Учет расчетов с подотчетными лицами

   ИТОГО: 7280 руб.

 

Смета составлена 11.01.2010 г.

 

Бухгалтер   (подпись)    Смирнова  О.В

 

 

 

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

 

При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника.

В каждой организации следует вести журнал регистрации выбывающих и прибывающих командированных работников.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными

командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, командированному работнику возмещаются произведенные им расходы, а именно:

• расходы по найму жилого помещения (в том числе, за бронирование мест в гостиницах);
• расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. При наличии нескольких видов транспорта администрация может предложить вид, которым следует воспользоваться работнику; при отсутствии такого указания работник самостоятельно выбирает вид  транспорта;
• суточные за все время пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Сотруднику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

            Также сотруднику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию сотрудника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными мероприятиями (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы сотруднику не оплачиваются.

Следует отметить, что руководитель организации имеет право

возместить  работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

          Размер суточных, которые выплачиваются сотрудникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя. В настоящее время размер суточных для целей налогообложения составляет 700 рублей для командировок по России (в ред. Федерального закона от 24.07.2007 N 216-ФЗ).

  

           Когда характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (например, телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем организации до направления работника в командировку издается соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов. При этом данные затраты при наличии такого распоряжения и оправдательных первичных документов (счетов, квитанций и пр.) могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг).

              Работник предприятия в течении трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию организации отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов - авансовый отчет. В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и убытие командированного, служащее основанием для списания суточных из под отчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов найма жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы.

После получения авансового отчета с приложенными к нему

оправдательными документами, бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок указывает направление списания данных сумм из подотчета.

           Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации (в т.ч. в расходы для целей налогообложения), после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  Все вышеизложенное иллюстрирует пример:

 

 

 

Сотрудник ОАО «Веста» направлен в командировку с 17.03.2010 по 19.03.2010 с целью заключения договора аренды помещения в другом городе. Из командировки работник вернулся 19.03.2010. Документально подтвержденные расходы работника составили 6900 руб. (оплата гостиницы - 6000 руб. (в том числе НДС 915 руб.), оплата проезда - 900 руб. (в том числе НДС 137 руб.)). В соответствии с коллективным договором суточные выплачиваются из расчета 700 руб. за каждый день командировки. Под отчет работнику 16.03.2009 выданы денежные средства в сумме 10 000 руб. 20.03.2009 сотрудник представил авансовый отчет по командировке и возвратил в кассу неиспользованный аванс.

 

 

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

 

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма,    руб.
16 марта 2010 г.
Выданы из кассы деньги на командировочные     расходы	71	50	10 000
20 марта 2010 г.
В состав расходов включена оплата гостиницы,  проезда, суточные                             (5085 руб. + 763 руб. + (700 руб. x 3 дн.))	20	71	7 948
Отражена сумма НДС                            (915 + 137) руб.	19	71	1 052
НДС по найму жилья и проезду принят к вычету	68-2	19	1 052
Возвращена в кассу неиспользованная сумма     аванса                                        (10 000 - 6900 - 2100) руб.	50	71	1 000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Представительские расходы

 

Во многих организациях для осуществления успешной финансово-

хозяйственной деятельности производятся так называемые представительские расходы. К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (в ред. Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ).

 

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров нельзя включить в расходы при определении налоговой базы по прибыли.

Средства на представительские расходы в силу своей специфики чаще

всего выдаются в наличной форме из касс предприятий сотрудникам под отчет. При этом соблюдается порядок ведения кассовых операций.

Из подотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы. При этом представительские расходы относятся на себестоимость в полной сумме  и одновременно в целях налогового учета включаются в расходы при исчислении налогооблагаемой базы в пределах нормативов.

       В организации необходимо иметь  приказ руководителя о назначении ответственных лиц, которые должны правильно использовать и оформлять документы о затратах, а так же годовую смету на представительские расходы, утвержденную правлением (советом) предприятия.

  Пример сметы затрат на представительские расходы:

 

Утверждено решением

Правления собрания акционеров ОАО «Веста»

протоколом №___ от «___»___________20__ г.

 

СМЕТА ЗАТРАТ

На представительские расходы на 2010 г.

 

Виды делегаций и представительских затрат на год	Предельная сумма на прием (в  руб.)
Прием делегаций и представителей стран дальнего зарубежья	200.000
Прием делегаций и представителей стран ближнего зарубежья	100.000
Прием делегаций и представителей предприятий России	50.000
Проведение заседания правления предприятия и ревизионной комиссии	20.000

 

 

Кроме того, составляется исполнительная смета (акт) по каждому случаю приема делегации (проведения заседания правления или ревизионной комиссии) по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должна содержать такие необходимые реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Вместе с тем, чтобы подтвердить цель данного мероприятия, следует включить в смету перечень обсуждаемых вопросов (или непосредственно в распорядительный документ, содержащий данные о месте и дате проведения, количестве участников).

 

Пример исполнительной сметы:

 

«Утверждаю»

Генеральный директор ОАО «Веста»

_____________Иванов О.А

«___» ____________ 20__г.

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ СМЕТА

по приему представителей фирмы «Орион» с 4 по 5 февраля 2010 г.

Участники приема от ОАО «Веста»:

1.Генеральный директор - Иванов О.А.

2.Главный инженер -  Федоров Г.И.

3.Референт - Русакова Г.Н

 

Представители фирмы «Орион»:

1.Генеральный директор - Петров С.Н.

2.Главный менеджер - Быков С.С.

 

Программа пребывания:

4 февраля

09.00-10.00  Встреча представителей фирмы «Орион»

10.00-12.00  Переговоры

12.00-13.30 Обед (питание представителей фирмы «Орион»)

13.30-18.00  Ознакомление представителей фирмы «Орион» с

                               процессом производства продукции фирмы «Веста»

19.00-22.00  Посещение театра

5 февраля

10.00-14.00  Переговоры

14.00-15.30  Обед - заключительный прием по поводу состоявшихся              деловых переговоров

16.00-17.00  Проводы представителей фирмы «Орион»

 

Наименование затрат	Фактические расходы (руб.)	Приложение
Буфетное обслуживание во время переговоров (4-5 февраля)	700	Авансовыйотчетсприложеннымисчетамиизмагазинаресторанатеатральнымибилетамисчетомтранспортнойкомпании
Посещение театра (культурная программа)	1000
Буфетное обслуживание в антракте спектакля	200
Торжественный обед	1500
Транспортное обслуживание по встрече и проводам	500
ИТОГО:	3900

 

 

Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, так же авансовый отчет с приложенными счетами из магазина, ресторана, гостиницы и т.п.