Отчет о проведении внутреннего аудита

В качестве источников информации будут использоваться:

• собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;
• интервью с работниками проверяемой организации;
• данные обратной связи от потребителей;
• документы, содержащие данные о процессах системы управления качеством, такие как кассовые журналы, накладные, счета фактуры, бланки расходных материалов и др.

Для правильно построенного анализа  этих источников информации необходимо составить план-график проведения аудита (Приложение А).

2. Статистические методы

Существуют различные методы контроля качества продукции, среди которых особое место занимают статистические методы. В современной практике проведения внутреннего аудита частым явлением становится применение этих методов.

Этот  подход в аудите должен рассматриваться  как инструмент, позволяющий аудитору достичь своих целей более современными способами (как правило, с использованием компьютеров).

Семь  основных инструментов контроля качества используются для аналитического решения проблем, то есть, в ситуации, когда данные доступны, и чтобы решить проблему, нужно их проанализировать.

Большим преимуществом статистических исследований является то, что при правильной их организации и проведении они способствуют получению аудитором достаточно верных, своевременных и научно обоснованных аудиторских доказательств. На их основе можно будет выбирать соответствующие формулировки для формирования аудиторского заключения.

В ходе аудиторской проверки исследуемого предприятия были использованы такие классические инструменты качества, как графики, гистораммы, причинно-следственная диаграмма (диагамма Исикавы).

Графики дают возможность оценить состояние процесса на данный момент, а также спрогнозировать более отдалённый результат по тенденциям процесса, которые можно обнаружить на графиках.

Для того чтобы проанализировать эффективность  деятельности магазина «Вкусный» воспользуемся  графиком распределения прибыли  от продаж по годам, начиная с 2006 года (Рисунок 2.1).

В ходе составления этого графика  были использованы данные бухгалтерской и финансовой отчетности за рассматриваемый период, приведенные в таблице 2.1.

 

 

Таблица 2.1- Распределение прибыли по годам

Год	Прибыль
2006 год	300000
2007 год	450000
2008 год	710000
2009 год	870000
2010 год	1100000
2011 год	1350000
2012 год	1400000

 

Рисунок 2.1- Изменение ежегодной выручки от продаж

Характер изменения выручки, а  также прогноз даёт линия тренда, позволяющая спрогнозировать тенденцию изменения выручки в ближайшие два года (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2- Тенденция изменения выручки

По построенной линии тренда можно предположить, что выручка в ближайшие два года будет иметь тенденцию к возрастанию.

Гистограмма – это столбчатый график, представляющий количественную зависимость, выраженную высотой столбика. Обычно столбики показывают на графике в порядке убывания высоты справа налево.

На рисунке 2.3 показаны в виде столбчатого  графика результаты исследования стимулов к совершению покупки в магазине «Вкусный».

 

Рисунок 2.3- Стимулы к совершению покупки

Диаграмма причин и результатов. Эта диаграмма используется для выявления факторов процесса, влияющих на результат. Встречаются также названия: «диаграмма Исикавы» или «диаграмма рыбий скелет». Следствие, результат или проблема обычно обозначаются на правой стороне схемы, а главные воздействия или "причины" перечисляются на левой стороне. В качестве примера проанализируем причины снижения конкурентоспособности исследуемого предприятия (Рисунок 2.4).

Рисунок 2.4- Причины снижения конкурентоспособности

3. Анализ конкурентной среды

Для рыночной экономики определяющее значение имеет конкуренция, т.к. в условиях рынка часто приходится сравнивать результаты своей деятельности с результатами конкурентов. Назначение сравнительного анализа состоит в том, чтобы сопоставить свой товар с другими товарами.

Для того чтобы проанализировать конкурентоспособность рассматриваемого предприятия необходимо иметь ясное представление о сильных и слабых сторонах деятельности, позиции на рынке, а также уметь сравнивать их с преимуществами и недостатками конкурентов.

Осуществление розничной торговли магазина «Вкусный» направлено на небольшой круг потребителей, проживающих в близлежащей части населенного пункта. Поэтому его прямыми конкурентами могут считаться те предприятия розничной торговли, которые осуществляют свою деятельность на той же территории. Таковым является супермаркет «Магнит».

Прежде всего, нам необходимо определиться с тем, что же нас отличает, и  будет отличать от других сетей, занимающихся подобным бизнесом, так как это определяет то, насколько будут лояльны к нам наши покупатели.

Отношение покупателей к нашим  магазинам складывается из нескольких составляющих:

Месторасположение магазина – чем меньше усилий и времени должен затратить покупатель на то, чтобы добраться к магазину, тем больше шансов, что он выберет этот магазин.

Ассортимент – покупатель должен быть уверен в том, что в магазине покупатель найдет все необходимые ему товары повседневного спроса.

Качество – покупатель хочет быть уверенным в качестве товаров.

Цена – покупатель хочет убедиться в том, что покупая товары, он тратит минимум своих денег.

Физический комфорт – покупатель не хочет испытывать сложности при парковке автомобиля, пробираться по необорудованным тропам к магазину, толкаться в узких проходах между рядами, долго стоять в очереди у касс.

Сервис (психологический  комфорт) – покупатель хочет видеть чистые полки, аккуратно выставленный товар, внимательное и уважительное отношение к себе со стороны персонала, иметь легкий доступ к нужной ему информации.

Результаты сравнения представлены в Таблице Б.1.

Определение сильных и слабых сторон на основе анализа конкурентной среды  позволяет составить SWOT-анализ исследуемого предприятия.

SWOT-анализ позволяет определить причины эффективной или неэффективной работы компании на рынке, это сжатый анализ маркетинговой информации на основании которого делается вывод о том, в каком направлении организация должна развивать свой бизнес и в конечном итоге определяется распределение ресурсов по сегментам. Результатом анализа является разработка маркетинговой стратегии или гипотезы для дальнейшей проверки.

Классический SWOT–анализ предполагает определение сильных и слабых сторон в деятельности фирмы, потенциальных внешних угроз и благоприятных возможностей и их оценку относительно стратегически важных конкурентов (Таблица 2.2).

 

Таблица 2.2- SWOT-анализ

Сильные стороны	Слабые стороны
Сильная агентурная база Продажа товаров высокого спроса Налаженный входной контроль Своевременное пополнение ассортимента Опытный персонал Внимательное отношение к покупателям Соблюдение санитарных норм Удобный режим работы	Малая доля рынка Отсутствие стратегии развития фирмы Отсутствие системы скидок и акций Отсутствие парковочных мест
Возможности	Угрозы
Применение средств автоматизации розничной торговли Отслеживание изменения спроса и предпочтений потребителей Внедрение гибкой системы скидок Государственная поддержка Расширение сегмента рынка Дополнительные услуги Внедрение СМК	Усиление попыток со стороны правительства регулировать рынок Поддержка правительством конкурентов Рост инфляции Снижение реальных доходов населения Появление новых конкурентов Активность конкурентов Усиление налогового гнета Сезонный спад

4. Проверочные листы

 Организация, проводящая аудит, должна разработать программу, позволяющую собрать всю необходимую информацию по аудируемому объекту. выполнив его полностью, эффективно и единообразно. Проверочные листки (опросники) — инструментарий, который помогает достичь этой цели. Проверочные вопросы разрабатываются с учетом масштаба аудита и ориентируются более всего на самые важные области деятельности, составляющие предмет заботы ответственных лиц, санкционировавших аудит. Содержание проверочного листка помогает удостовериться, что нужные вопросы заданы, а свидетельства, где надо, изучены. Опросники являются хорошим и удобным средством регистрации данных.

Аудитор формулирует перечень вопросов для оценки соответствующего объекта исследования и последовательно заполняет ответы на них, выполняя необходимые аудиторские процедуры и получая аудиторские доказательства.

Бланк проверочного листка, который использовался в процессе аудиторской проверки магазина «Вкусный» представлен Таблицей Б.2.

Качество обслуживания клиентов —  один из наиболее существенных факторов конкурентоспособности предприятий сферы услуг и торговли. Высокий уровень сервиса приводит к увеличению количества постоянных клиентов и формирует благоприятный имидж предприятия, что влечет за собой увеличение объемов продаж как в натуральном, так и в денежном выражении.

Данные обратной связи с потребителями могут быть также проанализированы при помощи опросников. Анкетный опросник поможет выяснить, что устраивает ваших клиентов, а что нет, над чем следует усерднее работать, а что оставить без изменений, ведь даже один промах в обслуживании может навсегда изменить отношение клиента к вашей фирме.

Критерии для оценивания могут  быть совершенно разными. В качестве примера в бланке опросника для потребителей (Таблица Б.3) были использованы такие критерии как:

• Удобство проезда, парковки для клиента
• Часы работы предприятия для клиента
• Интерьер фирмы
• Наличие очередей
• Время ожидания для клиента
• Оценка обслуживающего персонала (внешний вид, компетентность, как происходит общение с клиентом и т.д.)
• Качество предостовляемой информации о товаре или услуге
• Оценка товара или услуги
• Оценка ассортимента в целом
• Оценка эмоций, которые вызывает у клиента данное преприятие.

 

3. Отчет о проведении внутреннего  аудита

 

Учитывая цели проведения внутреннего аудита, а именно определение полноты, точности и санкционированности обработки и регистрации всех сделок, необходимо составить отчет его результатах, содержащий заключение и выводы, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.

Главным направлением внутреннего аудита данного предприятия розничной торговли стал аудит документации (кассовые журналы, накладные, счета фактуры, бланки расходных материалов). Системность оценки функционирования и результативности процесса управления документацией обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCA (Plan — Do — Check —Action) на аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете (Таблица 3.1).

Графа 3 «Оценка составляющей» после  сбора и анализа факторов заполняется по следующей схеме:

100% – несоответствий и рекомендаций по улучшению нет;

95% – несоответствий нет, только рекомендации;

75% – незначительные несоответствия, есть рекомендации по улучшению;

0-50% – значительные несоответствия, оказывающие влияние на качество.

 

Таблица 3.1- Форма отчета по аудиту

№ п/п	Составляющая для оценки и собранный  фактический материал	Оценка составляющей	Весовой коэффициент
1.	Планирование  процесса (Plan)
1.1	Установление целей и задач		0,3
1.2	Установление графиков, планов сдачи документации		0,25
1.3	Обеспечение ресурсов		0,1
1.4	Персонал		0,25
1.5	Инфраструктура		0,1
	Итого (Plan)	0,95	1,0
2.	Осуществление процесса (Do)
2.1	Наличие и состояние документации		0,3
2.2	Соответствие документации установленным требованиям		0,4
2.3	Взаимодействие с другими аспектами  деятельности предприятия		0,3
	Итого (Do)	0,9	1,0
3.	Контроль и  анализ процесса (Check)
3.1	Контроль соблюдения сроков сдачи  документации		0,5
3.2	Мониторинг процесса		0,3
3.3	Составление итоговой отчетности по процессу		0,2
	Итого (Check)	0,9	1,0
4.	Коррекция и  улучшение процесса (Action)
4.1	Результативность процедур		0,25
4.2	Установление наличия процедур на несоответствие		0,25
4.3	Установление полномочий для корректировки (улучшения) процесса		0,5
	Итого (Action)	0,95	1,0