Облік розрахунків з підзвітними особами

При придбанні запасів і товарно - матеріальних цінностей (ТМЦ) у юридичної особи через підзвітну особу підприємства, скерованій на підприємство - продавець, підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами - договори, контракти, копія рахунка - фактури продавця тощо.

На підприємстві - продавці підзвітній особі пред'являється цінності і оформляються документи на відвантаження цих цінностей покупцю [7, c.315]:

1. Накладна на відпуск товарно- матеріальних цінностей (форма M -20)

2. Податкова накладна.

3. Якщо використовується транспорт, заповняється товарно - транспортна  накладна (форма 1-ТН)

4. До переліку документів входить  також акт купівлі - продажу цінностей., Необхідність складання такого первинного документа зумовлена тим, що деякі умови купівлі і продажу товару не передбачені реквізитами наведених вище документів і їх буде доречно відобразити в акті .Ці умови стосуються якості товару, умови доставки, передпродажного, після продажного, гарантійного обслуговування та інших умов.

У касу продавця підзвітна особа вносить готівку, внесок оформляється прибутковим касовим ордером, в ордері вказується прізвище, ім'я і по батькові підзвітної особи, а також назва організації, яку ця особа представляє; квитанція до прибуткового касового ордера залишається у довіреної особи.

У бухгалтерії підприємства продавця оформляється накладна, податкова накладна на підприємство - покупець.

Придбання цінностей в магазині, або в іншій точці стаціонарної торгівлі супроводжується отриманням підзвітною особою касового чека, товарного чека, інших документів про оплату цінностей.   У бухгалтерії (якщо цю функцію не довірено продавцю (касиру) магазину) виписується накладна, податкова накладна, інші документи про передачу цінностей і наявність розрахунків з ПДВ . У цих документах вказується найменування організації - покупця і її реквізити зазначити також, що податкова накладна при купівлі не випускається, якщо обсяг разового продажу товарів (робіт, послуг) не перевищує 20 грн. (п.7.2.6 Закону про ПДВ) в такому випадку достатньо лише чека, товарного чека, або іншого засвічую чого оплату цінностей документа.

Якщо підзвітна особа для придбання цінностей відряджається в інший населений пункт, вона оформляє документи, що підтверджують її перебування у відрядженні, а також переміщення цінностей: відрядне посвідчення з відмітками, проїзні документи працівника (наприклад квиток), оплата (страховка) багажу та про інші понесені витрати, документи про наявність ділових відносин між партнерами тощо. Після виконання доручення і повернення на підприємство, яке скерувало підзвітну особу, вона складає авансовий звіт про витрачені кошти . Існує також практика деяких підприємств де складаються два окремі авансові звіти: за відрядженням і придбанням цінностей .

Врегулювання заборгованості, що виникла між підприємством - відрядником і підзвітною особою я розгляну пізніше.

Інструкцією для бюджетних установ № 125 передбачено, що при отриманні запасів матеріально відповідальна особа підприємства на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися про їх Отримання і прийняття на відповідальне зберігання. Цей порядок може бути чинним і для комерційних організацій [5].

Отримані підзвітною особою цінності доставляються на підприємство і здаються нею на склад або на зберігання матеріально відповідальній особі. Ця операція оформлюється записами в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1), складанням прибуткового ордера (форма М-4). Комірник при прийманні отриманих від підзвітної особи цінностей на супровідних документах, накладних, актах тощо, долучених до авансового звіту підзвітної особи,  проставляє відмітки про приймання   з посиланням на номер прибуткового ордера. У будь-якому випадку факт приймання на підприємство придбаних підзвітною особою цінностей повинен оформлятися документом, який для підприємства має юридичну силу. При здаванні цінностей на склад або за відсутності на підприємстві складу потрібно скласти відповідний документ, наприклад, акт приймання цінностей, що складається органом підприємства, який має відповідні повноваження. Такі повноваження можуть бути покладені на спеціальну комісію з приймання (оцінки) цінностей, на постійно діючу інвентаризаційну комісію або інший орган підприємства. Встановлений порядок і повноваження відповідального органу можуть бути передбачені як окремим розпорядженням керівника стосовно розрахунків з підзвітними особами, так і в наказі про облікову політику підприємства. Наявність такого акта або відмітка комірника про прийняття цінностей на склад дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.

 

Розділ 2. Особливості обліку розрахунків з підзвітними особами

1. Організація синтетичного та аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 37 " Розрахунки з різними дебіторами " субрахунка 372 " Розрахунки з підзвітними особами " . Це активно-пасивний рахунок. Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань підприємства.

Аналітичний облік витрат по розрахунках з підзвітними особами ведуть окремо по кожній авансовій видачі позиційним способом.

По дебету рахунка 37 субрахунка 372 " Розрахунки з підзвітними особами" відображаються суми, видані (переховані) під звіт, а також , відшкодування перевитрат ,тобто погашення кредиторської заборгованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ордерів, кредитуючи рахунок 30 "Каса".

По кредиту субрахунка 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися шляхом повернення грошей в касу, віднесення на витрати виробництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. Через підзвітних осіб здійснюються найрізноманітніші платежі, тому витрачені підзвітні суми, списані з кредиту субрахунка 372 знайдуть відображення по дебету відповідних рахунків:

20 " Виробничі витрати"

21 " Тварини на вирощуванні  та відгодівлі" ,

22 " Малоцінні та швидкозношувані предмети" – з придбання запасів ;

15 "Капітальні інвестиції" ,

23 " Виробництво" ,

24 " Брак у виробництві",

91 " Загальновиробничі витрати" ,

92 " Адміністративні витрати" ,

94 " Інші витрати операційної  діяльності",

30 " Каса" ,

31 " Рахунки в банках" – з повернення підзвітних сум до каси підприємства і на рахунки в банках ;

33 – " Інші кошти" – з придбання  різних грошових документів (марки, путівки та ін.),

66 " Розрахунки з оплати праці" – з утримання перевитрат авансів  понад установлені норми і неповернутого залишку коштів ;

63 " Розрахунки з постачальниками  та підрядниками" ,

68 " Розрахунки за іншими операціями "– з оплати різних послуг  грошовими коштами і чеками  постачальникам та іншим організаціям ;

99 " Надзвичайні витрати" –  з виплат, пов’язаних із запобіганням або ліквідацією стихійного лиха, техногенних катастроф і аварій [10].

Для відображення розрахунків з підзвітними особами в реєстрах журнально - ордерної форми обліку призначено журнал – ордер № 7 с.- г.

У ньому поєднано синтетичний і аналітичний облік . Запис роблять за кожною виданою в підзвіт сумою лінійно-позиційним методом, тобто проти кожної суми по рядку відображають інформацію згідно з авансовими звітами та визначають залишок на кінець місяця. Таким чином, журнал ордер № 7 с.-г. побудований за формою оборотної відомості, в якій зазначаються вступний і кінцевий залишки, та обороти за дебетом і кредитом , що розшифровуються по кореспондуючих рахунках.

При відкритті журналу-ордера з попереднього реєстру записують перехідні залишки на початок місяця із зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.

При записах операцій поточного місяця на окремому рядку відображають дату і суму виданого авансу, відшкодування перевитрат проти виданого авансу відшкодовану або утриману суму невикористаного авансу і суми витрат по поданому і затвердженому авансовому звіті [10].

У випадках, коли підзвітній особі, що перебуває у тривалому відрядженні, направляють додатковий аванс, або один й той самий працівник повторно за місяць одержує аванс, то суму і дату видачі (перерахування) авансу відображають у вільних графах.

При поданні одним працівником за поточний місяць двох або більше авансових звітів відповідні суми відображають записом в одній графі по одному й тому ж рядку.

З метою одержання підсумкових (синтетичних) даних по субрахунку 372 суми витрат по авансових звітах і повернення невикористаних коштів показують в журналі ордері № 7 с. –г. в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Якщо підзвітна особа відповідає за реалізацію продукції або матеріалів, то отриману від реалізації виручку, відображають по дебету субрахунка 372.

Після закінчення записів всіх операцій по розрахунках з підзвітними особами за звітний місяць у журналі-ордері № 7 с.-г. підраховують підсумки по всіх графах і кредитові обороти переносять у Головну книгу.

Записи в реєстрах по обліку розрахунків з підзвітними особами виглядають таким чином:

Схема запису в регістрах з обліку розрахунків з підзвітними особами

(Схема 1.)

 

До журналу-ордера № 7 с. –г. використовують вкладні листи за потребою, що залежить від кількості операцій.

Кореспонденція рахунків по відображенню розрахунків з підзвітними особами:

(Таблиця 1.)

 

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1.	Видача підзвітних сум готівкою	372	301
2.	Перерахування авансу підзвітним особам, які перебувають у відрядженні за межами підприємства тривалий час і не мають можливості прибувати за авансом	372	311
3.	Надходження виручки від реалізації продукції на ринку	372	701
4.	Видача під звіт чекових книжок	372	377
5.	Придбання підзвітними особами матеріальних цінностей: Без ПДВ На суму податку на додану вартість	20,21,22   641	372   372
6.	Придбання підзвітними особами основних засобів, які не потребують монтажу Без ПДВ На суму податку на додану вартість	152     641	372     372
7.	Використання коштів підзвітними особами на виробничі і господарські потреби в межах встановлених норм	23,91,92	372
8.	Видача підзвітним особам із каси грошових документів (марки та ін.)	372	331
9.	Повернення невикористаних підзвітних сум: в касу   на поточний рахунок в національній валюті на поточний рахунок в іноземній валюті	301 311 312	372 372 372
10.	Утримання підзвітних сум з оплати праці працівників	661	372
11.	Здача виручки за реалізовану продукцію на ринку	301	372
12.	Надходження виручки за продукцію, реалізовану на ринку	311	372
13.	Списання вартості відпущених блюд та виробів їдальні по талонах та витрат по невикористаних чеках	377	372
14.	Оплата підзвітними особами придбаних різних грошових документів ( марки, путівки)	331	372
15.	Оплата підзвітними особами підприємствам і організаціям за різні послуги розрахунковими чеками	377	372
16.	Списання безнадійної заборгованості підзвітних осіб	949	372

 

2. Порядок видачі сум і оплата витрат по відрядженню

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певні строки до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору ( контракту ) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно - правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника [2].

Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно - правовими актами про службові відрядження.

Підтверджуючими документами є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та "Про оподаткування прибутку підприємств"[4].

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати ( видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений,

у строк відрядження зараховується за час, який потрібно для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.