Учет наличных денежных средств в коммерческих организациях

Бухгалтерская служба предприятия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка.

Бухгалтерскую службу возглавляет главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Основными рабочими документами предприятия являются: приказ по учетной политике предприятия, графики документооборота, рабочий план счетов.

Основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учетной политики организации установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». Учетная политика организации формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации.

Формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации в том случае, если они разработаны в самой организации. Однако на предприятии данный факт отсутствует, так как предприятие пользуется типовыми формами первичных документов, утвержденными законодательством РФ.

В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, указываются порядок, место, время прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив.

Рабочий план счетов, утверждаемый руководителем в рамках учетной политики, содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов предприятия. В утвержденном плане счетов данной организации нет специальных субсчетов.

В системе нормативного регулирования План счетов занимает промежуточное место между нормативными документами второго и третьего уровней, то есть не имеющими нормативно - правового характера. Однако в практической деятельности бухгалтерских служб Плану счетов придается первостепенное значение.

План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка). Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета устанавливает единые подходы к применению Плана счетов и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

Предприятие использует программный продукт «1С: Предприятие 8.0», который выполняет следующие функции:

- анализ  и управление эффективностью  работы предприятия. Целью данной  функции является обеспечение учета всех фактов хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия, а также осуществление контроля, управления деятельностью предприятия;

- учет и  управление оперативной деятельностью  предприятия. Данная функция обеспечивает эффективную ежедневную работу предприятия: подготовку документов, управление приемом заказов и контроль их исполнения;

- регламентированный  учет и отчетность. Данная функция  программного продукта решает  задачи бухгалтера и расчетчика  заработной платы, ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, составление бухгалтерской и налоговой отчетности МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля».

Все операции с наличными деньгами в организации проводятся с соблюдением требований, установленных Положением «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», утвержденное ЦБ РФ от 12.10.2011 №373-П.

Использовать контрольно-кассовую технику при наличных расчетах требует Федеральный закон от 22 мая 2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

При каждом поступлении наличных денег в кассу предприятия оформляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1.

МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» оказывает услуги населению по пригородным и междугородним перевозкам за наличный расчет. Сумму наличной выручки (на основании показаний контрольных лент кассовой техники), полученной от населения за рабочую смену, в конце рабочего дня приходуют одним приходным кассовым ордером. В данном случае проводка выглядит следующим образом:

Дебет 50.1 Кредит 50.4.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной  операции, а именно «Выручка от продажи билетов».

Выдачу наличных денег из кассы предприятия фиксируют в расходном кассовом ордере по форме № КО-2. Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера, кассира и подписью лица, получившего деньги. В строке «Основание» указывается содержание операции. Например «Оплата согласно договора». Выдавать деньги кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Однако возможна и выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке. В строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, на основании которых были выданы деньги из кассы. Например «Сопроводительные ведомости, доверенность №5 от 07.08.2013г.». В данном случае проводка выглядит следующим образом:

Дебет 62.1 Кредит 50.1.

Наличные деньги, внесенные в кассу организации, должны быть сданы в банк. В кассах предприятий могут храниться только деньги в сумме, не превышающей установленный банком лимит.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно подает в банк специальный расчет, который оформляется в двух экземплярах. Один из них, уже подписанный представителем банка, возвращается в организацию. В субъекте малого предпринимательства на 2013 год установлен лимит кассы 0 тыс.руб.

Все суммы, которые находятся в кассе сверх лимита необходимо сдавать в банк.

МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» заключило в 2007г. договор на инкассацию денежной наличности с Ярославским отделением №17 Сбербанка России ОАО. В договоре прописаны места, дни и часы сбора денежной выручки. На сдачу денег в банк оформляется расходный кассовый ордер в общем порядке. По строке «Основание» указывается «Сдана выручка через инкассаторов для зачисления на расчетный счет». В строке «Приложение» - квитанция, ее номер, и дата.

Кассовые операции в МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале ордере.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции в МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля», являются журнал-ордер по кредиту счета 50 «Касса» и ведомость по дебету счета 50. Журнал-ордер используется для фиксирования кредитовых оборотов, а ведомость - для дебетовых оборотов по счету 50.

Необходимо отметить, что журнал-ордер и ведомость являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывается в главную книгу по кредиту счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

Все организации обязаны вести кассовую книгу (форма КО-4). В ней фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданные организацией по дням, указывается остаток наличных денег в кассе на начало и конец дня. Книгу заводят на определенный период. В МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля», кассовая книга заведена на год. По окончании кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер. Документы, по которым были получены (выданы), деньги подшивают по порядку вместе листом «Отчет кассира».

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. При инвентаризации проверяется фактическое наличие денежных средств, разных ценностей, находящихся в кассе организации. По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств. Если комиссия обнаружила недостачу или излишек ценностей в кассе, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Оформляется акт в двух экземплярах, подписывают его все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей.

В МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» приказом руководителя назначается на должность бухгалтер-ревизор, который и проводит инвентаризацию. По нашему мнению, что это большое преимущество для организации, поскольку как можно своевременно выявить ошибки ведения кассовых операций, а также предотвратить попытки хищения.

Если при инвентаризации выявлены излишки, то проводка выглядит следующим образом:

Дебет 50.1 Кредит 91.1.

Если выявлена недостача, то материально ответственное лицо обязано внести сумму недостачи в кассу, и тогда проводка выглядит следующим образом:

Дебет 50.1 Кредит 73.2;

Дебет 73.2 Кредит 94;

Дебет 94 Кредит 50.4.

Рассмотрим особенности учета денежных документов (талонов на нефтепродукты), используемых МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля».

На данный период МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» имея в наличии легковой и грузовой автотранспорт, производит его заправку и уход на основе заключенных с нефтебазой договоров купли-продажи нефтепродуктов. Автозаправочные станции заправляют транспортные средства на основе талонов на нефтепродукты, предоставляемых продавцом по договорам. Талоны на бензин группируются по маркам и количеству топлива. Полученные талоны приходуют в кассу автотранспортного предприятия, отражаются в книге учета движения денежных документов и выдаются материально ответственному лицу (старшему механику, заведующему гаражом).

Материально-ответственное лицо ведет регистрацию полученных и выданных водителям автотранспортных средств талонов в книге учета талонов на нефтепродукты, открываемой на календарный год. Она прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью автотранспортного предприятия. Второй экземпляр книги отрывной заполняется под копирку. По окончании месяца его передают в отдел бухгалтерии вместе с приходными и расходными документами.

Переданный второй экземпляр книги учета талонов на нефтепродукты проверяют по данным приходных и расходных документов, используют для списания нефтепродуктов на счета производственных затрат либо издержки обращения.

Рассмотрим следующую ситуацию, сложившуюся в МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля». В ноябре 2013 года в соответствии договором купли-продажи, а также на основе перечисленного аванса в сумме 32000 руб. автотранспортное предприятие получило от нефтебазы талоны на бензин номиналом 10 литров в количестве 100 штук и передача их под отчет заведующему гаражом - материально ответственному лицу. На основании отчета предприятия за ноябрь 2013 года, представленным нефтебазе, была выписана счет-фактура на бензин по талонам на сумму 30746 руб., в том числе НДС 4690 руб. (30746 х 18%/118%).

Представим учетные записи по приобретению и списанию талонов на бензин, приобретенных у нефтебазы.

1. Автотранспортным  предприятием перечислен аванс  на получение талонов на бензин  в размере 32000 руб.:

Дебет 60 Кредит 51.

2. Получены  от нефтебазы и оприходованы  талоны на бензин в сумме 26056 руб. (30746 руб. - 4690 руб.):

Дебет 50-3 Кредит 60.

3. Сумма  НДС по полученному бензину 4690 руб.:

Дебет 19-3 Кредит 60.

4. Зачтен  уплаченный нефтебазе аванс за поступившее топливо в сумме 30746 руб.

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные».

5. Выданы  материально ответственному лицу  талоны на бензин 26056 руб.:

Дебет 71 Кредит 50-3.

6. Залит  бензин в баки автотранспортных  средств организации на сумму 26056 руб.:

Дебет 10-3 Кредит 71.

7. Возмещен  из бюджета НДС по полученным  талонам на бензин в сумме, равной 4690 руб.:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19-3.

8. Списан  израсходованный бензин на сумму 26056 руб.:

Дебет 26 Кредит 10-3.

2.2 Направления совершенствования учета операций с денежными средствами

В целях улучшения системы учета с денежной наличностью необходимо совершенствование контроля за сохранностью и использованием денежных средств. Для этого предложена программа внутрихозяйственного контроля в МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля».

 Для  выполнения поставленной задачи  нужно ежемесячно проводить внутренний  аудит кассовых операций, состоящий  из следующих трех частей.

Первая часть работы направлена на проверку отслеживающую сохранность наличных денежных средств:

- проверка  помещения кассы, состояние печатей  на сейфе;

- контроль  за обеспечением сохранности  денег при их доставке в  банк: сдача наличности при превышении, установленного лимита;

- контроль  за опечатыванием сейфа и помещения кассы;

- проверка  состояния предупредительной сигнализации  и средств противопожарной безопасности.

Вторая часть внутреннего аудита направлена на развитие аудита учета денежных средств:

- инвентаризация  кассы: ценные бумаги, денежные средства;

- проверка  правильности порядка регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров;

- проверка  соблюдения кассовой дисциплины, а также других требований, предусмотренных  в Положении о ведении кассовых  операций.

- проверка  полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег полученных из банка, за реализованную продукцию, услуги и работы.

Третья часть заключается в контроле за целевым использованием денежных средств и включает в себя следующее мероприятия: