Общие правила расчетов с подотчетными лицами

Товарно-материальные ценности должны быть оприходованы после приобретения, а подотчетным лицом должен быть составлен авансовый отчет, который должен быть сдан физическим лицом в бухгалтерию в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех дней после возвращения из командировки или срока, на который он выдан. Таким образом, если практикуется внесение суммы по одному договору несколькими платежами в течение нескольких дней, организации приходится искусственно увеличивать срок выдачи аванса, а это требует обеспечения сохранности наличных денежных средств подотчетным лицом в течение этого срока. Выдавать же аванс в размере ежедневной потребности не позволяет законодательство: в соответствии не только с Порядком ведения кассовых операций, но и с Инструкцией по применению Плана счетов выдача новых авансовых сумм может быть произведена только при условии полного отчета за ранее выданные суммы. Но такой отчет составлен быть не может, так как товар еще не оприходован.

При приеме отчетных документов желательно требовать от подотчетного лица предъявления счета-фактуры, выписанного организацией-поставщиком. Для этого целесообразно перед отбытием в командировку проинструктировать командированного о целесообразности оформления счетов-фактур одновременно с отгрузочными документами.

В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе, передает главному бухгалтеру второй отрывной лист кассовой книги с приходными и расходными кассовыми документами под расписку; а счет-фактуру – лицу, ответственному за ведение книги покупок.

Особенностью оформления приобретения товарно-материальных ценностей у физических лиц является то, что по отношению к ним вышеуказанные предельные размеры расчетов наличными денежными средствами не установлены.

У предприятия– продавца . Отпуск товарно-материальных ценностей может производиться только при наличии заключенного установленным порядком договора и при наличии доверенности установленного образца у физического лица – получателя, а также на основании распоряжения руководителя предприятия или лица, ответственного за отпуск.

По получении наличных денежных средств кассир обязан сделать запись в кассовой книге, а также в журнале регистрации приходных и расходных документов.

Кроме приходного кассового ордера, получателю должна быть выдана накладная, а если реализуются работы или услуги, то должен быть составлен акт сдачи-приемки выполненных работ или услуг.

Желательно одновременно с накладной выписывать и счет-фактуру. Причем в случае, если практикуется разделение взносов по одному договору на несколько частей, счет-фактура должен выписываться на каждое поступление денег, но на руки получателю выдается только один – последний, в котором указывается вся сумма стоимости полученных товарно-материальных ценностей, работ или услуг.

При учете расчетов с использованием аккредитивов и чеков из чековых книжек читателям необходимо учитывать следующие особенности.

Учет движения средств на специальных счетах в банках ведется на счете 55. Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено открытие к счету 55 следующих субсчетов:

55-1 «Аккредитивы»;

55-2 «Чековые книжки»;

55-3 «Депозитные счета» (при  расчетах с подотчетными лицами не используется).

Перечень субсчетов не является исчерпывающим, из чего следует, что к счету 55 могут быть открыты и другие субсчета, например субсчет «Средства целевого финансирования». Денежные средства, учитываемые на этих субсчетах, могут быть использованы при расчетах с подотчетными лицами только в наличной форме. Иными слвоами, сначала оформляется проводка: Д– т 50 К– т 55 – на сумму наличных денег, полученных со специального счета, а затем – Д– т 71 К– т 50. В дальнейшем суммы, израсходованные подотчетным лицом, отражаются в учете в общем порядке.

Основным источником поступления денежных средств на специальные счета в банках (чеки и аккредитивы) являются суммы, находящиеся на расчетном счете. Законодательство и документы системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности не исключают возможности зачисления на специальные счета средств, поступивших из других источников, – вкладов в уставный капитал, заемных средств, выручки от продаж и т.д. Однако подобные операции скорее исключение, чем правило. Иными словами, наиболее распространенной проводкой по дебету счета 55 является:

Д – т 55 К – т 51.

Движение средств, находящихся в аккредитивах, учитывается на счете 55, субсчет «Аккредитивы». Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 и кредиту счетов 51, 52, 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», а также других аналогичных счетов.

Неиспользованные денежные средства в аккредитивах после их восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52.

