Документирование в форме аудиторской проверки. Аудит материалов

Весьма  разнообразны рабочие документы аудитора по характеру имеющейся в них информации:

1) содержащие информацию правового характера, непосредственно связанную с деятельностью предприятия-клиента (копии учредительного договора, устава, договоров предприятия с клиентами и поставщиками);

2) о руководстве и персонале предприятия (количестве персонала, составе аппарата управления, особенно о директоре, его заместителях, главном бухгалтере, менеджере, их образовании, практическом стаже работы, функциональных обязанностях);

3) о структуре и организации предприятия клиента (размещении и составе подразделений, организации деятельности и перспективах развития);

4) об экономических основах деятельности предприятия (составе технического потенциала, экономической сфере деятельности, выпускаемой продукции по ассортименту и объему, положении предприятия на рынке, сбыте продукции, конкурентах и пр.);

5) о системе внутреннего контроля. Необходимость таких документов объясняется тем, что прежде чем приступить к планированию и проведению проверки, аудитор должен оценить систему внутреннего контроля, ее эффективность и надежность, а следовательно, степень доверия к ней и возможности использования в своей работе данных внутреннего аудита. Такой вывод аудитора, а также слабые стороны системы внутреннего контроля, результаты соответствующих тестов должны быть документально оформлены;

6) о системе бухгалтерского учета предприятия-клиента (применяемой предприятием учетной политике, ее постоянстве, целесообразности использования ее клиентом; соблюдение установленных учетных процедур; задачах, возложенных на бухгалтерию, ее структуре; уровне автоматизации (компьютеризации) бухгалтерского учета, недостатках и ошибках  в системе бухгалтерского учета, выявленных во время предыдущих аудиторских проверок);

7) аудиторские организационно-функциональные рабочие документы, позволяющие на надлежащем уровне, соблюдать требования, предъявляемые к проведению аудиторской проверки, организовать, спланировать аудит, поддерживать необходимые контакты с предприятием-клиентом (договор, заказ на проведение аудита, назначение группы аудиторов для проверки, план и программа аудита, оформленные письменно беседы аудитора с руководством предприятия-клиента, декларация о полноте информации);

8) документы оценки аудиторского риска. До начала проверки и ее планирования аудитор должен оценить аудиторский риск: собственный риск предприятия, риск контроля и риск выявления. Причем общий аудиторский

риск должен быть на приемлемо низком уровне, чтобы  аудиторская проверка считалась  проведенной на должностном уровне. Такое определение общего аудиторского риска и его составных частей должно быть документально оформлено; необходимо также зафиксировать все корректировки, возникшие в ходе проверки;

9) аудиторские документы по проверке отдельных статей и показателей годового отчета, составленные или полученные аудитором после завершения проверяемого отчетного периода, при непосредственной проверке отдельных активов и пассивов предприятия. Такая документация составляет наиболее значительную часть аудиторского досье. Это, например, копии первичной документации предприятия-клиента или учетных регистров с пометками аудитора о проверке; ответы на запросы от третьих лиц; результаты тестов по конкретным видам активов и пассивов; описание и результаты других аудиторских процедур;

10) итоговое аудиторское заключение является неотъемлемой частью аудиторской документации, поскольку именно в нем содержится информация аудитора о том, подтверждает ли он бухгалтерскую финансовую отчетность предприятия-клиента. В связи с этим не возникает сомнений в его документальном оформлении;

10) предложения и рекомендации на усмотрение аудитора, кроме оценки финансовой отчетности, а особенно если имеется соглашение на оказание аудиторских услуг (сопутствующих аудитору работ), аудитор высказывает руководству предприятия свои пожелания, предложения и рекомендации относительно дальнейшей работы предприятия-клиента, стратегии его развития, совершенствования систем бухгалтерского отчета и внутреннего контроля, а также по ряду других вопросов.

 В ходе аудиторской проверки аудитор выполняет множество различных аудиторских процедур, помогающих решить стоящие перед ним задачи. Исходя из этого рабочие документы по их назначению, т. е. цели составления, можно подразделить следующим образом:

1) обзорные, в которых приведена общая характеристика предприятия-клиента или общий обзор представленной финансовой отчетности;

2) информативные, дающие точную информацию о совершенных хозяйственных операциях, происшедших событиях, состоянии дел и пр.;

3) проверочные, свидетельствующие о проверке состояния отраженных в отчетности активов и пассивов, их полноты, фактического наличия, принадлежности по всем критериям оценки отчетности;

4) подтверждающие, содержащие ответы на запросы от третьих лиц, которые подтверждают или не подтверждают данные, представленные предприятием-клиентом, или выводы аудитора;

5) расчетные, содержащие определенные расчеты аудитора, подтверждающие данные финансовой отчетности (собственные расчеты аудитора по проверке правильности определения бухгалтерских итоговых сумм, оборотов по счетам и сальдо);

6) сравнительные, составленные аудитором с целью сравнения, например, показателей проверяемого отчетного периода и предшествовавшего ему, с целью выявления тенденций развития предприятия или сравнения результатов деятельности предприятия-клиента и других предприятий данной отрасли;

7) аналитические, составленные в результате применения аудитором метода аналитического обзора, например, определения общего финансового состояния предприятия, его платежеспособности, рентабельности, ликвидности и прочих показателей.

Важной  является проблема стандартизации рабочих документов аудитора, по поводу которой среди специалистов нет единого мнения. По степени стандартизации рабочие документы можно классифицировать как стандартизированные (стандартные тесты, листы опроса, анкеты, формы договоров, писем клиенту) и документы произвольной формы (составленные по усмотрению аудитора). Записано, что использование стандартизированных рабочих бумаг может повлиять на эффективность их составления и анализа. Иными словами, из-за формы и содержания рабочих бумаг возможна ситуация, когда аудитор глубоко не вникнет в суть проверяемого вопроса, упустит что-то важное, существенное (не предусмотренное стандартным документом), что в конечном итоге повлияет на общую эффективность аудиторской проверки, ее качество и полученные результаты. Для аудитора, составляющего отчет о результатах проведенного аудита, рабочие документы с описанием планирования проверки, ее хода, анализа системы внутреннего контроля и учета, выводов по результатам проверки документов, являются первичными документами, при отсутствии которых подготовка достоверного отчета (заключения) невозможна. Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы.

 

1.2  Основные  положения документирования аудиторских  проверок

 

Аудиторская организация и индивидуальный аудитор  должны документально оформлять  все сведения, которые важны с  точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что  аудиторская проверка проводилась  в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

Под термином «документация» понимаются рабочие  документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором  в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных  на бумаге, фотопленке, в электронном  виде или в другой форме.

Документирование  аудита позволяет анализировать  действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. Кроме того, на основе рабочей  документации аудиторская организация  может отстаивать свои интересы в  суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

Аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной аудиторской проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением. Отражение  в составе документации каждого  рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса  не является необходимым. Вместе с тем  объем документации аудиторской  проверки должен быть таков, чтобы в  случае, если возникнет необходимость  передать работу другому аудитору, не имеющему опыта работы по этому  заданию, новый аудитор смог бы исключительно  на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или  переписке с прежним аудитором) понять проделанную работу и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности N 2 "Документирование аудита", устанавливает  лишь общие требования к составлению  документации в процессе аудита. Таким  образом, аудиторские организации  должны разработать конкретную методику документирования процесса проведения аудиторской проверки во внутрифирменных  стандартах. Можно предложить следующий регламент документирования аудиторских проверок в качестве приложения к внутрифирменному стандарту "Документирование аудита", описывающий порядок документирования следующих основных этапов аудиторской проверки:

1) преддоговорная работа;

2) назначение руководителя проверки;

3)планирование аудиторской проверки;

4)утверждение состава рабочей группы;

5)проведение аудиторской проверки с оформлением рабочих документов аудитора в соответствии с внутрифирменными стандартами;

6)формирование отчета по результатам аудиторской проверки и его согласование с аудируемым лицом;

7) подготовка и утверждение аудиторского заключения;

8) внутрифирменный контроль формирования "Дела клиента", аудиторского заключения и Отчета по результатам аудиторской проверки;

9) архивирование документов аудиторской проверки.

10)Рассмотрим подробнее содержание перечисленных этапов.

Форма и  содержание рабочих документов определяются следующими факторами:

1)характером  аудиторского задания;

2)требованиями, предъявляемыми к аудиторскому  заключению;

3)характером  и сложностью деятельности аудируемого  лица;

4) характером  и состоянием систем бухгалтерского  учета и внутреннего 

5) контроля  аудируемого лица;

6)необходимостью  давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий  контроль и проверять выполненную  ими работу;

7)конкретными  методами и приемами, применяемыми  в процессе проведения аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и  систематизированы таким образом, чтобы соответствовать обстоятельствам  каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения  эффективности подготовки и проверки рабочих документов рекомендуется  разработать в аудиторской организации  типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и др.)[1]. Стандартизация документирования облегчает поручение работы подчиненным и одновременно позволяет надежно контролировать результаты выполняемой ими работы.

Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы  опытный аудитор, ознакомившись  с ней, мог получить общее представление  о проведенном аудиторской организацией аудите.

Сведения, включенные в рабочую документацию, излагаются ясно и четко, чтобы были очевидны их содержание и форма и  невозможны различные толкования.

Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления  аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена  оформлением.

Рабочая документация может создаваться  на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение  времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

Записи  в документах должны производиться  средствами, обеспечивающими сохранность  записей в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

Если  в рабочей документации используются условные обозначения (символы), то такие  обозначения (символы) должны быть объяснены.

По окончании  аудита рабочая документация подлежит сдаче в архив аудиторской  организации для обязательного  хранения.

Рабочая документация должна храниться скомплектованной в отдельные для каждого аудита папки («файлы»). Система расположения документов в папках устанавливается  аудиторской организацией. Рабочая  документация хранится в сброшюрованном виде.

Сохранность рабочей документации, оформление и  передача ее в архив относятся  к компетенции руководителя аудиторской  организации или лица, им уполномоченного.

К рабочей  документации, фиксирующей проводимый или проведенный аудит, работники  аудиторской организации, не занятые  аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускаются.