Инвентаризация: сущность, порядок, проведение

 

 

 

1.2. Нормативное регулирование проведения инвентаризации в организациях.

 

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими  порядок и условия инвентаризации, являются Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49; Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н.

Порядок проведения инвентаризации также регулируется ст.561 ГК РФ [1], согласно которой обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

при смене материально  ответственного лица;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;

при возникновении форс-мажорных обстоятельств;

при реорганизации или  ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных  законодательством (например, при продаже  предприятия как имущественного комплекса).

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации всех форм собственности  обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально  подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Такое требование установлено п.1 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

инвентаризация бухгалтерский  учет

В п.2 ст.12 указанного Закона перечисляются случаи, когда проведение инвентаризации является обязательной процедурой, это:

передача имущества  в аренду, выкуп, продажа, а также  преобразование государственного или  муниципального унитарного предприятия;

смена материально ответственных  лиц;

выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

стихийное бедствие, пожар  или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;

реорганизация или ликвидация организации;

период перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также другие случаи, предусмотренные  законодательством РФ [3].

В организациях, осуществляющих торговую деятельность, как ни в  одной другой отрасли, необходим  контроль над сохранностью имущества, который можно осуществлять, в том числе посредством проведения инвентаризации. Строгому учету в торговых организациях в основном подлежит имущество, предназначенное для продажи, - товар.

Требование о достоверности  годовой бухгалтерской отчетности подразумевает проведение инвентаризации по состоянию на 31 декабря отчетного  года (п. п.6, 38 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" [6]). Однако на практике провести инвентаризацию имущества (в том числе основных средств, товаров, материалов) и обязательств единовременно весьма проблематично. Поэтому п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ допускается проведение инвентаризации имущества в течение IV квартала отчетного года [5].

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [10].

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все  виды финансовых обязательств (п.1.3 Методических указаний) [10]. Причем для целей данных указаний под имуществом организации  понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы (п.1.2 Методических указаний) [10]. Кроме этого, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально  ответственных лиц (п.2.8 Методических указаний) [10]. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 установлен Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. К ним, кроме прочего, относятся кассиры (другие работники, выполняющие обязанности кассиров, контролеров), заведующие складов (другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей) [4]. С названными работниками заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст.244 ТК РФ) [2].

В организационно-техническом  разделе Учетной политики должны быть прописаны вопросы, связанные  с организацией и проведением  инвентаризаций. Согласно п.4 ПБУ 1/2008 "Учетная  политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации [7].

Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется  тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.

В соответствии с Федеральным  законом о бухгалтерском учете  и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях:

при передаче имущества  организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных  законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности, кроме  имущества, инвентаризация которого проводилась  не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может  проводиться один раз в три  года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);

при смене материально  ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а  также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса  и в других случаях, предусматриваемых  законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;

а при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии  из коллектива более 50% его членов, а  также по требованию одного или нескольких членов коллектива [26, с.143].

Таким образом, для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности организации обязаны не реже одного раза в три года проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально  подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Действующим законодательством  РФ не предусмотрена ответственность  за не проведение инвентаризации. Однако штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации. Поэтому организация, которая своевременно не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст.15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация и проведение инвентаризации.

2.1. Порядок проведения  инвентаризаций

 

Порядок проведения инвентаризаций на предприятии предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя предприятия  или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

В межинвентаризационный  период на предприятиях (организациях) должны проводиться систематически проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в  местах их хранения и переработки. Эти  проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации).

Рабочие инвентаризационные комиссии:

осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств  в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении

результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения  по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей;

несут ответственность:

а) за своевременность  и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с  приказом руководителя;

б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

в) за правильность указания в описи отличительных признаков  товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а также цены и т. п.);

г) за правильность и своевременность - оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей  с цепью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Основной задачей проверок и  выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный  период является осуществление контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризаций.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.

Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:

опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы  и выходы; проверить исправность  всех весоизмерительных приборов и  соблюдение установленных сроков их клеймения; получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблаговременно.