Документирование аудита

обстоятельства, которые доставляют аудитору трудности  в применении необходимых аудиторских  процедур;

результаты  процедур, которые могут повлечь  модификацию аудиторского заключения.

Аудиторская организация  не обязана предоставлять рабочую  документацию организации, в отношении  которой проводился аудит. Аудиторская  организация не имеет права и  не обязана предоставлять рабочую  документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ /7/.

Рабочая документация должна содержать все сведения, необходимые  и достаточные:

для составления  аудиторского заключения по результатам  аудита, проведенного аудиторской организацией;

подтверждения того, что аудит проведен аудиторской  организацией в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;

осуществления аудиторской организацией контроля ,за ходом аудита;

планирования аудита аудиторской организацией.

Рабочая документация должна содержать записи о планировании аудита, записи о характере, времени  проведения и объеме выполнения аудиторских  процедур и выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессионального  суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными, но этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.

Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите.

Сведения, включенные в рабочую документацию, излагаются ясно и четко, чтобы были очевидны их содержание и форма и невозможны различные толкования.

Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления аудиторского заключения аудируемому лицу вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Материалы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь такие обязательные реквизиты, как:

наименование  документа,

наименование  экономического субъекта, в отношении  которого проводится аудит,

указание периода, за который проводится аудит,

дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа, а также дату проверки документа,

личную подпись  лица, создавшего, а также проверившего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение  такого лица /8/.

Если документ многостраничный, то данные реквизиты указываются только на первой странице документа, которая должна содержать указание на количество  страниц  в  нм   (в   скобках  после  названия  документа);   все

последующие страницы документа должны содержать подпись  лица, подготовившего (получившего) документ, а так же лица, проверившие его (в левом верхнем углу документа).

Используемые  в рабочей документации условные обозначения и символы требуют  обязательного разъяснения. Все  документы должны, как правило, содержать  ссылку на источник сведений. Если документ создан экономическим субъектом или другим лицом, то это непременно раскрывается в документе с указанием представителя аудиторской организации, проверившего такой документ. Каждому документу присваивается свой идентификационный номер. Система построения и порядок присвоения идентификационных номеров таким документам устанавливаются аудиторской организацией.

Каждому документу  аудитором должен быть присвоен идентификационный  номер. Для удобства практического  пользования и ссылки на них автор предлагает следующий порядок присвоения идентификационных номеров:

первый и  второй разряд указывают на уникальный номер клиента, присвоенный аудитором;

третий и  четвертый разряд указывают период, за который проводится аудит;

пятый и шестой разряд указывают на классификацию разделов рабочей документации — учредительные документы клиента, отчетность клиента, письмо-обязательство, общий план, программа аудита, завершение работы, итоговые документы;

седьмой и  восьмой разряд указывают подразделы, рассматриваемые в каждом разделе, например, в разделе «Программа аудита» подразделы: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы и т. д;

девятый и  десятый разряд указывают систематическую  нумерацию внутри подраздела;

одиннадцатый  и двенадцатый разряды указывают  табельный номер лица, подготовившего документ /9/.

Все созданные  в процессе аудита рабочие документы  должны быть оценены руководителем  аудиторской группы для вынесения  решения о выполнении программы аудита и достаточности аудиторских доказательств, необходимых для исполнения основной цели проверки финансовых результатов деятельности организации. Соответствующая проверка рабочих документов — это важнейший способ обеспечения высокого качества выполнения аудита и независимости суждения всех членов аудиторской группы.

К моменту подготовки аудиторского заключения вся рабочая  документация должна быть создана (получена) и соответствующим образом оформлена.

По окончании  работы с клиентом руководитель проверки обязан проконтролировать порядок оформления папки клиента:

правильность  размещения документов в папке;

полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;

наличие и  правильность нумерации страниц;

наличие в  необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

По окончании  аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. 
 
 

Глава 3. Конфиденциальность, обеспечение сохранности  рабочих документов.

3.1 Обеспечение конфиденциальности рабочих документов и сохранность. 

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и подлежит хранению в специально оборудованных помещениях, исключающих случайное повреждение  и (или) уничтожение и допуск без  специального разрешения.

Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для  обеспечения конфиденциальности, сохранности  рабочих документов, а также для  их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее пяти лет. Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта /10/.

Рабочие документы  аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской  фирмы только в соответствии с  необходимостью проведения последующей  проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта.

Рабочие документы  являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены  аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Рабочую документацию необходимо хранить скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого  экономического субъекта. Система расположения документов в папках устанавливается аудитором. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив обеспечивает руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное. Рабочая документация должна храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так  называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента  представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в досье должны находится в определенной последовательности:

организационные;

административные;

документы    аудиторских    процедур    по    отдельным    статьям  годового отчета;

другие аудиторские  данные;

выводы (заключение);

рекомендации.

Досье разделяют  на текущие, постоянные и специальные. Текущее досье содержит все документы  и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и  проблемы, перенесенные из предыдущего  аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите /11/.

Постоянное досье  содержит информацию, важную для аудита длительное время. 

Таблица 3.1 Постоянное досье

 

Специальное досье  — это досье менеджера, в котором  содержатся документы, связанные с  решением организационных вопросов аудита, взаимоотношениями с руководством аудируемого лица и третьими лицами, или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.

Текущее досье  должно содержать все сведения, необходимые и достаточные:

для составления  аудиторского заключения по результатами аудита, проведенного аудиторской фирмой;

подтверждения того, что аудит проведен аудиторской  фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;

осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом  аудита;

планирования  аудита аудиторской фирмой.

Рабочие документы  должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению  в рабочих документах /12/.

Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускается. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи  или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации  обязан назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом. 

3.2 Архивация 

Документы, создающиеся  в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность котором различна. Значительная часть документов несет  информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической