Звіт з практики у Головному управлінні культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОДА

Сучасна офісна техніка допомагає у вирішенні поточних питань в роботі бухгалтера. В бухгалтерії Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини Чернігівської обласної державної адміністрації використовується популярна серед бухгалтерів комп’ютерна програма 1С Бухгалтерія. Вона дає швидкий доступ до операцій, які веде установа, полегшує ведення групувальних форм, платіжних документів та інші. Дає можливість вести бухгалтерію і на виконання вимоги Наказу Мінфіну України № 88 від 24.05.95 р., підприємств і установ, що складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях і зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.

В умовах комплексної автоматизації бухгалтерського обліку Головне управління культури, туризму і охорони культурної спадщини Чернігівської обласної державної адміністрації виконання кошторису доходів і видатків установи дані синтетичного та аналітичного обліку формуються в базах даних програмного комплексу, що використовується, і щомісяця виводяться на паперові носії, вихідні форми документів (меморіальні ордери, картки, відомості, Головна книга, звіт та ін.). При цьому склад показників у вихідних формах документів має  відповідати вимогам, передбаченим діючою Інструкцією для реєстрів бухгалтерського обліку.

При виявленні у вихідних формах документів помилок бухгалтерія Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини Чернігівської обласної державної адміністрації здійснює діагностику помилкових даних, знесення виправлень у відповідні бази даних та отримання вихідних форм документів з урахуванням виправлень. Внесення виправлень здійснюється датою виявлення помилкових даних шляхом обов’язкового оформлення змінених документів. Без оформлення документального підтвердження будь-які виправлення безпосередньо в електронних базах даних не допускаються.

 

2.     Документальне забезпечення  основних господарських операцій Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини Чернігівської обласної державної адміністрації

Кожна з операцій на будь-якому підприємстві, установі повинна бути оформлена. Розглянемо спосіб їх оформлення у Головному управлінні культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОДА за видами активів.

 

2.1. ОСНОВНІ ЗАСОБИ

Згідно з інструкцією з бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства, Міністерства економіки України та Держкомстату України від 2 грудня 1997 року № 124/136/71, основними засобами вважаються матеріальні цінності, які використовуються в діяльності установ протягом періоду,  що перевищує один  рік,  і вартість  яких  поступово зменшується у зв'язку із фізичним та моральним зносом.

В бюджетних установах не створюються матеріальні блага і основні засоби безпосередньо не приймають участі у виробництві готової продукції, а обслуговують процеси по задоволенню соціально-культурних потреб населення та здійсненню функцій державного управління у країні, тобто являються невиробничими основними засобами.

До основних засобів належать  будинки,  споруди,  передавальні пристрої,  робочі, силові машини та обладнання, вимірювальні і регулюючі прилади та пристрої,  обчислювальна  техніка,  транспортні засоби, інструмент, виробничий і господарчий інвентар та приладдя, столовий та кухонний інвентар, робоча та продуктивна худоба, багаторічні насадження і капітальні вкладення в них,  бібліотечні фонди, музейні цінності (крім музейних експонатів), експонати тваринного  світу,  документація з типового проектування та інші основні засоби.

Незалежно від вартості та  строку служби до основних засобів належать:

• сільськогосподарські машини та знаряддя;
• будівельний механізований інструмент;
• робоча та продуктивна худоба;
• усі види засобів пересування,  призначені для переміщення людей і вантажів;
• музейні цінності, крім музейних експонатів (предметів мистецтва і природознавства, старовини і народного побуту, експонатів наукового, історичного і технічного значення);
• експонати тваринного світу в зоопарках та інших аналогічних установах;
• сценічно-постановочні засоби вартістю за одиницю понад 30 % від суми  неоподатковуваного  мінімуму  доходів  громадян  (декорації, меблі  і реквізити,  бутафорія,  театральні і національні костюми, головні убори, білизна, взуття, парики);
• документація з типового проектування;
• бібліотечні фонди.

До основних засобів належать також капітальні вкладення на покращення земель (меліоративні,  осушувальні, іригаційні та інші роботи), в орендовані будинки, споруди, обладнання та інші об'єкти, що належать до основних засобів.

Якщо ж розглядати основні засоби Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОДА, то джерелами їх надходження можуть бути:

• придбання від постачальників за грошові кошти або їх еквіваленти;
• придбання за банківську позику;
• шляхом обміну на подібні об’єкти, тобто такі об’єкти, які мають однакове функціональне призначення та однакову справедливу вартість;
• шляхом обміну на неподібні об’єкти ─ основні засоби, матеріали, товари та інше;
• створення власними силами;
• безоплатне надходження;
• одержання на правах фінансової оренди.

Кожна з цих операцій оформлюється відповідним документом:

ОЗ-1 - Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів ( додаток 3.1.1)

ОЗ-2 - Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів

  ОЗ-4 – Акт про ліквідацію  основних засобів в бюджетних  установах (додаток 3.1.2)

ОЗ-3 - Акт списання основних засобів (картка вилучається)

ОЗ-6 - Інвентарна картка обліку основних засобів(додаток 3.1.3)

ОЗ-7 - Опис інвентарних карток з обліку основних засобів

ОЗ-8 - Картка обліку руху основних засобів (заповнюється наприкінці місяця)

ОЗ-9 -  Інвентарний список основних засобів

ОЗ-14 - Розрахунок амортизації основних засобів

ОЗ-16 - Розрахунок амортизації автотранспорту

В усіх випадках надходження при оприбуткуванні основних засобів складається  “Акт приймання-передачі основних засобів” типової форми ОЗ-1 (бюджет), який складається на кожний об’єкт.  Акт складається у двох примірниках і підписується стороною, що передала і прийняла основні засоби. В акті відображається інформація про перелік основних засобів, їх кількість, вартість, амортизацію, якщо така є.        

Надходження основних засобів до Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОДА оформляється:

     ― актом прийому-передачі (внутрішнього переміщення основних  засобів);

     ―  актом здачі  відремонтованих, реконструйованих  і модернізованих об’єктів;

     ―  актом встановлення, пуску та демонтажу машини.

Для прийняття об’єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках:

один – для установи, яка здає,

другий – для установи, яка приймає.

Акт затверджується керівником установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу, передається в бухгалтерію і є підставою для заповнення інвентарної картки обліку основних засобів (форма ОЗ-6).

Надходження основних засобів Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОДА супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку (за винятком бібліотечних фондів), присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням необхідних записів в реєстрах аналітичного обліку.

У картці зазначаються дата й номер акта введення основних засобів в експлуатацію та характерні ознаки об’єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об’єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки та ін. є дорогоцінні метали, то в розділі “Коротка характеристика об’єкта зазначається перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті. На зворотному боці картки робиться запис про переміщення основних засобів в установі. Якщо в картку неможливо внести всі якісні та кількісні зміни характеристики об’єкта, що склалися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в середині груп – за місцезнаходженням об’єктів (предметів) основних засобів; а в централізованих бухгалтеріях – додатково і за обслуговуваними установами.

Інвентарні картки типових форм ОЗ-6, ОЗ-8 та ОЗ-9 (бюджет) реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів типової форми ОЗ-10 (бюджет), який ведеться в одному примірнику. Інвентарна картка ОЗ-9 (бюджет) “Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах. Вона застосовується не для індивідуального, а для групового обліку однотипних об’єктів основних засобів. Не дивлячись на те, що дана інвентарна картка призначена для групового обліку, кожен окремий об’єкт у ній записується окремим рядком .

У разі списання основних засобів зазначені вище картки після внесення до них відміток про списання здаються в архів установи. Опис інвентарних карток здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об’єкта основних засобів.

      Основні засоби  Головного управління культури, туризму і охорони культурної  спадщини ЧОДА , які стали непридатними, підлягають списанню у відповідності з Типовою інструкцією про порядок списання основних засобів бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 02.12.97 р. № 126/137.

     Вибуття основних  засобів оформляється такими первинними документами:

     ―  актом прийому-передачі  основних засобів (ф. ОЗ-1) (Додаток Н);

     ―  актом на списання  основних засобів (ф. ОЗ-3);

     ―  актом на списання  автотранспортних засобів (ф.ОЗ-4).

     Для оформлення списання основних засобів, які стали непридатними,  установа Головного управління культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОДА застосовує акти про ліквідацію основних засобів в бюджетних установах  (типова форма ОЗ-3 (бюджет) (Додаток Л). В акті зазначається: найменування об’єкта, його інвентарний номер, дату введення в експлуатацію, місце експлуатації, первісну вартість, суму нарахованого зносу за час експлуатації, обґрунтування необхідності списання з балансу. В ньому також визначаються витрати на ліквідацію об’єкта та вартість матеріалів, що мають бути оприбутковані після проведення операції. В акті робиться розрахунок результатів ліквідації.

Акт на списання складають у двох примірниках. Після затвердження керівником установи перший примірник акта передають у бухгалтерію, другий залишають у матеріально відповідальної особи .

Для проведення огляду і визначення придатності об’єкта основного засобу в ліцеї створена спеціальна комісія з п’яти чоловік, списання засобу може бути здійснене лише з їх згоди.

Комісія має такі обов’язки:

- проводить огляд основних засобів  для складання акта на їх  списання, використовуючи при цьому  необхідну технічну документацію (технічні паспорти, поетапні плани, відомості дефектів та інші  документи), а також дані бухгалтерського обліку;

-   встановлює неможливість  відновлення і подальшого використання  об’єкта в даній установі та  вносить пропозиції про його  продаж, передачу чи списання;

-  встановлює конкретні причини  списання об'єкта: фізичне або  моральне зношення, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та інше;

-   встановлює осіб, з вини  яких трапилося передчасне вибуття  основних засобів із експлуатації;

-  встановлює можливість використання  окремих вузлів, деталей, матеріалів  списаного об'єкта і проводять їх оцінку;

-   здійснює контроль за  вилученням із списаних основних  засобів придатних вузлів, деталей  та матеріалів із кольорових  і дорогоцінних металів, визначає  їх кількість, вагу, та контролює  їх здачу на відповідний склад.

На кожен основний засіб згідно закону нараховується амортизація – систематичний розподіл вартості необоротних активів за вирахуванням їх ліквідаційної вартості. Амортизація нараховується відповідно до приналежності основного засобу до певної групи.

Також у ліцеї проводиться повна і часткова інвентаризація основних засобів ( в залежності від вимог керівника). Повна – це інвентаризація усіх без винятку активів. Часткова інвентаризація полягає в визначенні кількості активів у однієї матеріально відповідальної особи. Проведення інвентаризації основних засобів у Головному управлінні культури, туризму і охорони культурної спадщини ЧОД визначає керівник.

Проведення інвентаризації є обов’язковим у випадках:

• передачі майна в оренду, його приватизації,
• реструктуризації установи,
• ліквідації установи,
• виникнення надзвичайних ситуацій,
• зміни матеріально відповідальних осіб,
• наявності претензій покупців або постачальників,
• встановлення фактів зловживань, крадіжок чи псування цінностей,
• рішенням судово-слідчих органів,
• складання річного звіту, тощо.