Учет расчетов с подотчетными лицами

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Ниже приведем бухгалтерские записи, сделанные на УЧТП «Магазин «Юбилейный» за апрель 2008 г.

 

Таблица 2.1. Информация об операциях, отраженных по счету 71 за апрель 2008 г. в УЧТП «Магазин «Юбилейный»

№ п/п	Наименование документов и ссылка на № приложения	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, в руб.	Учетный регистр и ссылка на  № приложения
			дебет	кредит
1	Товарный чек	Оприходование приобретенных МОЛом хозяйственных материалов	10/9	71	40000	Журнал-ордер по сч. 71
2	Авансовый отчет	НДС при покупке материалов МОЛ	18/3.1	71	472	Журнал-ордер по сч. 71
3	Авансовый отчет	Санкнижка, медосмотр, суточные, прочие расходы	44/1	71	294438	Журнал-ордер по сч. 71
4	Расходный кассовый ордер	Выдача из кассы аванса на командировочные и другие расходы	71	50/1	334910	Журнал-ордер по сч. 71

Примечание. Источник: собственная разработка

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Т. к. в УЧТП «Магазин «Юбилейный» ведется компьютерная обработка командировочных отчетов, то по 71 счету составляется программная машинограмма. Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами организован следующим образом: данные из первичных документов заносятся в Карточку учета расчетных операций по счету 71, итоговые данные  которой  можно  сверить  затем  с  соответствующей  суммой по корреспондирующему счету. Месячные итоговые суммы из карточки учета по счету 71 отражаются в Анализе счета 71, соответствующие данные которого можно сверить с Анализом корреспондирующих счетов. В УЧТП «Магазин «Юбилейный» Анализ счета выводится на печать и подшивается в соответствующую папку, которая называется на предприятии «Журнал-ордер по счету 71».

 

 

Заключение

 

На основании изученного материала можно сделать следующие выводы.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;
• представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу другим запрещается.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

В УЧТП «Магазин «Юбилейный» учет расчетов с подотчетными лицами организован следующим образом: данные из первичных документов заносятся в Карточку учета расчетных операций по счету 71, итоговые данные  которой  можно  сверить  затем  с  соответствующей  суммой по корреспондирующему счету. Месячные итоговые суммы из карточки учета по счету 71 отражаются в Анализе счета 71, соответствующие данные которого можно сверить с Анализом корреспондирующих счетов. В УЧТП «Магазин «Юбилейный» Анализ счета выводится на печать и подшивается в соответствующую папку, которая называется на предприятии «Журнал-ордер по счету 71».

 

Список использованных источников

 

1. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.
2. Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 28.06.2004 № 98 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь 13.02.2008 № 24)
3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007 г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»
4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»
5. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь 29.02.2008 № 29)
6. Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55.
7. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: Учеб. пособие / П.Г. Пономаренко [и др.]; под общ. ред. П.Г. Пономаренко. Минск: Выш. шк., 2006. 527 с.
8. Бухгалтерский учет: Учебно-методический комплекс. В 2 ч. Ч.2 / Авт: кол.; Под общ. ред. Балдиновой – Мн.: Изд-во МИУ, 2006. – 190 с.
9. Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. / В.А. Березовский, В.Б. Гурко, Л.Ф. Жилинская и др.; под общ. ред. В.В. Кожарского. Мн.: Новое знание, 2004. 812 с.
10. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Практ. пособие / Л.И. Кравченко [и др.]; под ред. Л.И.Кравченко. 4-е изд., перераб. и доп.  Минск: ФУАинформ, 2008. 768 с.
11. Левкович О.А. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – 5-е изд., перераб. и доп. – Минск: Амалфея, 2007. – 800 с.
12. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 12-е изд., перераб. и доп. Мн.: Соврем. шк., 2008. 672 с.

 

Приложения

 

Приложение А

 

Штамп организации

 

                КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ  № 17

 

Казинская Людмила Михайловна

                              (фамилия, имя, отчество)

зам. директора, управление

                             (должность, место работы)

командируется в Гомель, ООО «Ратон»

                            (пункт назначения, наименование  организации)

Срок командировки «5» дней.

заключение договора поставки

                                         (цель командировки)

Основание: приказ от «17» апреля 2009 г. № 134-к

 

Действительно по предъявлению паспорта, удостоверения личности

 

______________________________                               С.Г. Гринцевич

(должность, подпись руководителя)                             (инициалы, фамилия)

                    М.П.

 

             Оборотная сторона командировочного  удостоверения 

 

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытия из них и прибытия в место постоянной работы:

 

Выбыл из Лиды “17” апреля 2009г.             (подпись, печать)		Прибыл в Гомель “17” апреля 2009г.             (подпись, печать)
Выбыл из Гомель “21” апреля 2009г.             (подпись, печать)		Прибыл в Лиду “21” апреля 2009г.             (подпись, печать)
Выбыл из ________________ “___” _____________ 200__г.             (подпись, печать)		Прибыл в ________________ “___” _____________ 200__г.             (подпись, печать)

 

Примечание: При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

 

Приложение Б

 

Книга

учета работников, выбывающих в командировки

из УЧТП «Магазин «Юбилейный»

(наименование организации)

 

№ п/п	Фамилия, имя, отчество командированного работника	Занимаемая должность	Приказ о команди-ровании		Фамилия, инициалы, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение	Дата		Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения
			дата	№ при каза		фактического выбытия	фактического прибытия
1	Казинская Людмила Михайловна	Зам. директора	17.04.09	134-к	С.Г. Гринцевич	17.04.2009	21.04.2009

 

 

Приложение В

 

Организация

УЧТП «Магазин «Юбилейный»

Типовая форма № 286

Отдел            управление

Должность

Зам. директора

Цех

Профессия

Проводка №            340            от          26 апреля         2009 г.

Фамилия И.О.

Казинская Л.М.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ №          28            от              24 апреля              2009 г.

Назначение аванса

командировочные расходы

Дебет

Сумма

Отчет проверен

счет

карт.

сумма

Остаток

предыдущего аванса

–

Раздел _______ § _____ ст. ____

44

158 790

Перерасход

К утверждению:

18

17 390

Получено (от кого и дата):

1.

из кассы 17.04.2009

150 000

176 180

руб.

=

коп.

2.

Бухгалтер        Косяк Г.А.

Итого получено

150 000

25 апреля               2009 г.

Отчет утверждаю в сумме

Кредит

Сто семьдесят шесть тысяч сто

71

176 180

Израсходовано

176 180

восемьдесят руб.

Остаток

Перерасход

26 180

Подпись

Бухгалтер

Косяк

Приложение     5     документов

26 апреля              2009 г.