Порядок учета денежных средств на предприятии

Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.

Касса принимает  наличные денежные средства по приходным  кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром (см. приложение А).

Выдача  наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам, на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты  расходного кассового ордера (см. приложение Б).

Так же организация  должна вести кассовую книгу(ф. №  КО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88). Она ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира (см. приложение В).

Для синтетического учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса» от 31.10.2000 г. № 94н. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными [4-5].

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы» и др. 

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, кассах отделений связи и т.д. Открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки и др. денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по видам [6].

Также при  учете денежных средств в кассе, используются такие первичные документы, как анализ счета и карточка счета (см приложение З и И).

Для работы с безналичной формой денег и  ее учетом используют расчетный счет. Расчетный счет открывается организациями, являющимися юридическими лицами и  имеющими самостоятельный баланс и  др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован  инструкцией ЦБ РФ, в соответствии с которой каждой организацией могут быть открыты расчетные счета в одном или нескольких банках по ее выбору.

Для открытия расчетного счета организация представляет в банк специальные документы. На расчетном счете сосредотачиваются  свободные денежные средства и поступления  за реализованную продукцию, выполненные  работы, услуги, краткосрочные и  долгосрочные ссуды, получаемые от банка  и прочие зачисления. С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, работы, услуги, выдачи заработной платы, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основе приказа организации – владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия организации ведет на 51 «Расчетные счета». Это активный счет, по дебету которого записывают остаток свободных денежных средств организации на начало месяца, поступления наличных денег из кассы организации, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, получения ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолжности поставщикам материальных ценностей, подрядчикам за выполнение работы, бюджету, внебюджетным фондам и прочим кредиторам, а также суммы, выданные наличными в кассу организации [5].

Суммы ошибочно отнесенные в кредит или дебет  расчетного счета организации и  обнаруженные при проверке выписок  кредитной организации, отражаются на 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Операции  по расчетному счету отражаются на основании выписок кредитной  организации по расчетному счету  и приложенных к ним денежно-расчетных  документов.

Аналитический учет ведется по каждому расчетному счету [6].

Первичными  документами по учету денежных средств  на расчетном счете являются, так  же как и при учете денежных средств в кассе, журнал ордер, анализ счета и карточка счета (см. приложение К,Л,М).

Чтобы наглядно посмотреть операции с 50 и 51 счетом, была составлена таблица бухгалтерских проводок (см. приложение Г).

Так же на предприятии необходимо проводить инвентаризацию.

Порядок  проведения инвентаризации кассы учреждения и оформления ее результатов регламентируется Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении  Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательствах».

В кассе организации могут  храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и  документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и  других счетах в банке, устанавливаются  руководителем организации и  закрепляются в приказе об учетной  политике.

Материальную ответственность  за сохранность всех денежных средств  и документов, имеющихся в кассе  организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании  приказа (распоряжения) руководителя организации  комиссией в составе представителя  администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия  денежных средств и других ценностей  в кассе кассир составляет последний  кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные  документы, имеющиеся в кассе, которые  должны соответствовать типовым  унифицированным формам первичных  учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым  осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким  ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы  по каждой ведомости и в конце  ведомости делает запись о выплаченной  сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые  не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют  унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи  руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются  как недостача (согласно новому порядку ведения кассовых операций в соответствии с решением Совета директоров Банка России от 12.10.11 №373-П).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные кассовые ордера, приложенные  к отчету кассира, с указанием  «до инвентаризации на «____» (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в  бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая  на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это  необходимо для предотвращения заявлений  кассира (после проверки кассы) о  наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет  кассира проверяется с соблюдением  правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе  на момент инвентаризации. Этот учетный  остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы  осуществляется проверка кассовой книги  по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу  и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также  переноса сумм остатков наличных денег  с одной страницы на другую; своевременность  и документальная обоснованность записей  в кассовой книге.

При инвентаризации кассы  также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое  использование полученных из банка  денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения  ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального  оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным  формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Путем сопоставления фактических  и учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе прочих доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные  документы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков  документов строгой отчетности они  отражаются по дебету счета 006 «Бланки  строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи  денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

На сумму выявленной при  инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете  осуществляется запись:

Дебет94 Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков  строгой отчетности отражается по кредиту  счета 006 «Бланки строгой отчетности». Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи  возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается  в кассу организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50.1 «Касса организации» Кредит 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного  виновного лица сумма недостачи  денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации  и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91/2 «Прочие расходы» Кредит счет 94.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом  инвентаризации наличных денежных средств  по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов  инвентаризации фактического наличия  ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления  количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 [9].

В 2011 году Приказом Минфина от 02.02.2011г. было утверждено положение по бухгалтерскому учету  «Отчет о движении денежных средств»(ПБУ 23/2011). Его введение обусловлено попыткой приблизить стандарты российского  бухгалтерского учета к международным  стандартам финансовой отчетности (МСФО).

Новое ПБУ  устанавливает правила составления  отчета о движении денежных средств (форма 4 бухгалтерской отчетности) коммерческими организациями, за исключением  кредитных организаций.