Учет и анализ денежных средств

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти машиногшраммы брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Расчетные документы оформляются в соответствии с порядком ведения кассовых операций, согласно которому кассовые операции по приходу и расходу  денежных средств оформляются унифицированными  формами первичной учетной документации, которые должны быть заполнены четко и ясно чернилами или машинописными путем. Исправления в них не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.

В сроки, установленные руководителем организации, а также  при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или  излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства    возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и  кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения  кассовых операций  систематически проверяют банки.  

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движения денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50-1 «Касса организации»
• 50-2 «Операционная касса»
• 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов,  багажных кассах вокзалов, кассах отделениях связи и т.п.  Он открывается в организациях при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, .вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. 

При поступлении и выбытии денежных средств в кассу организации производятся бухгалтерские записи представленные в таблице 1.2.

Для ведения кассовых операций юридические лица, индивидуальные предприниматели должны установить лимит остатка наличных денежных средств, который может храниться в кассе. Под кассой имеется в виду место для проведения кассовых операций. Это место определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель. Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Лимит определяет само юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, а не обслуживающий банк, как было указано в пункте 5 Порядка. Об установленном лимите в обязательном порядке следует издать распорядительный документ (к примеру, приказ, распоряжение).

Таблица 1.2 – Типовые операции при отражение в бухгалтерском учете счета 50 «Касса»

№ п/п	Операции	Корреспонденция счетов
		Дт	Кт
1	Поступления наличных денег от продажи продукции, основных средств, прочих активов	50	62,76,90,91
2	Поступления наличных денег со счетов в банках	50	51,52,55
3	Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм	50	62,70,71,76
4	Поступление наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников-заемщиков	50	73
5	Выявлены излишки в кассе	50	91
6	Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным ими краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам	50	66,67
7	Сданы из кассы денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы	51,52,55	50
8	Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам	70,71,73	50
9	Выданы из кассы наличные денежные средства подразделениям организации	79	50

 

Наличные деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах в банках. Деньги в банк, инкассаторам или на почту должен сдавать уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель.

Накопление денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции (п. 1.4 Положения).

Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней (п. 4.6 Положения), а не трех, как было раньше [12, п. 9].

Порядок расчета лимита кассы приведен в приложении. Лимит рассчитывается по специальной формуле, в которой задействованы объемы поступления выручки, расчетный период (порядка 92 дней), а также период времени между днями сдачи наличных в банк. Впервые установлено, что этот период не должен превышать семи рабочих дней, а в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. Исключение составляют только действия непреодолимой силы. Приведена также формула расчета лимита для случая отсутствия поступлений выручки.

Представляется, что с введением нового порядка расчета лимита должен быть отменен порядок и форма расчета лимита, установленные в Положении ЦБР от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Теперь в Положении нет требований по оборудованию специальной кассовой комнаты. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем [12, п.1.11].

В условиях, когда подотчетные денежные средства практически всеми организациями перечисляются работникам в безналичном порядке на банковские карты, формально при прохождении по кассе незначительных сумм, к примеру, по возврату средств из подотчета, трактовалось налоговым органам как нарушение Порядка. Это позволяло налагать на организации административные штрафы по статье 15.1 КоАП РФ.

Для хранения денежных средств и безналичных расчетов предприятие открывает в банке расчетный счет.

Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движения денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетном счете организации, открытом в кредитных организациях.

При поступлении и списании денежных средств на расчетный счет производятся бухгалтерские записи, представленные в таблице 1.3.

 

Таблица 1.3 – Типовые операции при отражение в бухгалтерском учете счета 51 «Расчетный счет»

№ п/п	Факт хозяйственной жизни	Корреспонденция счетов
		Дт	Кт
1	Суммы, внесенные наличными из кассы организации	51	50
2	Поступление в счет погашения дебиторской задолженности	51	76
3	Поступление от покупателей за отгруженную продукцию	51	62
4	Внесение денежных средств в качестве вклада в уставный капитал учредителями	51	75
5	Суммы, снятые в виде наличных денежных средств в кассу	50	51
6	Суммы, перечисленные в бюджет по налоговым платежам	68	51
7	Перечисление в адрес кредиторов организации	76	51
8	Оплата поставщикам по платежным документам	60	51
9	Погашение задолженности по кредитам и займам	66	51
10	Осуществление финансовых вложений	58	51

 

Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется ЦБ РФ. Предприятие  распоряжается имеющимися у него на расчетном счете деньгами в пределах предоставленных ему прав. Денежные средства со счета списываются по распоряжению его владельца или без распоряжения владельца счета в случаях, предусмотренных законодательством.

При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований средства списываются по мере их поступления в очередности, установленной законодательством.

Формы безналичных расчетов избираются клиентами кредитных организаций самостоятельно и предусматриваются  в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами.

Кредитные организации осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Денежные средства списываются со счета на основании расчетных документов, составленных в соответствии с требованиями указанного Положения, в переделах имеющихся  на счете денежных средств, если иное не предусмотрено в договорах, заключаемых между ЦБ РФ или кредитными организациями и их клиентами.

Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:

• распоряжение плательщика о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
• распоряжение получателя средств на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств.

При осуществлении безналичных расчетов используются следующие расчетные документы:

• платежные поручения;
• аккредитивы;
• чеки;
• платежные требования;
• инкассовые поручения.

Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с помощью пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением  чеков,  которые  заполняются ручкой с пастой, чернилами черного или синего цвета. Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного или синего цвета.

 Исправления,  помарки  и подчистки  в расчетных документах не  допускаются.

Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающую кредитную организацию в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки. Расчетные документы предъявляются в кредитную организацию в количестве экземпляров, необходимых для всех участников расчетов, Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично.

Ежедневно организации получают от кредитной организации выписку из своего  расчетного счета, содержащую перечень произведенных по нему за день операций. Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета организации,  открытого ей кредитной организацией, и служит основанием для осуществления  бухгалтерских  записей по движению средств на расчетном счете организации.  К  выписке  прилагаются документы, на основании которых кредитная организация зачисляет или списывает средства с расчетного счета организации.