Аналитический учет по счету 55, субсчет «Аккредитивы», ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

Таким образом, основными проводками по учету поступления денежных средств на аккредитивный счет являются:

Д – т 55 К – т 51 – на сумму денежных средств, списанных с расчетного счета и зачисленных на аккредитивный счет;

Д – т 55 К – т 52 – на сумму валютных средств, списанных с валютного счета и зачисленных на аккредитивный счет;

Д – т 55 К – т 66 (67) – на сумму заемных средств, полученных по кредитному договору, как в том же банке, в котором открыт аккредитивный счет, так и в других кредитных организациях. Если кредиты привлекаются в других банках, данная проводка может быть оформлена в случае, если кредиты поступают непосредственно на валютный счет.

Неиспользованная сумма покрытого аккредитива подлежит возврату банку-эмитенту незамедлительно одновременно с закрытием аккредитива. Разумеется, банк-эмитент обязан зачислить возвращенные суммы на счет плательщика, с которого депонировались средства.

Возврат средств оформляется следующей проводкой:

Д – т 51 К – т 55.

При этом предполагается, что суммы остатка возвращены полностью и соответствующий субсчет, открытый к счету 55, закрывается.

Движение средств, находящихся в чековых книжках, учитывается на субсчете «Чековые книжки». Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55 и кредиту счетов 51, 52, 66 и других аналогичных счетов.

Суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных организацией чеков, то есть в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита счета 55 в дебет счетов учета расчетов (76 и др.). Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55; сальдо по счету 55, субсчет «Чековые книжки», должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации. Суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшимся неиспользованными) отражаются по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52.

Аналитический учет по счету 55, субсчет «Чековые книжки», ведется по каждой полученной чековой книжке.

Таким образом, отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций, при которых используется чековая форма оплаты, аналогично отражению в учете использования аккредитивов, то есть суммы, предназначенные для расчетов чеками, списываются со счета 51 на счет 55, а по использованию чека – на счета учета расчетов.

Использование средств с аккредитивных счетов и счетов для учета средств на чековых книжках может отражаться следующим образом:

Д – т 71 К – т 55 – на сумму аккредитива, выданного материально ответственному лицу;

Д – т 60 К – т 71 – на сумму использованного аккредитива;

Д – т 71 К – т 55 – на сумму чека из чековой книжки, выданного материально ответственному лицу;

Д – т 60 К – т 71 – на сумму использованного чека;

Д – т 94 К – т 71 – на сумму аккредитива или чека, утраченного или использованного не по назначению;

Д – т 55 К – т 94 – на сумму аннулированного утраченного аккредитива или чека (если суммы не предъявлены к оплате);

Д – т 73 К – т 94 – на сумму ущерба, связанного с потерей аккредитива или чека, отнесенного на счет виновного лица;

Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, списанного на увеличение прочих расходов, если во взыскании отказано органами суда или арбитража.

3.3. Предельный  размер расчетов наличными денежными средствами

Расчеты наличными денежными средствами через кассу организации могут производиться как с физическими лицами (не только с работниками организации, но и с покупателями товаров, продукции, работ или услуг), так и со сторонними организациями – юридическими лицами. Основанием для приема денежных средств от представителя покупателя является расчетный документ (счет и т.д.) с письменным распоряжением руководителя и главного бухгалтера о приеме наличных денежных средств в оплату отгруженных товаров (продукции, работ, услуг), а также доверенность организации-покупателя.

При проведении таких расчетов читателям следует учитывать, что их предельный размер ограничен – в настоящее время указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У (ранее действовало указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-У).

Наиболее существенными новациями указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У, по нашему мнению, являются следующие:

1. Увеличен с 60 000 руб. до 100 000 руб. размер, в пределах которого могут осуществляться расчеты наличными денежными средствами. Прежний предельный размер устанавливался еще в 2001 году указанием Банка России от 14.11.2001 № 1050-У. На первый взгляд может показаться, что имеет место некоторое смягчение позиции Банка России в отношении расчетов наличными денежными средствами: лимит таких расчетов увеличен на 66,7 % по сравнению с ранее действовавшим лимитом. Однако даже официальный уровень инфляции за прошедшие пять лет и восемь месяцев выше вышеуказанной цифры. Следовательно, реально следует говорить о некотором ужесточении данного показателя.

2. Сохранена норма, в соответствии с которой требование о соблюдении предельного размера расчетов распространяется на расчеты по одному договору (до 2001 года – ограничение касалось одной расчетной операции). Иными словами, если, например, общая сумма задолженности по договору купли-продажи составляет 120 000 руб., а расчеты производятся в три приема – 50 000 руб., 50 000 руб. и 20 000 руб., то наличными денежными средствами можно осуществить только два первых платежа.

3. Требование о соблюдении предельного размера расчетов наличными денежными средствами впервые на уровне нормативного документа распространено на индивидуальных предпринимателей. За весь период существования ограничения Банком России и налоговым ведомством делалось несколько попыток распространить его на индивидуальных предпринимателей. Последний раз это произошло в прошлом году. Сначала Банк России письмом от 17.07.2006 № 08-17/2540 сообщил, что нормы указания Банка России от 14.11.2001 № 1050-У распространяются на случаи расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями и между индивидуальными предпринимателями. При этом в подтверждение своей позиции Банк России ссылался на нормы ГК РФ, которые регулируют проведение кассовых операций, а не статус хозяйствующего субъекта. Поэтому с самого начала позиция Банка России (уравнявшего юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) представлялась более чем спорной. Однако это не помешало ФНС России письмом от 30.08.2006 № ММ-6-06/869@ довести письмо Банка России от 17.07.2006 № 08-17/2540 до нижестоящих налоговых органов. Сам же Банк России всего три месяца спустя письмом от 17.10.2006 № 36-3/1993 отказался от прежней позиции, заявив, что письма не являются нормативными актами. Таким образом, вопрос был до поры до времени закрыт.

В указании Банка России от 20.06.2007 № 1843-У данная недоработка устранена: теперь и индивидуальные предприниматели будут проверяться на предмет соблюдения ими предельного размера расчетов.

4. Весьма существенные новации в части регулирования порядка ведения кассовых операций содержатся в п. 2 указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У. Нормы данного пункта фактически отменяют требования п. 7 Порядка ведения кассовых операций. Напомним читателям, что данным пунктом установлено, что организации, имеющие постоянную денежную выручку, могут по согласованию с обслуживающими их банками расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Таким образом, в настоящее время:

– существенно расширен перечень расходов, которые могут оплачиваться за счет поступившей выручки [7];

– более не требуется в вышеперечисленных случаях согласование с обслуживающим банком на проведение расчетов;

– расчеты (в том числе и расчеты по заработной плате) могут производиться только в пределах общего ограничения расчетов наличными денежными средствами (100 000 руб.). Впрочем, данное ограничение вряд ли будет иметь практическое значение: для этого необходимо, чтобы лимит кассы был установлен на уровне, превышающем 100 000 руб., либо расчеты в пределах вышеуказанной суммы производились непосредственно в день поступления выручки. В условиях рыночной экономики вряд ли можно спланировать объем поступлений с достаточной степенью точности и, следовательно, исключить риски нарушения сроков проведения расчетов.

Если организация, осуществляющая расчеты наличными денежными средствами, выступает не продавцом, а покупателем, то собственно расчеты проводятся, как правило, не бухгалтером-кассиром, а другим уполномоченным лицом (представителем службы снабжения и т.д.). Иными словами, расчеты осуществляются через подотчетное лицо, которое должно быть проинформировано о существовании ограничения предельных размеров расчетов наличными денежными средствами. В принципе, вышеуказанный предел может являться предельным размером сумм, которые могут выдаваться под отчет (для соответствующих целей). Однако если предполагается произвести расчеты по нескольким договорам (даже с одним поставщиком или подрядчиком), вышеупомянутое ограничение не действует. Если подотчетное лицо представляет авансовый отчет, из которого следует, что предельный размер расчетов по одной сделке был превышен, а авансовый отчет был оформлен установленным порядком, бухгалтеркассир не имеет права отказать в его принятии к учету. Тем не менее сообщить непосредственному руководителю (главному бухгалтеру) он обязан.

Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных размеров, определена ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и предполагает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.