Документальное оформление движения материалов

Кладовщик производит взвешивание  или замер отпускаемого материала  обязательно в присутствии представителя  цеха (участка) и отмечает в обоих  экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток лимита по данному номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это  целесообразно, рекомендуется оформлять  отпуск материалов непосредственно  в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные  документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих  значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать  и в самой карточке. Представитель  структурного подразделения при  получении материалов расписывается  непосредственно в карточках  учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты используются для ведения складского оперативно-бухгалтерского учета материалов, а также синтетического и аналитического учета материалов, которые ведутся в бухгалтерии по материально-ответственным лицам. Значение лимитно-заборных карт заключается не только в контрольной функции. Применение лимитно-заборных карт позволяет в несколько раз сократить количество выписываемых разовых первичных документов при отпуске и расходе материальных ресурсов, кроме того, повышается производительность труда работников и экономится время.

Для сокращения количества первичных документов в условиях применения компьютеров рекомендуется  использовать систему оформления отпуска  материалов (например, из цеховых кладовых) непосредственно в карточках  складского учета. В этом случае расходные  документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных или заборных карт (книжек), выписываемых в одном  экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит  отпуска можно указать и в  самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается  непосредственно в карточке складского учета. Здесь же отражается шифр направления  затрат (калькуляционный объект, цеховые  и иные нужды). При этой системе  карточка складского учета является регистром аналитического учета  и одновременно выполняет функции  оправдательного документа.

Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия следует оформлять составлением требования-накладной на внутреннее перемещение материалов (форма №М-11). Требование-накладная выписывается на основании распоряжения отдела снабжения при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов.

Накладную в двух экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр  служит сдающему складу основанием для  списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются  операции по сдаче на склад или  в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и  брака.

Накладную подписывают материально  ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают  в бухгалтерию для учета движения материалов.

Отпуск материалов на сторону должен оформляться отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных, путем выписки приказа-накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывает работник отдела снабжения в двух экземплярах: первый экземпляр передают складу как основание для отпуска  материалов, второй - получателю материалов. На основании накладной выписывают счет, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы.

При перевозке грузов автотранспортом  вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.

Аналогично оформляется  отпуск материалов хозяйствам своей  организации, расположенным за пределами  ее территории (отделу капитального строительства, жилищно-коммунального хозяйства  и др.).

Отпуск материалов на сторону  для целей переработки может  производиться при наличии на это договоров или соглашений. Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. 

4. Взаимосвязь складского сортового учета с учетом в бухгалтерии

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии  зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок  и последовательность ведения учета  материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

В зависимости от объема товарных запасов, их ассортимента аналитический  учет материалов ведется количественно-стоимостным  или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Право выбора того или иного  способа аналитического учета на складах предоставляется руководителю и главному бухгалтеру исходя из конкретных условий работы. Способ учета материальных ценностей должен быть закреплен  в учетной политике организации.

Количественно-стоимостной  метод предполагает организацию  на складах и в бухгалтерии  одновременно учет по номенклатурным номерам ценностей не только по количеству, но и в денежном выражении. Этот метод является более предпочтительным при необходимости строгого контроля за сохранностью и движением материальных ценностей, а также при сложности оперативного получения бухгалтерской информации со складов (территориальной удаленности и т.п.).

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод используется при наличии  широкой номенклатуры материальных ценностей, в условиях отсутствия эффективной  автоматизации учета. Его основными  принципами являются:

- оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;

- систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

- осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;

- систематическое подтверждение (взаимоувязка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При сальдовом методе (оперативно-бухгалтерском) учет осуществляется на карточках складского учета материалов. В бухгалтерии  на каждый номенклатурный номер материала  открываются карточки и под расписку передаются заведующему складом. На складе на все поступающие материалы  кладовщик выписывает приходный  ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. Расход материалов регистрируется на основании  расходных документов - лимитно-заборных карт, требований-накладных.

На основании оформленных  в установленном порядке первичных  документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных  и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.

На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях  фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а  также и об остатках материалов, находящихся без движения. Это  делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели могут быть также использованы данные, полученные с помощью средств автоматизации.

Сдача складом лимитных карт производится немедленно после использования  лимита. На конец месяца должны быть сданы все лимитные карты (или  месячные талоны от квартальных карт) независимо от использования лимита. До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными  цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и работники цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.

Приемка-сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов раздельно по приходу и расходу.

Заведующий (кладовщик) склада обязан представлять в бухгалтерию  в установленный для этого  срок в двух экземплярах ведомость  остатков материалов на конец отчетного  месяца. Ведомость составляется в  количественном выражении только по тем материалам, которые имели  движение в отчетном месяце. Эти  ведомости должны быть подписаны  также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.

В условиях автоматизированной системы управления и автоматизированного  складского хозяйства, использования  компьютерной техники, а также ограниченного  количества номенклатурных номеров  материалов возможно применение систематически составляемых ведомостей движения и  остатков материалов, предназначенных  как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и  движением материалов на складах. В  связи с этим целесообразно рекомендовать  материально ответственным лицам  отказываться от ведения карточек складского учета.

1.5. Учет материалов в бухгалтерии

Бухгалтерский учет может  быть организован с применением  компьютерного учета на основе утвержденной в установленном порядке системы автоматизированных рабочих мест бухгалтеров и других специалистов или по журнально-ордерной форме на утвержденных регистрах бухгалтерского учета. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы  подвергаются таксировке. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

При обработке первичных  документов на первых экземплярах бухгалтерией проставляются учетные шифры  видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления  или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в  соответствующие регистры синтетического учета. После разметки первые экземпляры первичных документов передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним счетами-фактурами, накладными и т.п. - для учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы - для учета затрат на производство и калькуляции и др.

Синтетический учет движения материальных ценностей должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении  на соответствующих синтетических  счетах, субсчетах, а внутри их по складам  или кладовым (по материально ответственным  лицам) и группам материалов. В этих целях суммы оборотов по группам материалов записываются в накопительные ведомости синтетического учета, которые ведутся по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и субсчетов и групп материалов (по учетным ценам). Периодически либо в конце отчетного месяца итоговые данные по приходу и расходу накопительных ведомостей записываются в учетные регистры.

При журнально-ордерной форме  учета эти данные записывают в  соответствующие разделы ведомости  № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)». Итоговые данные ведомости № 10 по поступлению и  выбытию материалов по учетным ценам  и с учетом сумм транспортно-заготовительных  расходов, включая наценки снабженческих  организаций или отклонений фактической  себестоимости от плановых цен, должны быть сверены с соответствующими данными журналов-ордеров № 6, 10, 10/1 и др.