Учет материальных запасов

 

 

Введение

 

Материалы представляют собой одну из составных частей имущества  хозяйствующего субъекта, необходимую  для нормального осуществления  и расширения его деятельности.

Материалы обслуживают  сферу производства и являются его  материальной основой. Они необходимы для обеспечения процесса производства продукции, образования стоимости.

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности  в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации  затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия. Завышение материалов ведет к замораживанию и омертвлению ресурсов. Кроме всего прочего, это дорого обходится предприятию, поскольку возникают дополнительные затраты на хранение и складирование, на уплату налога на имущество. Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и реализации продукции, к несвоевременному выполнению предприятием своих обязательств. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к потере выгоды.

Материальные  запасы являются наименее ликвидной  статьей среди статей оборотных  активов. Для обращения этой статьи в денежные средства требуется время  не только для того, чтобы найти покупателя, но и для того, чтобы получить с него впоследствии оплату за продукцию.

Анализ этой статьи имеет  большое значение для эффективного финансового управления. Материальные запасы могут составлять значительный удельный вес не только в составе оборотных активов, но и в целом в активах предприятия. Это может свидетельствовать о том, что предприятия испытывают затруднения со сбытом своей продукции, что в свою очередь может быть обусловлено низким качеством продукции, нарушением технологии производства и выбором неэффективных методов реализации, недостаточным изучением рыночного спроса и конъюнктуры. 
Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

Объектом исследования данной работы является общество с  ограниченной ответственностью «Стальной Дракон». Общество с ограниченной ответственностью «Стальной Дракон» создано в соответствии с гражданским кодексом Российской Федерации и федеральным законом «Об акционерных обществах» от 26.12.95 № 208-ФЗ. Целью деятельности организации является получение прибыли. Основным видом деятельности общество с ограниченной ответственностью «Стальной Дракон» является выпуск и продажа стальных дверей.

Предметом исследования являются материальные ценности, их поступление  и порядок списания в производство.

Цель курсовой работы состоит в определении постановки учета материальных ценностей, разработке направлений совершенствования бухгалтерского учета и повышения эффективности производства исследуемого предприятия.

Поставленная цель требует  решения следующих задач:

-    раскрыть теоретические  основы учета материалов;

- изучить действующую практику учета материалов на исследуемом предприятии, то есть проанализировать документальное оформление поступления, выбытия, расходования материалов;

- разработать  предложения и определить направления  совершенствования организации  учета.

Информационной базой  исследования  послужили  статьи таких авторов как: Максимова А., Войко А., Воронкова А.А., Захарьин В.Р., так же учебные пособия Бабаева Ю.А., Кондракова Н.П., Мизиковский Е.А, и инструктивный, нормативный материал по данному вопросу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Сущность, состав и оценка материалов

 

1. Задачи учета материалов и их классификация

 

Материалы используются в качестве предметов труда при  производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг и для управленческих нужд организации. Материалы, участвующие  в процессе производства, потребляются в каждом его цикле целиком и полностью переносят свою стоимость на продукцию, работы, услуги.  В целом по стране удельный вес материалов в себестоимости изготовляемой продукции составляет свыше 70%, а в текстильной и химической промышленности - до 85%. Наряду с готовой продукцией  и товарами материалы относятся к материально-производственным запасам, порядок формирования в бухгалтерском учете информации о которых дан Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01 от 09 июня 2001 года №44н) и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (от 28 декабря 2001 года №119н), другими нормативными документами. 
В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Это значит, что необходимо увеличить применение прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, заменить дорогостоящие материалы более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции; сократить отходы производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы. Широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты. Понятно, что использование таких основных направлений экономии ресурсов, как внедрение новых технологий, повышение качества сырья и материалов, снижение отходов, использование вторичных ресурсов, позволяет создать надежно действующий противозатратный механизм функционирования народного хозяйства. С целью экономии материалов и ресурсосбережения необходимо шире применять в практике такой экономический стимул, как премирование рабочих. Для этого необходимо внедрение системы лицевых счетов экономии на рабочих местах и строгое нормирование расхода материалов, чему способствует переход на нормативный метод планирования и учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции. Занимаются этими вопросами технологические службы предприятия, материально-технического снабжения и бухгалтерского учета - как контролирующий орган. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм (расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности. Основные задачи бухгалтерского учета в этой области: контроль, за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки; правильное и своевременное документирование всех операций но движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением, расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса; систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация; своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация снабжения на предприятиях, состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. Склады должны быть полностью обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. Материалы должны централизованно доставляться с базисных складов в цехи по согласованным графикам. Необходимо установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами должны быть заключены договоры о материальной ответственности. Всем службам предприятия следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей. В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски), третьи - входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые - только способствуют изготовлению изделий, не, входят в их массу или химический состав. Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные  части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.                                                  Сырье и основные материалы- предметы труда, из которых изготавливают продукт и которые образуют материальную (вещественную) основу продукта. Сырьем называют продукцию сельскохозяйственного хозяйства и добывающей промышленности (зерно, хлопок, скот), а материалы - продукцию обрабатывающей промышленности (мука, ткань, сахар).                       Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса  производства. Следует отметить, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на производство различных видов продукции.

