случае необходимости представляются по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется поквартально и ежегодно и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

2.2 Формы внутренних  отчетов

На основе внутренней отчетности принимаются решения  на всех уровнях управления ООО «Феррум-плав». Важным элементом является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Так как стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой не существует, ООО «Феррум-плав» выработало индивидуальную внутреннюю отчетность. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности.

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев  и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля20.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и  содержат информацию, раскрывающую причины  и следствия результатов по отдельным  аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

По уровням управления различают оперативные, текущие  и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах  ответственности, содержат подробную  информацию для принятия текущих  решений; составляются еженедельно  и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты формируются  для высшего управленческого  персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от еженедельных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. Приведем для примера отчеты об издержках для разных уровней управления ООО «Феррум-плав».

 

Таблица 3

Еженедельный отчет  зам. директора по производству ООО «Феррум-плав»

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Содержание офиса	108,4	111,4	3	3
Планирование и расчеты	92,4	96,6	4,2	4,2
Прочие издержки	12,3	11,9	(0,4)	-
Издержки: Цеха по производству офисной мебели Цех по производству окон и дверей	280600,4 640	285000,4 650	4,4 10	4,4 10
Всего	281443,5	285870,3	21,2	21,6

 

Таблица 4

Еженедельный отчет  начальника цеха по производству окон и дверей

Контролируемые издержки

	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Общецеховые издержки:
на оплату труда	21,3	19,7	(1,6)	-
на коммунальные услуги	63,2	64,3	1,1	1,1
прочие	10,7	8,1	(2,6)	-
Издержки подразделений:
столярного	360,6	380,4	19,8	19,8
красильного	48,2	45,8	(2,4)	-
сборочного	136	131,7	(4,3)	-
Всего	640	650	(6790)	4170