Облік розрахунків з підзвітними особами

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, невикористаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження. В тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи [3].

Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження.

Підзвітна особа - довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків по відношенню до підприємства. В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов’язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають з каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною. Нею може бути лише працівник даного підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначається керівником підприємства.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Грошовий аванс – це сума, яка видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи , на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат по відрядженню тощо. Грошовий аванс, як правило, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, при якому підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати.

Видачу грошей під звіт можна проводити безпосередньо із каси підприємства, по грошовому чеку з поточного або валютного рахунку підприємства, грошовим переказом через органи зв’язку у місце знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк.

Невикористані суми готівки, виданої під звіт на господарські потреби, повинні бути повернуті підзвітною особою в касу підприємства не пізніше наступного дня після їх видачі, що оформляється прибутковим касовим ордером.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємству залишку готівки, видано під звіт [5].

Підзвітні особи зобов´язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

·  за відрядженнями ـ протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

·  на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю виробничої сировини, крім металобрухту – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

·  на всі інші виробничі (господарські)потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видано готівку на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (у тому числі й для закупівлі в населення сільськогосподарської продукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (фінансових) питань і безпосередньо на відрядження .

До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України за:

·  перевищення встановлених лімітів каси;

·  не оприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;

·  перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

·  використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням;

·  проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату покупцем готівкових коштів.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми.

Підприємці здійснюють облік руху готівки згідно з порядком та документами, установленими Державною податковою адміністрацією України.

Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, вилучену органами державної податкової служби готівку, на розрахунки за спожиту електроенергію ,а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену граничну суму кошти в розмірі перевищення вставленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати авансовий звіт про здійснені витрати. До нього прикладають рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Авансовий звіт підписує підзвітна особа. Готівка, має бути повернена до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження, а видана на всі інші цілі – один робочий день з дня видачі її під звіт.

Подані авансові звіти перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження авансового звіту бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за авансовим звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси. У випадках неповернення підзвітних сум вони мають бути утримані із оплати праці.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. Порядок відшкодування витрат по них визначено постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999р № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" ( зі змінами від 6 вересня 2000 р.) та діючою інструкцією.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом по підприємству, а відрядженому видають посвідчення про відрядження за встановленою формою.

Термін відрядження не може перевищувати в межах України – 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчуються в посвідченні тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно з авансовим звітом відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення та проїздом до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачуються добові.

За кожний день перебування працівника у відрядження, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі до 18 гривень за добу при відрядженнях у межах України, 231 гривня – для відряджень за кордон. Зменшувати розмір добових не дозволяється.

У разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 14, 40 грн. ,дворазове харчування – 10,80 грн., триразове харчування - 7,20 грн.; при відрядженнях за кордон – 185,00 ; 128,00 ; 81,00 грн. відповідно .

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати на наймання житлового приміщення згідно з поданими документами.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно в поданими проїзними документами.

Перед від’їздом у відрядження працівникові видають грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження. Після повернення з відрядження протягом трьох днів працівники забов’язані подати авансовий звіт про фактичні витрати на відрядження.

До авансового звіту додається посвідчення про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат , пов'язаних з відрядженням [3].

У разі, коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження ( в дорозі ), добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків – при дворазовому, 35 відсотків – триразовому харчуванні.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до "Постанови про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"

У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм.

Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ та організацій всіх форм власності ( крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів) у разі відрядження за межі України переглядаються за поданням Міністерства фінансів після прийняття закону про Державний бюджет України на наступний рік, якщо прогнозний середньорічний курс гривні до долара США відповідно до Основних напрямів грошово-кредитної політики України на новий бюджетний рік відрізняється від встановленого на попередній рік курсу більш як на 10 відсотків.

Норми добових витрат і граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, у разі відрядження за межі України переглядаються, якщо виникла така потреба, за поданням Міністерства фінансів на підставі обґрунтованих пропозицій Міністерства закордонних справ.

Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов’язані забезпечити їх коштами у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами