Организация учета материалов

Для выявления фактической себестоимости материалов, отклонений от стоимости их по учетным ценам, контроля за сохранностью материалов, а также увязки синтетического и аналитического учета в бухгалтерии составляют по истечении каждого месяца ведомость №10 "Ведомость учета материалов на складах" по их видам и материально ответственным лицам.

Для списания израсходованных материалов на соответствующие объекты учета затрат в бухгалтерии составляют разработочную таблицу "Распределение расхода материалов". Материалы в ведомости №10 отражаются по учетным ценам. Приходные документы группируют в пачки и после контроля и проверки кодов разрабатывают ведомость поступления материалов на склад, в которой отражают стоимость приобретенных материалов по учетным ценам и фактической себестоимости с расшифровкой ее слагаемых по каждому платежному требованию поставщиков .

На основании ведомостей поступления материалов составляют сводную ведомость расчета транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и исчисляют коэффициент отклонений от стоимости по учетным ценам. По данным расходных документов и указанной ранее сводной ведомости составляют ведомость расхода материалов по корреспондирующим счетам. В ней по каждому виду израсходованных материалов по различным шифрам затрат отражают их стоимость по учетным ценам, коэффициент и сумму отклонений, приходящуюся на израсходованные материалы .

Для получения обобщенных данных по счетам производственных запасов по каждому из них составляют оборотные ведомости; их данные сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам и после сверки переносят в Главную книгу.

2.3. Учет переоценки и снижения стоимости материалов

Правила бухгалтерского учета принципиально допускают возможность в определенных ситуациях проводить переоценку материалов и других аналогичных производственных запасов. Переоценка материальных ценностей осуществляется в соответствии с действующим законодательством в связи с изменением цен и тарифов. Для системного отражения результатов переоценки в плане счетов традиционно предусматривался синтетический счет 14, который именовался "Переоценка материальных ценностей". Первоначально его основное назначение заключалось в накапливании данных о суммах дооценки и уценки и распределении их по разным источникам покрытия .

Однако в последнее время значительные изменения претерпел порядок регулирования результатов переоценки материалов. Согласно Положениям по бухгалтерскому учету "Доходы организации" и "Расходы организации" суммы дооценки и уценки оборотных активов рассматриваются в качестве прочих финансовых результатов и  включаются в состав операционных доходов и расходов. Поэтому новый план счетов не предполагает применения специальной синтетической  позиции для отражения результатов переоценки материалов: счет 14 "Переоценка материальных ценностей" исключен из нового плана счетов.

Если организация проводит переоценку материалов, то ее результат по мере выявления (т.е. после окончания переоценки и утверждения руководителем организации результатов) списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": в дебет – суммы уценки, в кредит – суммы дооценки. В аналитическом учете по этому счету открывается отдельный субсчет для накапливания данных о проведенной переоценки. В дальнейшем результат от переоценки материалов попадает на счет прибылей и убытков в составе сальдо прочих доходов и расходов. Таким образом, он участвует в формировании конечного финансового результата деятельности организации .

С начала 90-х годов в российском бухгалтерском учете действует правило, согласно которому запасы материалов и иных аналогичных средств в обороте подлежат отражению в бухгалтерском балансе по наименьшей из двух оценок: фактической себестоимости приобретения (заготовления) или цене возможной реализации (рыночной). Однако до настоящего времени отсутствовал детально разработанный порядок реализации на счетах данного механизма. Предыдущий план счетов лишь предусматривал, что результат сравнения двух оценок в отношении материалов учитывается на счете 14 "Переоценка материальных ценностей". В новом плане счетов установлен порядок отражения на счетах сумм снижения стоимости материалов. Для этого применяется синтетический счет 14, который назван "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей".

Перед составлением бухгалтерского баланса (как правило, годового) фактическую себестоимость заготовления (приобретения) материалов сравнивают с текущей рыночной стоимостью (стоимостью возможной продажи). Такое сопоставление проводят по испорченному сырью и материалам, а также, если запасы полностью или частично морально устаревают или рыночные цены на них устойчиво снижаются. Когда фактическая себестоимость оказывается ниже текущей рыночной стоимости, в качестве балансовой оценки материалов принимается фактическая себестоимость. Если текущая рыночная стоимость ниже фактической себестоимости, то материалы показывают в балансе по текущей рыночной стоимости, а в отчете о прибылях и убытках признают убыток от снижения стоимости запасов. Тем самым в соответствии с требованием осмотрительности в отчетном периоде организации, с одной стороны, не допускает завышения стоимости материалов, с другой стороны – страхуется от необходимости признания в будущем убытков, которые относятся к данному периоду .

Под текущей рыночной стоимостью, или стоимостью возможной продажи материалов, понимают ту сумму денежных средств, которую организация может получить в случае продажи запасов. При определении текущей рыночной стоимости следует основываться на доступной в момент оценки наиболее надежной информации. Во внимание принимают колебания цен, связанные с событиями, произошедшими после отчетной даты и подтверждающими условия, существовавшие на конец отчетного периода.

Сопоставление фактической себестоимости с текущей рыночной стоимостью проводят по каждому номенклатурному номеру. В отдельных случаях сравнение целесообразно вести по группам однородных материалов. Однако недопустимо уменьшать стоимость, например, всех основных материалов или всех запасов топлива.

Признание стоимости возможной реализации в качестве балансовой оценки материалов не меняет их стоимости в бухгалтерском учете. На суммы снижения стоимости материалов образуются резервы за счет прибыли отчетного года. Операции с переходящими остатками материальных ценностей в следующем периоде записываются без учета снижения их стоимости в балансе.

В учете на сумму резервов под снижение стоимости материалов делается запись по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". В начале следующего отчетного периода остаток по счету 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", переходящий с предыдущего периода, закрывается путем обратной записи.

Таким образом, остаток на счете 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" представляет разницу между фактической себестоимостью и текущей рыночной стоимостью, относящуюся исключительно к материалам на конец отчетного периода. При закрытии этого счета исходят из предположения, что все переходящие остатки материальных ценностей будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.

На предприятии ОАО "Фирма Челябинскагропромстрой" переоценка материальных ценностей не производилась, т.к. цены на материалы постоянно обновляются путем их непрерывного поступления на склады предприятия. На складе материал редко когда залеживается. В течение месяца или двух материалы списываются в производство, а затем закупаются вновь. Однако залежалый материал все-таки имеется, и он требует переоценки.

Здесь можно порекомендовать провести переоценку некоторых материалов.

2.4. Инвентаризация материалов

В целях сохранности имущества и обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации независимо от форм собственности обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Основной целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества, проверка полноты и правильности отражения обязательств организации и сопоставления полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация  имущества и обязательств организации  проводится  в соответствии со статьей  12 Федерального закона "О бухгалтерском учете"6. Документом, регулирующим  проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49, в части, не противоречащей данному Закону.

Организациям дано право самостоятельно определять количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень имущества, проверяемого  при каждой из них, кроме случаев, установленных законодательством в п. 2 ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», когда проведение инвентаризации обязательно .

Инвентаризация проводится  в обязательном порядке:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления  или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Кроме того, в случаях когда договор о материальной ответственности заключен с группой работников, совместно выполняющих отдельные виды работ,  связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или перемещением в процессе производства переданных им ценностей (коллективная (бригадная) материальная ответственность), инвентаризации необходимо производить при смене руководителя коллектива(бригадира), при выбытии из коллектива (бригады)  более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Инвентаризация  материалов  осуществляется  инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя, при обязательном участии материально - ответственных лиц. К началу  инвентаризации в карточках складского  учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому  из них выведены остатки на  день инвентаризации.

При проведении  инвентаризации  комиссия  в  присутствии  материально ответственных лиц осуществляет тщательный  подсчет, взвешивание или  обмер каждого вида материалов и полученные фактические результаты  записывает в инвентаризационные описи, которые заполняются не менее чем в двух экземплярах, каждая страница подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Данные описи содержат информацию об остатках материалов на складе по  данным бухгалтерии, в  них указаны  номенклатурные номера,  наименования материалов, единица измерения, остаток  материалов. 

Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в инвентаризационной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени - на плановые и внезапные.

Инвентаризация материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение .

Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации".

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других предприятий, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные.

Во всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей, в которых  фактические данные описей сопоставляются с учетными данными .

Эти ведомости подписывают все члены инвентаризационной комиссии и работник бухгалтерии, ее составивший. Материально ответственное лицо делает на сличительной ведомости следующую запись: "С выведенными результатами инвентаризации согласен". Отказ в подписи подтверждается специальной надписью и подписью всех членов инвентаризационной комиссии.

При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины, виновников выявленных расхождений или порчи материалов и дает заключение о порядке регулирования разниц и возмещения потерь.