Порядок учета денежных средств на предприятии

Расходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре бухгалтером, подписывается руководителем  организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов.

В расходном кассовом ордере:

• по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления

Сумма прописью в расходном  кассовым ордере должна быть проставлена  от руки человеком, получающим денежные средства.

По истечении установленных  для выплаты заработной платы  в платежной ведомости против фамилий лиц, по которым не произведены  указанные выплаты кассир  делает отметку от руки «Депонировано», составляет реестр депонированных сумм и в конце  платежной ведомости делает надпись  о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверяет их с  общим итогом по платежной ведомости  и скрепляет надпись своей  подписью. Затем записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указывает «Расходный кассовый ордер».

Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

В процессе своей финансово-хозяйственной  деятельности предприятие часто  производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так  и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Денежные  средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

     Например, на предприятии возникла  необходимость в приобретении  бумаги «снегурочка». Как правило,  на практике для проведения  подобных трат и отражения  их в бухгалтерском учете необходимо  оформить ряд документов. Во-первых, приказом по предприятию  устанавливается  круг подотчетных лиц, т.е. лиц,  которым могут быть выданы  денежные средства на нужды  предприятия. Это могут быть  только штатные сотрудники предприятия.  Для покупки необходимых товаров  за наличный расчет  на имя  руководителя пишут служебную  записку. Если руководитель сочтет  траты необходимыми, на служебной  записке он поставит резолюцию,  например: «Бухгалтерии - выдать под отчет  Николаеву Н. С. сумму 2000-00». На основании служебной записки бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер.

 Кассир на основании  этого документа выдает наличные  денежные средства подотчетному  лицу, но только в случае, если  по ранее выданным денежным  средствам подотчетное лицо  отчиталось  полностью.

    Купив необходимые товары и  имея все необходимые документы,  сопутствующие покупке, подотчетное  лицо составляет авансовый отчет.  Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 1 августа  2001 года №55 «Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации  №АО–1 «Авансовый отчет».

 Бухгалтер проверяет  правильность составления  авансового  отчета, приложенных к нему документов.

    Если сотрудник был направлен  в командировку, то в течение  трех дней по возвращении из  командировки сотрудник отчитывается  за полученные под отчет денежные  средства, составляя авансовый отчет  и приложив к нему оправдательные  документы[1]. Остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу. На эту сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер, принимает деньги, квитанцию отдает сотруднику, как подтверждение того, что он ничего предприятию не должен.

     Возможна и такая ситуация, когда  сотрудник компании вынужден  тратить свои деньги на хозяйственные  нужды или командировочные расходы.  В этом случае, чтобы возместить  понесенные расходы сотрудник  предоставляет в бухгалтерию  все подтверждающие документы  и пишет служебную записку  с просьбой компенсировать фактически  понесенные расходы на основании  приложенных документов.

    В рассматриваемой организации  применяют именно указанный метод  возмещения расходов сотрудника. Однако можно в данной ситуации  использовать обычное заполнение авансового отчета.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Кассир все поступления  и расходование денежных средств  учитывает в кассовой книге (форма N КО-4), которая  пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (см. приложение В).

Записи в кассовой книге  ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов  служат отчетом  кассира. Так как учет ведется  на компьютере, то отчет кассира  не отличается от кассовой книги, разве что названием: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». В последнем за каждый месяц вкладном листе кассовой книги, сформированном на компьютере, автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число.

      После проверки правильности  записи кассовых документов в  кассовой книге бухгалтер приступает  к обработке документов. Корреспонденция  счетов, указанная в документе,  переносится в отчет кассира  (второй экземпляр кассовой книги)  и на его основании информация  переносится в соответствующие  учетные регистры. Кассовые операции  по кредиту счета 50, отражаются  в журнале-ордере № 1 (см.приложение Е). Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 .Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Рассмотрим основные операции по поступлению  денежных средств в кассу предприятия  ООО «СВК-Чита», а также по их выбытию (таблица была сделана на основе документов «Анализ счета50,51», см приложение З и Л):

                                                                                                 Таблица № 2   

2.3 Учет операций с денежными  средствами по расчетному счету

В процессе хозяйственной деятельности между  организациями возникают различные  расчетно-денежные отношения в связи  с поставкой материалов и оплатой  услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение ссуд банкам и т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банка с расчетного счета плательщика на счет получателя.

Все организации  обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они  вправе открывать в любом отделении  банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных  и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка: заявление с  просьбой об открытии расчетного счета, документы о регистрации организации, копии учредительных документов, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати, документы  о постановке на налоговый учет и  о регистрации в качестве плательщика  страховых взносов в государственные  внебюджетные фонды. Иностранные фирмы  и совместные организации представляют дополнительно свидетельство о  внесении их в реестр организаций  с иностранными инвестициями.

Согласно  Налоговому кодексу РФ налогоплательщики  обязаны в десятидневный срок сообщить в налоговый орган об открытии или закрытии счетов в банковских учреждениях. Нарушение установленного срока влечет за собой взыскание  штрафа (ст. 118 НК РФ).

Открытому счету присваивается номер, который  затем указывается на всех документах, отражающих движение средств на расчетном  счете.

Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется действующим  законодательством, а также правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации.

Все операции по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца  счета. Поэтому взаимоотношения  между организацией и банком строятся на основании договора, в котором  фиксируются перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др.

Списание  денежных средств с расчетного счета  может производиться только по распоряжению клиента. Без его согласия списание делается по решению суда или в  случаях, установленных законом  или предусмотренных договором  между банком и клиентом. Возможно бесспорное списание со счета налоговыми органами сумм недоимок и пеней по налогам и сборам, а также таможенными  органами - сумм платежей и пеней.

Списание  средств с расчетного счета организации  производится в порядке календарной  очередности поступления расчетно-платежных  документов. Но существуют некоторые  приоритеты: в первую очередь списываются  денежные средства по исполнительным документам, затем производится списание по платежным документам на перечисления платежей в бюджет и государственные  внебюджетные фонды, после этого  перечисляются средства для расчетов по оплате труда с лицами, работающими  по трудовому договору (контракту) и  по другим денежным требованиям.

Движение  средств на расчетном счете оформляется  банковскими платежными документами. Безналичные расчеты между организациями  осуществляются в разных формах. От выбранной формы расчетов зависит  использование конкретного расчетного документа. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные  поручения, платежные требования, платежные  требования-поручения, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки. Объявлением  о взносе наличными оформляется  сдача наличных денег в кассу  банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу  счета выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с  приложением к ним всех первичных  расчетных документов. Записи в выписке  банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы наличных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам.

В бухгалтерском  учете организации для учета  этих операций открывают самостоятельный  активный синтетический счет 51 «Расчетные счета», в котором указанные в  выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета. Это вытекает из того, что  для банка «Расчетные счета» имеют  не денежный, а расчетный характер (банк по этому счету учитывает  свои обязательства перед клиентами).

При получении  банковской выписки в первую очередь  проверяют тождество остатка  средств, указанного в выписке, остатку  по счету 51 «Расчетные счета». Затем  проверяют приложенные к выписке  платежные документы (основание  их предъявления и суммы), полноту  их отражения в выписке и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту  счета «Расчетные счета» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят  до выяснения причин на счет 76-2 «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение  учреждению банка.