Организация учета фонда заработной платы

Общая сумма начисленной заработной платы находит отражение по дебету счета «Расходы на персонал» и кредиту счета «Расчеты с персоналом». На дебет счета «Расходы на персонал» относят и суммы взносов на социальное страхование, которые погашают предприниматели за счет своих средств.

Начисленные с предприятия налоги и сборы первоначально накапливают  по дебету специально открываемого счета  «Налоги и сборы» и кредитуют  соответствующие счета «Расчеты с государством», «Расчеты с органами социального страхования» и др.

Налоги и сборы, удерживаемые из заработной платы работников предприятия, отражают по дебету счета «Расчеты с персоналом» и кредиту соответствующих счетов для учета задолженности предприятия по этим удержаниям.

В зарубежных странах к заработной плате относят все расходы, связанные с содержанием рабочих: заработную плату, начисленную за непосредственное выполнение производственных операций, расходы предпринимателей на социальное обеспечение работников предприятия, на повышение их квалификации и расходы по обеспечению безопасности работы.

В связи с этим в учете заработная плата классифицируется на следующие  группы: прямая заработная плата, косвенная  заработная плата, выплаты рабочим  предприятия, не зависящие от затрат рабочего времени, расходы, связанные  с содержанием и использованием рабочей силы. Заработная плата рабочих рассчитывается исходя из почасовой ставки или сдельной выработки. Для служащих устанавливаются месячные или годовые оклады. Помимо определения минимального уровня заработной платы федеральный закон о справедливых условиях труда в США упорядочивает выплаты за сверхурочные работы. Сверхурочными считаются работы, выполненные за отработанные часы, сверх 40 часов в неделю и 8 – в день. Сверхурочные работы оплачиваются в полуторном размере регулярной ставки. Работы, выполненные в выходные и праздничные дни, могут быть оплачены в двойном размере тарифной ставки.

Рабочее время учитывается в  документах в виде карты учета  времени, которая ведется на каждого  рабочего. Она используется для составления  платежных ведомостей, так как при начислении оплаты труда используются, в основном, часовые ставки.

К документам, подтверждающим выработку  рабочих, относятся ежедневные рапорты  о выработке продукции, наряды, маршрутные листы и т.д. В этих документах указываются фамилии рабочих, табельный номер, смена, название цеха, вид работы, время работы (начало и конец рабочего времени), ставка (разряд) рабочего и дата, внутрисменные простои.

Распределение расходов на заработную плату и их списание на объекты  калькуляции производится работниками управленческой бухгалтерии. Выбор методики распределения зависит от принятой классификации расходов на оплату труда, техники учета затрат на производство и других факторов. Например, в США существуют три методики распределения косвенной заработной платы.

Первая методика характеризуется  тем, что сумма косвенной заработной платы за месяц распределяется между  объектами калькуляции пропорционально  принятым нормам, которые применяются  при распределении всех накладных  расходов.

При второй методике вся косвенная заработная плата распределяется на объекты калькуляции по специально разработанной и утвержденной ставке.

При использовании третьей методики косвенная заработная плата распределяется пропорционально основной заработной плате рабочих.

В некоторых странах применяется еще метод распределения косвенных расходов на оплату труда пропорционально затратам труда или времени на изготовление отдельных изделий или видов продукции.

Начисленная прямая заработная плата  отражается по дебету счета «Затраты на производство» или «Производственная себестоимость», а косвенная заработная плата и выплаты, непосредственно не зависящие от затрат рабочего времени, включаются в издержки производства соответствующих служб или подразделений с кредита счета « Расходы на персонал».

Заработная плата начисляется  по повременной либо почасовой системе. При почасовой системе заработная плата начисляется за неделю или  месяц, независимо от количества отработанных часов. При почасовой оплате заработок  работника определяется исходя из отработанного времени в часах и часового тарифа определенного работника.

На каждого работника в бухгалтерии  заводят карточку учета доходов, в которой отражаются все виды доходов, удержания из заработной платы  и сумму к платежу. На основании  данных карточек учета доходов заполняется журнал заработной платы, который является регистром учета всех выплат по каждому работнику и в целом по компании, всех удержаний и сумм, подлежащих выплате.

Каждый наниматель обязан платить  три налога, начисляемых на заработную плату: социальное страхование, федеральный и муниципальный налоги по безработице.

Большинство работников США имеют  право на ежегодные отпуска. Компании накапливают средства для оплаты отпускных в течение периода, за который работник получает отпуск. Накопленные суммы на оплату отпускных отражаются по дебету счета «Расходы на отпускные» и кредиту счета «Задолженность по отпускным». Суммы начисленных отпускных отражаются по дебету счета «Задолженность по отпускным» и кредиту счета «Расчеты с работниками по отпускным». Из начисленных сумм производятся соответствующие удержания:

Дебет счета «Расчеты с работниками  по отпускным»;

Кредит счетов:

«Задолженность по федеральному подоходному  налогу»;

«Задолженность по муниципальному подоходному налогу»;

«Задолженность по социальному страхованию работников»;

«Задолженность по медицинскому страхованию»;

«Счет в банке».

2.7 Оценка состояния  учета фонда заработной платы  на базовом предприятии и предложения  по его совершенствованию

Для управления строительным предприятием и принятия управленческих решений необходимо четко определить количественный и качественный состав по профессиям, специальностям, разряду, возрасту и др. показателям, знать количество отработанного времени каждым работником организации. Бухгалтерии необходимы данные о приеме работников, об их перемещении, увольнении, количестве предоставляемых отпусков и др. выплатам. Для этого на предприятии ведется оперативный учет численности работников. Непосредственный учет всего личного состава работников осуществляется в отделе кадров (ОК).

Для слежения за движением работников на филиале «Завод Сантехдеталь «ОАО Белсантехмонтаж-2» используются следующие  первичные документы:

-приказ (распоряжение) о приеме  на работу по ф. Т-1 (приложение A). Он заполняется в одном экземпляре работником ОК или лицами, отвечающими за прием на работу. На основании этого документа в бухгалтерии составляется лицевой счет.

-приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу по ф. Т-5 (приложение Б). Эта форма применяется  при переводе работника из одного подразделения в другое. Она заполняется в 2-х экземплярах для бухгалтерии и ОК.

-приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора по ф. Т-8 (приложение В). Заполняется в  2-х экземплярах при увольнении  работника. Документ составляется  руководителем ОК, подписывается руководителем предприятия. На основании этого приказа бухгалтерия делает окончательный расчет уволенного работника.

-записка о предоставлении отпуска  (вместо приказа (распоряжения) о  представлении отпуска по ф.  Т-6) (приложение Г). На основании этого документа бухгалтерия делает расчет оплаты, причитающейся за отпуск.

На каждого работника заполняется  «личная карточка». На руководителей  и специалистов дополнительно оформляется  «листок по учету кадров».

Впервые поступившему на предприятие работнику выделяется трудовая книжка, которая хранится в течение работы на предприятии в ОК. Каждому работнику присваивают табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и всех документах по заработной плате.

Оперативный учет использование рабочего времени ведут в табеле учета рабочего времени по форме № Т-13а (приложение Д), в котором ежедневно отмечают количество отработанных часов, простои, сверхурочные, отпуска, прогулы, опоздания, выходные и праздничные дни и так далее. На основании этого документа составляется табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (приложение Е). В нем отражается тариф, сумма по тарифу, вредность, праздничные, надбавка, коэффициенты трудового участия (КТУ) и другие выплаты. КТУ устанавливается на заседании совета бригады соответствующим протоколом (приложение Ж), который подписывается председателем совета бригады.

Все начисления производятся аналогично Законодательству Республики Беларусь, никаких особенностей на предприятии  нет, выводятся соответствующие машинограммы.

Премии, начисленные руководителям  и специалистам отражаются в ведомости  начисления производственной премии (приложение З).

Сумма оплаты за отпуск (учебный, трудовой и т.д.) отражается в ведомости  расчета сумм за отпуск (приложение И), которая составляется по каждому работнику.

Пособие по временной нетрудоспособности начисляется согласно законодательству и отражается в ведомости начисления пособий по листкам нетрудоспособности (приложение К). Начисление пособий  производится на основании подтверждающих документов. При начислении пособия в учете делаются следующие записи:

Д-т сч.69

К-тсч.70 6071840 руб.;

Работникам предприятия в обязательном порядке начисляются премии за стаж работы на основании фиксированных  процентов от заработной платы:

от 0 до 1 года-0%;

от 1года до 5 лет-5%;

от 5 до 10 лет-10%;

от 10 до 15 лет-15%;

от 15 и выше-20%;

Эти суммы отражают в специальной  машинограмме (приложение Л).

В соответствии с действующим законодательством  из заработной платы работников производятся различные удержания и вычеты. В учете делаются следующие бухгалтерские записи:

-на сумму удержаний подоходного  налога:

Д-т сч.70

К-т сч.68 14368068 руб.;

Д-т сч.68

К-т сч.51 14368068 руб.;

-на сумму отчислений в ФСЗН:

Д-т сч. 23,26,29,44

К-т сч.69 9360317 руб.;

- на сумму удержаний в пенсионный  фонд:

Д-т сч. 70

К-т сч. 69 1742300 руб.;

Удержания по исполнительным листам отражаются в ведомости расчета  удержаний из заработной платы по исполнительным листам (приложение М).

Удержания такие как подоходный налог, профсоюзный взнос, пенсионный взнос производятся автоматически и отражаются в расчетных листках (приложение Н) и РТ-5.

Выплата заработной платы на предприятии  осуществляется разными способами. Часть работников получает денежные суммы через банк, где у каждого работника открыт свой личный счет, на который перечисляет предприятие деньги. Для перечисления денег с расчетного счета на лицевые счета работников в бухгалтерии составляют “Список для зачисления заработной на лицевые счета” (приложение П) и предается в банк. А также выплата производится на руки по “Платежным ведомостям” (приложение Р) и через карточки в банкоматах.

Сводным документом по начислению заработной платы и удержаний является “Сводная ведомость начислений и удержаний” (РТ-5) (приложение С), которая помогает получить сведения об удельном весе различных начислений в общей сумме заработной платы. Для распределения заработной платы по объектам основного производства, при распределении заработной платы заполняется “Ведомость расчета налогов и отчислений на сумму ФОТ” (вместо РТ-2) (приложение Т). В ней производится начисление налогов от ФЗП. В части начисленной заработной платы эти документы должны совпадать.

Особо тщательно подвергаются контролю расходы на оплату труда, так как  они имеют большой удельный вес в себестоимости продукции. Этим занимается отдел труда и заработной платы, который устанавливает нормы выработки, сдельные расценки, тарифные ставки, надбавки, премии и другие виды выплат.

2.8 Учет фонда заработной  платы с использованием ЭВМ

Основными предпосылками автоматизации  учета труда и заработной платы  являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. В практике наблюдаются различные подходы к технологии обработки информации по учету труда и заработной платы: охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т.д.

Функциональная структура комплекса включает следующие задачи:

·   расчет начисления сдельной заработной платы на основе данных об индивидуальной или коллективной выработке;

·   расчет начисления повременной заработной платы на основе данных табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т.д., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;

·   расчет удержаний: подоходного налога, за товары в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетных сумм и др.;

·   расчет взносов по социальному страхованию и обеспечению отчислений в установленные налоговым законодательством фонды;

·   формирование расчетно-платежной документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;

·   обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений по видам оплат, категориям, группам профессий и корреспондирующим счетам;

·   обобщение удержаний по видам и корреспондирующим счетам;

·   обобщение операций по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в аналитическом разрезе и по другим группировочным признакам (оборотно - сальдовая ведомость по счету, карточка счета).

Модель автоматизированной обработки  данных учета труда и заработной платы представляет собой комплекс действий, направленных на реализацию задач автоматизации учетного процесса. Технология решения задач по учету труда и заработной платы включает в себя следующие этапы:

ü настройка алгоритмов расчета  начислений и удержаний на особенности  предприятия;