Планирование на предприятие

Бюджет активов и бюджет пассивов (основные бюджеты) составляют баланс предприятия (бухгалтерская форма  №1). Эти бюджеты служат индикатором  правильности построения модели. Если значения активов и пассивов равны  друг другу, то система бюджетов не содержит расчетных ошибок.

Проблемы при использовании  системы бюджетов. Несмотря на множество  плюсов системы бюджетирования многие предприятия по-прежнему ее не используют. Это вызвано следующими факторами:

1)      Необходимость детального  планирования по статьям бюджетов;

2)      Трудоемкость (необходимость  постоянно вносить изменения);

3)      Обучение большого  числа пользователей (разъяснения  по отнесению расходов и доходов  по статьям, по системе мотивации).

При постановке бюджетирования на предприятии  необходимо помнить, что нужно управлять  компанией, а не цифрами; переговоры должны вестись по целям и способам их достижения, а не по цифрам; бюджет – не цель, а средство достижение целей компании.

Хорошо отлаженная система бюджетов, позволяет оперативно реагировать  на различные ситуации, происходящие в компании (при условии постоянного  контроля за исполнением бюджетов), отлично мотивирует персонал (все  бюджеты закреплены за подразделениями), и обеспечивает четкую наглядную  связь между подразделениями  предприятия (все бюджеты увязаны  между собой ссылками на ячейки и  формулами).

Поэтому в целях более эффективного внедрения системы бюджетирования следует использовать информационное обеспечение.

В современных  условиях информационное обеспечение  стало важной составной частью деятельности организации. Информационная система  играет важную роль практически для  всех подразделений компании, обеспечивая  единое пространство данных для планирования деятельности, учета, анализа результатов  и принятия решений. Вопросы информационного  обмена особенно остро стоят перед  крупными организациями, где большое значение имеет проблема сбора и оперативной передачи достоверной информации о деятельности филиалов и дочерних компаний на высший уровень руководства. [19, с. 104]

В настоящий момент широкую известность  получили такие методологии построения информационных систем как MRP (Material Requirements Planning) и ERP (Enterprise Requirements Planning).

Главной задачей MRP-системы является обеспечение гарантированного наличия  на предприятии необходимого количества требуемых материалов и комплектующих  в любой момент времени. Эта задача решается путем автоматического  создания проектов заказов на закупку  и/или внутреннее производство необходимых  материалов и комплектующих, контроля их выполнения и корректировки производственных планов. Тем самым, уменьшаются постоянные запасы на складах и повышается эффективность  производства.

Кроме того, MRP-система формирует  ряд отчетов по результатам планирования.

- Отчет об «узких местах»  планирования (Exception Report) - предоставляет  информацию о тех периодах  планирования, которые требуют от  сотрудников предприятия особого  внимания (несвоевременно сделанные  заказы на материалы, избытки  комплектующих на складах и  т.п.) и принятия управленческих  решений.

-  Исполнительный отчет (Performance Report) - предоставляет информацию  о возникших критических ситуациях  в процессе планирования (например, полный расход страховых запасов  по отдельным комплектующим), а  также о системных ошибках,  возникающих в процессе работы MRP-системы.

-   Отчет о прогнозах (Planning Report) - представляет собой информацию, используемую для составления  прогнозов о возможном будущем  изменении объемов и характеристик  выпускаемой продукции, полученную  в результате анализа текущего  хода производственного процесса и отчетах о продажах. Отчет о прогнозах может также использоваться для долгосрочного планирования потребностей в материалах.

Методология ERP (Enterprise Requirements Planning) является развитием методологии MRP. Основным назначением ERP-систем является автоматизация  взаимоувязанных процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности компании, поэтому ERP-системы  можно рассматривать как интегрированную  совокупность следующих основных подсистем: управление запасами; управление материальными  потоками; управление снабжением и  сбытом; проектирование; управление производством;

управление проектами; управление качеством; управление финансами; управление персоналом; управление транспортом; управление планово-предупредительным ремонтом; управление сервисным и гарантийным  обслуживанием.

Приведенная последовательность функциональных подсистем отражает основные направления  деятельности предприятия.

Использование ERP-системы на предприятии  помогает решить следующие основные проблемы.

1. Невозможно с достаточной степенью  достоверности определить, сколько  материальных ресурсов было фактически  израсходовано на производство  тех или иных изделий и комплектующих.  Не производится сравнения планового  (нормативного) и фактического потребления  материальных ресурсов в процессе  производства.

2. Планирование загрузки производственных  мощностей осуществляется на  основании только личного профессионального  опыта сотрудников, что может  привести к ошибкам и значительным  неоправданным затратам (например, на перенастройку оборудования).

3.  В расчетах нормативов на  расход материалов не учитываются  их физические свойства, влияющих  на норму отпуска и использования  материалов (например, влажность порошковых материалов влияет на долю веса исходного материала в массе отпускаемого со склада).

4. Страховой запас материалов  и комплектующих на складе  рассчитывается на основании  профессионального опыта сотрудников,  что может привести к неоправданному  увеличению складских запасов  и нерациональному использованию  оборотных средств либо к нехватке  материалов для производства  продукции в соответствии с  планами.

5.  В существующей информационной  системе предприятия нет связи  между планированием в натуральных  показателях и планированием  в денежном выражении. Это затрудняет  финансовое планирование на предприятии  и контроль фактического движения  финансовых ресурсов.

На рисунке 11 ниже приведена упрощенная структура планирования на производственном предприятии с применением методологии ERP. Данная структура предусматривает следующие основные «блоки» системы планирования: планирование продаж; планирование производства для предприятия и его подразделений; приблизительное и точное планирование производственных мощностей; планирование потребностей в товарно-материальных ценностях (ТМЦ); планирование потребностей в финансовых ресурсах.

Необходимо отметить, что MRP-система  является неотъемлемой частью ERP-системы, выполняя функции, указанные выше, на определенном этапе управления предприятием (в части планирования материальных потребностей).

 

 

Рис.13. Взаимосвязь основных подсистем планирования согласно методологии ERP.

Таким образом, планирование на предприятии  с применением ERP-системы осуществляется в рамках единого информационного  пространства, в котором содержатся взаимосвязанные данные, накопленные  предприятием в процессе финансово-хозяйственной  деятельности (включая финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом и т.д.). Это  устраняет необходимость в передаче данных от одной подсистемы управления к другой подсистеме. Кроме того, любая часть информации, которой  располагает предприятие, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями, в рамках единой системы  распределения доступа.

Очевидно, что построение системы  управления на основе принципов MRP и ERP приводит к обработке значительного объема информации. Это совершенное неприемлемо даже для предприятий, ведущих не очень сложный и большой бизнес - не говоря уже о производственных гигантах. Поэтому рассматриваемые методологии управления положены в основу программных продуктов, решающих задачи, связанные с совершенствованием планирования на предприятии.

Поэтому перед тем, как внедрять ERP-систему, предприятию целесообразно  провести экспресс-анализ существующей системы управления (примерная форма  анализа приведена в таблице  ниже).

Таблица 17

Анализ функций предприятия

Функция ERP	Реализация в системе управления предприятием «как есть»	Автоматизация выполнения функции (да/нет)	Реализация в системе управления предприятием «как должно быть»
1.    Маркетинг (сбор, накопление и  анализ информации о потребителях, поставщиках, конкурентах и их  продукции, макроэкономических показателях)	Функции маркетинга осуществляются Отделом  маркетинга, полученная информация хранится разрозненно, возможностей централизованного  доступа к ней нет. Следствие - руководство предприятия не имеет  оперативного доступа к информации о состоянии рынка, необходимой  для текущего и перспективного планирования деятельности.	Функция сбора маркетинговой информации не автоматизирована. Маркетинговая  информация фиксируется и анализируется  с использованием только текстовых  редакторов и электронных таблиц.	Необходимо ведение единой информационной базы маркетинговой информации и  разработка регламента заполнения этой базы и использования данных с  разграничением доступа к ним.

 

 

Перечень функций управления финансовыми  ресурсами (планирование финансовых ресурсов учет фактического движения финансовых ресурсов) достаточно большой, и прежде всего в процессе внедрения информационной системы встает вопрос - насколько  предприятие готово к данному  процессу.

По результатам анализа можно  сделать вывод об общей степени  готовности предприятия к внедрению ERP-системы, а также более грамотно выбрать программный продукт и организовать процесс его внедрения.

Понятно, что процесс внедрения  информационной системы сложен, требует  применения специальных методик  управления и имеет свои особенности.

На практике MRP-система представляет собой компьютерную программу, которая  логически может быть представлена при помощи следующей диаграммы:

 

 

 

Рис.14. Диаграмма MRP-системы

Методология планирования производства MPS (Master Production Schedule) представляет собой  оптимизированный график распределения  времени для производства необходимой  партии готовой продукции за планируемый  период или диапазон периодов. Сначала  создается пробная программа  производства, впоследствии тестируемая  на выполнимость дополнительно прогоном через CRP-систему (Capacity Requirements Planning) планирования производственных мощностей, которая  определяет, достаточно ли производственных мощностей для ее осуществления.

Если производственная программа  признана выполнимой, то она автоматически  формируется и становится входным  элементом MRP-системы.

Это необходимо, потому как рамки  требований по производственным ресурсам являются прозрачными для MRP-системы, которая формирует на основе производственной программы график возникновения  потребностей в материалах. Однако, в случае недоступности ряда материалов, или невозможности выполнить  план заказов, необходимый для поддержания  реализуемой с точки зрения CPR производственной программы, MRP-система  в свою очередь указывает о  необходимости внести в нее корректировки.

Принципиальное  достоинство MRP методологии, особенно в ее современных реализациях - это  динамический характер полученных данных, их оперативность и обновляемость  “по потребности”, в отличие  от статического, по своей сущности, метода бюджетирования. [34]

На основании входных данных MRP-система выполняет следующие  основные операции:

- MRP-система, анализируя принятую программу производства, определяет оптимальный график производства на планируемый период;

- по данным MPS определяется количество конечных изделий для каждого периода времени планирования;

- формируется описание потребности предприятия в производимых и закупаемых номенклатурных позициях, выраженное в виде календарного плана. MRP формирует два массива сообщений: плановые заказы  и рекомендации. Материалы, не включенные в производственную программу, но присутствующие в текущих заказах, включаются в планирование как отдельный пункт;

- на основе утвержденной программы производства и заказов на комплектующие, не входящие в нее, для каждого отдельно взятого материала вычисляется полная потребность, в соответствии с перечнем составляющих конечного продукта. Общая потребность материалов корректируется с учётом состояния запасов для каждого периода времени планирования;

- к составу конечных изделий добавляются запасные части, не включённые в MPS;

- на основе полной потребности, учитывая текущий статус материала, для каждого периода времени и для каждого материала вычисляется чистая потребность, по указанной формуле. Если чистая потребность в материале больше нуля, то системой автоматически создается заказ на материал с учётом необходимого времени опережения;

- все заказы созданные ранее текущего периода планирования, рассматриваются, и в них, при необходимости, вносятся изменения, чтобы предотвратить преждевременные поставки и задержки поставок от поставщиков.

Таким образом, в результате работы MRP-программы производится ряд изменений  в имеющихся заказах и, при  необходимости, создаются новые, для  обеспечения оптимальной динамики хода производственного процесса. Эти  изменения автоматически модифицируют Описание Состояния Материалов, так  как создание, отмена или модификация  заказа, соответственно влияет на статус материала, к которому он относится. Наличие системы MRP-программы позволяет ООО «Рациональ» повысить финансово-экономическую эффективность, обеспечить его финансовую устойчивость и, как следствие, позволяет предприятию сохранить и усилить свою позицию на рынке и легко адаптироваться к постоянно меняющимся условиям внешней среды.