Порядок проведения и документальное отражение инвентаризации основных средств

- название и номер ПБУ;

- сфера применения соответствующего  ПБУ и условия признания соответствующего  объекта учета;

- основные определения  и понятия по соответствующему  объекту учета;

- способы оценки, применяемые  по данному объекту;

- порядок учета наличия  и изменения соответствующего  объекта

учета;

-данные, подлежащие раскрытию  в составе информации по учетной  политике и в бухгалтерской  отчетности.

В системе нормативного регулирования  План счетов относится к документам второго уровня. В практической деятельности бухгалтерских служб Плану счетов придается первостепенное значение. На основании Плана счетов и Инструкции по его применению организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета). Для учета специфических операций организации могут по согласованию с Минфином России вводить в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, анализа, контроля и отчетности. Организация может при необходимости уточнять их содержание, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Методические указания, инструкции, рекомендации в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета  относятся к документам третьего уровня. Они призваны конкретизировать основные положения, изложенные в нормативных документах первого и второго уровней, с учетом отраслевых и иных особенностей. Основными нормативными документами третьего уровня являются:

- Методические указания  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденные  приказом Минфина России от 13.06.95 г. №49;

- Методические указания  по бухгалтерскому учету основных  средств, утвержденные приказом  Минфина России от 13.10.03 г. №  91н;

- Методические указания  по бухгалтерскому учету специального  инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и  специальной одежды, утвержденные  приказом Минфина России от 26.12.02 г. № 135н;

- Методические указания  по бухгалтерскому учету материально-производственных  запасов, утвержденные приказом  Минфина России от 28.12.01 г. №  119н.

В системе нормативного регулирования  бухгалтерского учета рабочие документы  конкретной организации относят  к четвертому уровню нормативно-правовой системы регулирования бухгалтерского учета. Основными рабочими документами конкретной организации являются:

- документ по учетной  политике предприятия;

- утвержденные руководителем  формы первичных учетных документов;

- графики документооборота;

- утвержденный руководителем  рабочий план счетов бухгалтерского  учета;

- утвержденные руководителем  формы внутренней отчетности.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности  организации и ведения учета  в нем. Основы формирования и раскрытия  учетной политики организации установлены  ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». Учетная политика организации формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации. Формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации в том случае, если они разработаны в самой организации.

Закон РФ о бухгалтерском  учете

Основным законодательным  актом, регулирующим организацию и  ведение бухгалтерского учета, является Закон о бухгалтерском учете. Закон о бухгалтерском учете  регулирует следующие вопросы:

• определяет объекты и  основные задачи бухгалтерского учета; однозначно определяет основные понятия, используемые в законодательном  регулировании бухгалтерского учета;

• устанавливает права  и обязанности должностных лиц  организаций за организацию ведения  бухгалтерского учета, а также ответственность  за нарушение требований законодательства о бухгалтерском учете; определяет основные требования к ведению бухгалтерского учета, оформлению и ведению первичных  бухгалтерских документов и учетных  регистров бухгалтерского учета;

• устанавливает общие  принципы оценки имущества и обязательств организации;

• устанавливает сроки  и общие требования к проведению инвентаризации имущества и обязательства  организации;

• определяет сроки, адреса и порядок представления бухгалтерской  отчетности;

• устанавливает порядок  хранения бухгалтерских документов.

 

1.2 ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ  И ЗАДАЧИ, СТОЯЩИЕ ПЕРЕД НИМИ

В основу классификации инвентаризаций положены два признака: полнота охвата ценностей, назначение и характер проверки.

В зависимости от полноты  охвата ценностей инвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.

Полная инвентаризация – это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчеты и другие статьи баланса.

Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов и охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе.

Выборочная инвентаризация касается только части определенного вида имущества предприятия. Она может проводиться по переоценивающимся материальным ценностям. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

В зависимости от назначения и характера различают два  вида инвентаризаций: плановые (периодические) и внеплановые.

Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).

Внезапные (внеплановые) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др. Таким образом, внезапные инвентаризации проводят по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и др.) по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

По содержанию различают  инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация  ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация  процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проведены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные операции.

Основными задачами инвентаризации являются:

-проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса.

-контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

-выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

-выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

-проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

3 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ  И ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОТРАЖЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

3.1 ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ  ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

 

Одной из основных задач бухгалтерского учета  является формирование полной и достоверной  информации о деятельности предприятия  и его имущественном положении. На основе данных бухгалтерского учета  предприятия составляют годовую  финансовую отчетность.

Для обеспечения достоверности данных учета и отчетности перед составлением годовой финансовой отчетности все  предприятия должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Международные  стандарты финансовой отчетности напрямую не устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества предприятия. Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливается предприятием, когда проведение инвентаризации является обязательным. В соответствии с пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств), проведение инвентаризации объектов основных средств обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности (инвентаризация основных  средств может проводиться один  раз в три года;

- при смене материально-ответственных  лиц (на день приемки-передачи  дел);

- при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также  порче ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других.

До  начала инвентаризации основных средств  рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных  карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических  паспортов или другой технической  документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

На  предприятии ООО «Арвен» инвентаризацию основных средств организует и руководит ее проведением главный бухгалтер. Данное должностное лицо является председателем инвентаризационной комиссии, который должен обеспечить не только все условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки, но и обеспечить внезапность в случае внеплановой проверки. Председатель инвентаризационной комиссии несет ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель предприятия.

 

Перед началом инвентаризации членам  рабочих  инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий –  контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он  может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы, например:

– правила с подробным  описанием действий членов рабочих  комиссий при проверке наличия и  состояния имущества предприятия;

– порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

– формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.  

Прежде чем  приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места  хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и  точность взвешивания.  

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие  записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков  имущества к началу инвентаризации по учетным данным.