Покупные полуфабрикаты - сырье и материалы, прошедшие  определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, то  есть составную составляют их материальную основу.  Возвратные отходы производства – остатки сырья и материалов, образовавших в процессе их переработки в готовую продукцию, полностью или частично утратившие потребительские свойства исходного сырья и материалов.                    Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части. Топливо подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление). Тара  и тарные материалы-предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки). Запасные части используются для ремонта и замены износивших деталей машин и оборудования.

Кроме того, материалы, классифицируются по техническим свойствам и делятся  на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы, химикаты и так далее, всего 42 группы. Эта классификация установлена Госкомстатом СССР.

Таким образом, данная классификация  дает возможность предприятию контролировать обеспеченность технологического процесса соответствующими видами ценностей и поэтому она же необходима и для организации аналитического учета материалов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оценка материальных запасов

 

Оценка материалов производится в денежном измерителе. Согласно ПБУ 5/01 материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, порядок исчисления которой различен и зависит от хозяйственных операций, связанных с приобретением запасов, их отпуском в производство, иных факторов выбытия активов.     Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Фактическими затратами на приобретение материалов могут быть: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов; таможенные пошлины и иные платежи; невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы; затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материалов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит). В состав данных затрат организации могут также относить и затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением материалов и произведены до даты оприходования их на складах организации; иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.                                              Не включаются в фактические затраты на приобретение материалов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов. Затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают в себя затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг. Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных материалов. Учет и формирование затрат на производство материалов, осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции. Фактическая себестоимость материалов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Фактическая себестоимость материалов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования. Фактическая себестоимость материалов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском балансе у этой организации. Фактическая себестоимость материалов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации и предусмотренных ПБУ 5/01.        Материалы (кроме оборудования к установке), на которые цена в течение года снизилась, либо которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты организации. Материалы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.            Оценка материалов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией материалов по договору [7].     Готовясь к следующему году, организации выбирают способы оценки сырья и материалов при их списании в производство. 
В соответствии с ПБУ 5/01 при отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов: по себестоимости каждой единицы; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретения материально- производственных запасов (метод ФИФО); по себестоимости последних по времени приобретения материально- производственных запасов  (метод ЛИФО). Применение одного из методов по виду (группе) запасов производится в течение отчетного года.                   По себестоимости каждой единицы материальных ценностей, как правило, оцениваются предметы труда, используемые организацией в особом порядке, либо активы, которые не могут заменять друг друга (драгоценные металлы, драгоценные камни, радиоактивные вещества). Упрощенный вариант применяется в том случае, если невозможно непосредственно отнести транспортно-заготовительные и другие расходы по приобретению материалов на их себестоимость (например, при централизованной поставке материалов). Разница между фактическими расходами по приобретению материала и его договорной ценой распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материалов, исчисленной в договорах ценах.                                                                                    Оценка материалов по средней себестоимости определяется как частное от деления общей себестоимости группы (вида) материальных ценностей на их количество. При этом стоимостные и количественные величины по видам запасов включают соответствующие запасы на начало месяца и их поступление за отчетный период:

Сфс = (Со+Сз) :  (Ко+Кз), где

Сфс - средняя фактическая себестоимость материалов;     Со - фактическая себестоимость материалов на начало месяца;    Сз -  фактическая себестоимость материалов, заготовленных в отчетном периоде;                         Ко – количество материалов на начало месяца;                                                       Кз – количество материалов, заготовленных за месяц.   Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материальных ценностей (способ ФИФО) основан на допущении, что ресурсы используются  в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления). Первоначально списывается остаток материальных ценностей на начало месяца, затем – материалы по цене первой закупленной партии, за ними – по цене второй партии и так далее в порядке очередности в соответствии с потребностями в материалах на производство в течение отчетного месяца.     Активы, первым поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости материальных запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материалов, находящихся на складе на конец месяца, производиться по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретенных ресурсов.             Оценкой по себестоимости последних по времени приобретения материальных ценностей (способ ЛИФО) предусматривает, что материальные ресурсы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости приобретенных единиц или партий в последовательности приобретения материальных ценностей по цене последней закупленной партии, затем – по цене предыдущей партии и так далее. При применении этого способа оценка материалов, находящихся на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения материалов, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость поздних по времени приобретения ресурсов.                                                                           С 1 января 2008 года последний метод в бухгалтерском учете применять будет нельзя. Соответствующие поправки внесены в ПБУ 5/01 (утверждено приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н), а также в Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).             Применение указанных методов оценки материальных ресурсов ориентирует предприятие на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходованные материалы расчетным путем, использую следующую формулу:                          Р = О н + П - О к , где 
Р - стоимость израсходованных материалов; О н и О к - стоимость начального и конечного остатков материалов; П - стоимость поступивших материалов.          Организация может применять в течение отчетного года как элемент учетной политики один метод оценки по каждому отдельному виду (группе) материально- производственных запасов. Оценка материально-производственных запасов на конец отчетного периода (кроме малоценных и быстроизнашивающихся предметов и товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) производится в зависимости от принятого метода оценки запасов при их выбытии, то есть по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых или последних по времени приобретений.        Следовательно, по каждой группе материальных ценностей в течение отчетного года применяется один способ оценки [6]. Выбранный способ применяется исходя  из допущения последовательности применения учетной политики. В соответствии с пунктом 16 ПБУ 5/01 и 6 статьи 254 главы 25 налогового кодекса для целей бухгалтерского и налогового учета применяется одинаковые методы оценки сырья и материалов при их списании в производство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

 

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России ,а при их отсутствии – отраслевыми формами, утвержденными соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти [3]. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «о бухгалтерском учете».    Учет производственных запасов осуществляется на основании следующих первичных документов: приходного ордера, доверенности, акта о приемке материалов, лимитно-заборной карты, требований, накладной на внутреннее перемещение, накладной на отпуск материалов, карточки складского учета материалов, ведомости учета остатков материалов на складе. 
 Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.        Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Для этого ему выдается  доверенность. Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.  Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику. В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения).  При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (форма М-4). Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.  Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых) При отсутствии расхождений между данными поставщиками и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе  поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.    В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (форма № М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные  поставки).       Расход материалов, отпускаемые в производство и другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (форма № М-8). Лимитно - заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой -складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно - заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно - заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно - заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды. По лимитно - заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В целях сокращения количества лимитно - заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Отпуск материалов со склада производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материалов на складе) оформляют выпиской  отдельного требования- накладной (форма № М-11) на замену (дополнительный отпуск материалов). Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.    Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий – в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.  При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.        Списание материалов оформляется актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией, с участием материально ответственного лица.        Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов (форма № М-17). С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые  становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. На фактически израсходованные материалы подразделение- получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованные материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполнения работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.      Кроме перечисленных документов опись товарно-материальных ценностей используются: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3); сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19); сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения); акт о покупке материалов на рынке; акт перевода единиц измерения материалов; акт-заключение о чрезвычайных ситуациях; акт на списание материалов.           В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются: товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т); счет-фактура; расчетно-платежные документы по банку; приходный и расходный кассовый ордер.            Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц [14]. Следовательно, совершенствование содержание первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так,  если в карточке учета материалов предусмотреть графу подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре.