Учет расчетов с подотчетными лицами

Кроме того, при расчетах с подотчетными лицами в валюте неизбежно

возникает курсовая разница - разница между рублевой оценкой соответствующего имущества или обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату расчета или составления отчетности, и рублевой оценкой этих имуществ и обязательств, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. 

Порядок учета курсовых разниц изложен в гл. III ПБУ 3/2006.

В бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности отражается курсовая разница, возникающая по: операциям по полному или частичному погашению дебиторской или кредиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте, если курс на дату исполнения обязательств по оплате отличался от курса на дату принятия этой дебиторской или кредиторской задолженности к бухгалтерскому учету в отчетном периоде либо от курса на отчетную дату, в котором эта дебиторская или кредиторская задолженность была пересчитана в последний раз; операциям по пересчету стоимости активов и обязательств, перечисленных в пункте 7 настоящего Положения.

Курсовая разница отражается в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность.

Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты организации как прочие доходы или прочие расходы (кроме случаев, предусмотренных пунктом 14 настоящего Положения или иными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету (в ред. Приказа Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н).

         Курсовая разница, связанная с расчетами с учредителями по вкладам, в том числе в уставный (складочный) капитал организации, подлежит зачислению в добавочный капитал этой организации.

Другие нормативные документы, которыми необходимо пользоваться при учете конкретных операций при расчетах с подотчетными лицами, приведены в нижеследующих главах данной курсовой работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация учета с подотчетными лицами

на предприятии

 

Руководитель организации и главный бухгалтер - как лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, объективно заинтересованы в сохранности денежных средств, выдаваемых под отчет, и их целевом использовании. Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм организационно-распорядительным документом по организации (приказом) должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).

В приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы;
• требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;
• порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов;
• могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчет.

Лица, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией  в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога на доходы физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы.

Кроме приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, руководству организации следует согласовать с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе и получить от него разрешение на расходование денежных средств из поступающей выручки (в том числе не выдачу денег под отчет).

В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки, вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Отсюда следует, что выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быт осуществлены в пределах одного рабочего дня (что, безусловно, дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц).

С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Ведение синтетического и аналитического учета

расчетов с подотчетными лицами

 

На выдачу сумм под отчет бухгалтером оформляется расходный кассовый ордер.  После проведения хозяйственно-операционных расходов, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов (см. далее), оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается вышестоящим к подотчетному лицу должностным лицом. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия (организации), после чего принимается к учету (см. далее). Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае непредоставления отчета об израсходованных подотчетных суммах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки, бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи а авансов и сроков предоставления авансовых отчетов, а так же следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до  полного их отчета за предыдущий аванс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 Хозяйственные расходы.

 

 

Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок товарно-материальных ценностей на рынках, у населения, у юридических лиц.

При осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами следует помнить о том, что в Российской Федерации с 25.05.1994 г. установлен предельный размер таких расчетов. В настоящее время ЦБ РФ указанием от 20.06.2007 № 1843-У установил предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке в сумме 100 тыс. рублей.

При оформлении авансового отчета по произведенным хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку. К данным документам относятся счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, а в случае осуществления покупки на рынке или у населения - акты-справки. При этом следует иметь ввиду, что в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности, для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, бумага для факса, клей, стержни). Не рекомендуется указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров, их общее название (например, «канц. товары», «хозтовары», «продукты питания»), т.к. подобные товарные чеки всегда вызывают дополнительные вопросы со стороны лиц, осуществляющих проверку. В случае, если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором зафиксировать, что конкретно и для каких целей было приобретено. В общем случае: кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный - служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека.

При приобретении  товарно-материальных ценностей подотчетным лицом, к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).

Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход.

Бухгалтер, получив от подотчетного лица авансовый отчет со всеми оправдательными документами, имеет возможность его обработать - проставить корреспонденцию счетов с указанием сумм (проводку), то есть списать из подотчета работника определенную сумму по определенным направлениям.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71, по дебету которого учтен выданный на хозяйственные расходы аванс, кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат  и приобретенных ценностей или другими счетами, в зависимости от характера произведенных расходов.

При получении от подотчетных лиц согласно сопутствующим документам, товаров, материалов, основных средств и тому подобные ценности, соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по дебету счета 19 соответствующих субсчетов.  Они списываются на расчеты с бюджетом по данному налогу  после фактической оплаты при условии их приобретения для перепродажи или производственной деятельности, а также  после постановки на учет основных средств и нематериальных активов.  По отпущенным на непроизводственные цели ценностям НДС относится к внереализационным расходам (дебет счета 91.2).

При приобретении соответствующих товаров (работ, услуг) за наличный расчет, суммы уплаченного по ним НДС возможно учитывать по дебету счета 19 и предъявлять их к возмещению из бюджета при условии, что сумма НДС выделена в оформляемых в обязательном порядке счетах-фактурах.

 

Пример. Специалист отдела снабжения ОАО «Веста» получил 10 января 2010 года из кассы в подотчет 12000 рублей  на закупку материалов у юридических лиц.  13 января он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, которому были приложены следующие оправдательные документы:

• товарная накладная и счет-фактура на материалы ООО «Подшипник» на сумму 8260 руб.;
• товарный и кассовый чеки ООО «Восход» на приобретение канцелярских товаров на сумму 1500 рублей.

 

Проводки, которыми отражаются данные операции на счетах бухгалтерского учета, приведены в таблице:

 

 

№ пп	Содержаниеоперации	Корр. счета		Сумма	Примеч
		Д	К
1.	Выданы под отчет деньги на закупку материалов	71	50	12000
2.	Приобретены материалы у ООО «Подшипник»	10	71	7000
3.	Выделен НДС со стоимости материалов	19	71	1260
4.	Закуплены в магазине канц. товары	26	71	1500
5.	Возвращена неиспользован- ная подотчетная сумма	50	71	2240

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Командировочные расходы.

 

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

           Направление работников в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

 

Пример сметы на командировочные расходы:

 

 

ОАО «Веста»

 

Смета командировочных расходов на 1 человека

 

Место командировки: г. Нижний Новгород

Срок командировки:   3дня

Вид транспорта:          ж/д

1.Суточные :                3 дня х 700 = 2100 руб.

2.Стоимость проезда в оба конца:  1000 х 2 = 2000 руб.

3.Оплата за пользование постельными принадлежностями:  90 х 2 = 180 руб.

4.Стоимость проживания:  2 дня х 1500 = 3000 руб.