Документация коммерческих предприятий

Заполнение унифицированной  формы № Т-3 следует начинать с  заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать  учредительным документам. В случае, когда организация имеет и  полное, и сокращённое наименование, допускается употребление любого из них.

В графу «по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора.

Далее заполняется графа  «Номер документа». Нумерация может  быть сквозная или по годам. При нумерации  по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации — номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где  штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную  нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»).

В графе «Дата составления» проставляется дата составления  документа в виде «дд.мм.гггг». Следует  учитывать, что это дата составления  документа, а не дата начала его действия, то есть дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия.

В унифицированной форме  предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное  расписание (обычно один год), и с  какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для  этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____»  проставляется дата и номер приказа  «О введении в действие штатного расписания».

В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее  количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании  итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

Первая колонка унифицированной  формы называется «Наименование  структурного подразделения». Она заполняется  на основании разработанной и  утверждённой организационной структуры  предприятия.

Вторая колонка унифицированной  формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации  присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код  также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Код присваивается, начиная  с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов  — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе  этого департамента будет иметь  нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».

В государственных учреждениях  и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями  труда должность заполняется  в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором  должностей служащих и профессий  рабочих.

В четвёртой колонке «Количество  штатных единиц» указывается  количество должностных или рабочих  единиц, предусмотренных штатным  расписанием.

В пятой колонке «Тарифная  ставка (оклад) и пр.» указывают  месячную заработную плату по должности  в рублях. Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В  них отражаются стимулирующие и  компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные  действующим законодательством  РФ (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и пр.), а также  введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом  или условиями труда).

Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное  расписание», который подписывает  руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или  должностей, изменения оклада, штатное  расписание может изменяться во время  реорганизации предприятия, при  сокращении численности или штата  работников. При сокращении численности  исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные  подразделения. Работников, которых  затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под  роспись.

2.3Организационно-распорядительная  документация

Каждый вид распорядительного  документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций  разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных  организационно-правовых форм. Выбор  конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит  от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого  решения (единоначально или коллегиально).

Первый руководитель издает приказы и дает указания.

Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений  издают распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса  на основе принципа коллегиальности  предусматривает издание таких  документов, как постановления и  решения.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным  лицам, структурным подразделениям).

Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия

Приказы – это нормативный  документ, издаваемый директором предприятия  для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции  и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказ; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся  специалистами предприятия по поручению  руководителя.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой  приказ является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке  с января по декабрь в пределах года (№1, №2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об  изменении оплаты отпусков» и  т. д. Недопустимо использовать заголовки  типа: «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит, как  правило, из двух частей. В первой части, констатирующий, указываются основания  издания приказа. Основанием для  издания приказа являются:

• нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

• решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

• производственная необходимость.

Констатирующую часть  приказа опускают. Если причина издания  приказа очевидна и не нуждается  в разъяснении.

Во второй части приказа - распорядительной, начинающейся со слова  «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю  или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), « до какого числа» (сроки ее окончания).

Приказы подписываются руководителем  или его заместителями, которым  предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт после  издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его  содержанием. Один экземпляр приказа  вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных  за его исполнение. На нижнем поле документа  или на обороте листа сотрудник  пишет «ознакомлен», ставит подпись  и дату ознакомления. При необходимости  подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителем для  работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному  составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

  Содержание кадрового  приказа должно соответствовать  условиям заключенного трудового  договора. Из приказов руководителя  организации по личному составу  информация переносится в учетные  документы и трудовые книжки  работников.

  Приказы по личному  составу документируют процесс  движения кадров в организации.

  С этой целью целесообразно  разработать инструкцию, которая  определяла бы порядок оформления  документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников  предприятия, а также порядок  издания, учета и рассылки приказов  по личному составу.

  Приказами по личному  составу документально оформляются:

  • прием, перевод  на другую работу, увольнение;

  • изменение условий  труда, присвоение разрядов, классности;

  • установление размеров оплаты труда;

  • предоставление  отпусков;

  • командирование  сотрудников;

  • наложение дисциплинарных  взысканий и др.

  Для оформления приказа  по личному составу необходимо  письменное обоснование, такое  как заявление работника, докладная  записка, акт (например, о нарушении  трудовой дисциплины), запрос на  перевод работника из другой  организации и др.

  Личное заявление  работника обычно пишется от  руки в произвольной форме,  в которой излагается просьба  о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную  должность или в другую организацию  и т.д.

  В заявлении обязательно  указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются  резолюция руководителя и отметка  о направлении документа в  дело.

  Приказы по личному  составу оформляются и ведутся  отдельно от приказов по основной  деятельности организации.

  Кадровые приказы  начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ,  ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ,  ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

По структуре приказы  могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких  приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...»  и т.п.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных пунктов  делает приказ сложным.

  В сложных приказах  при решении одного кадрового  вопроса (прием или увольнение  и др.) заголовок формулируется  в зависимости от решаемого  вопроса. В сложных приказах, решающих  несколько кадровых вопросов (и  прием, и увольнение и др.), заголовок  отсутствует или дается в обобщенном  виде («По личному составу»). В  этих приказах, как правило, существует  определенная последовательность  расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности,  затем — перевод на другие  должности, далее — освобождение  от занимаемых должностей. Если  в одном пункте перечисляется  несколько фамилий, то они следуют  в алфавитном порядке.

  Приказы по личному  составу должны быть оформлены  в строгом соответствии с ТК  РФ.

  • при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

  • при увольнении  – причина увольнения (конкретная  статья ТК РФ);

  • при предоставлении  отпуска – его вид, продолжительность,  дата начала и окончания;

  • при переводе  на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

  • при поощрении  или дисциплинарном взыскании  – причина и вид поощрения  или взыскания;

  • при командировании  – дата, продолжительность и цель  командировки, наименование организации  командирования.

  Констатирующая часть  в приказах по личному составу  может отсутствовать.

  Распорядительная часть  приказа начинается с указания  фамилии (печатается прописными  буквами), имени и отчества (печатаются  полностью строчными буквами), в  ней должны быть точные формулировки  решения того или иного кадрового  вопроса.

2.4 Оформление  протоколов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы  заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время  заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

По полноте освещения  хода заседания протоколы могут  быть полными и краткими.

Оформление полного протокола  имеет ряд особенностей. Он составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором  указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие  реквизиты: вид документа, дата, номер  и заголовок. Датой протокола  является день проведения заседания, а  номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

В кратком протоколе указываются  только рассмотренные вопросы, фамилии  тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут  быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается  председателем и секретарем.