Учет расчетов с подотчетными лицами

 

2. Учёт расчетов с подотчетными лицами. 
2.1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

 

Прежде чем выдать подотчетные суммы, необходимо определить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформления хозяйственных операций.

До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить:

- список подотчетных лиц, которым могут быть выданы  подотчетные суммы;

- порядок определения  срока, на который выдаются подотчетные  суммы;

- список лиц, уполномоченных  поручать производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Лица, которым выдаются подотчетные суммы на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды организации, отбираются из числа ее сотрудников - в большинстве случаев по такому критерию, как должностные обязанности, в перечень которых входит в том числе выдача заработной платы. Кроме этого, желательно, чтобы лицо было материально ответственное.

Под отчет можно выдать денежные средства и сотруднику - нерезиденту РФ, так как указанная операция не является валютной в связи с тем, что не происходит отчуждения денег. Работодатель остается собственником выданных подотчетных сумм.

Для удобства список лучше составить с указанием только штатных должностей; в этом случае при увольнении сотрудника не будет необходимости вносить в него корректировки, а новый сотрудник автоматически станет подотчетным лицом.

Для направления сотрудника в командировку необходимо установить отдельную норму.

Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и срок представления работником авансового отчета. Согласно абз. 2 п. 4.4. Положения № 373-П сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчетных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо представить авансовый отчет, равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.

Размер подотчетного аванса определяется целью его выдачи.

Аванс на командировку. Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания.

Аванс на оплату товаров, работ, услуг. Работодатели часто ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой п. 1 Указания ЦБ РФ № 1843-У. Напомним, что согласно данной норме расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Однако работодатели не учитывают, что это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса.

Сумма аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.

 

 

 

2.2. Синтетический и аналитический  учет по расчетам с подотчетными  лицами

 

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000г. № 94н.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

- расходы, связанные с  формированием стоимости внеоборотных  активов, а также материальных  запасов (если их фактическая  стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных  счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

- расходы, связанные с  приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость  формируется без использования  счета 15), - в дебет соответствующего  субсчета, открытого к счету 10 «Материалы»;

- расходы, ранее оформленные  как задолженность перед работниками  организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;

- все прочие расходы  списываются на счета учета  расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).

Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами:

Д-т 71 К-т 50 на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу.

В данном случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), когда чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, тогда, когда необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы необходимо провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;

Д-т 71 К-т 51 на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;

Д-т 10 К-т 71 на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.

Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Д-т 20 (23) К-т 71 на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства.

Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, т.е. для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д-т 25 К-т 71 на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д-т 26 К-т 71 на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т.п.);

Д-т 44 К-т 71 наряду с бухгалтерской записью в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу в корреспонденции со счетом 71, по нашему мнению, имеет наибольшее распространение. В таком порядке могут быть списаны расходы по транспортировке и хранению готовой продукции - при условии, что они оплачены наличными деньгами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.п.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д-т 68 Кт 71 на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам (чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины);

Д-т 70 К-т 71 на сумму выплаты заработной платы структурным подразделениям организации через подотчетных лиц (раздатчиков). Бухгалтерская запись оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д-т 50 К-т 71 на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д-т 51 К-т 71 на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

Д-т 70 К-т 71 на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если работник не согласен с удержанием (например, в случае когда часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема бухгалтерских записей:

Д-т 94 К-т 71 на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д-т 73, субсчет 2 К-т 94 на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д-т 91 К-т 94 на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Д-т 70 К-т 73 на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

на оплату труда;

на оплату услуг связи;

на оплату транспортных услуг;

на оплату коммунальных услуг;

на арендную плату за пользование имуществом;

на приобретение основных средств;

на приобретение материалов;

на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);

на расчеты с поставщиками товаров.

Бухгалтерские проводки по операциям с подотчетными суммами отражены в Приложении 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Способы учёта внутрихозяйственных  расчётов.

 

Система бухгалтерского учета организаций, имеющих обособленные подразделения, строится на основе следующих принципов:

- единства учетной политики организации в целом, отражения финансово-хозяйственных операций обособленных подразделений как в их бухгалтерском учете, так и в учете головного офиса;

- четкого соответствия структуры бухгалтерского учета организации и ее подразделений структуре производства и реализации, а также применяемым принципам обособления указанных подразделений (производственному или территориальному);

- организации четкой системы документооборота между головным офисом и обособленными подразделениями организации;

- периодической (как правило, ежемесячной) корректировки и увязки показателей бухгалтерского учета подразделений организации в целом в соответствии с результатами проведенного в головном офисе анализа данных внутренней бухгалтерской отчетности.

Единство учетной политики заключается в обеспечении единства принятых в организации порядка и методов ведения бухгалтерского учета и распространения их на все ее обособленные подразделения.

Право формировать учетную политику предоставлено только организациям, являющимся по законодательству Российской Федерации юридическими лицами. Обособленные структурные подразделения организации таким правом не наделены. Вместе с тем при формировании учетной политики организации необходимо принять во внимание необходимость построения внутрихозяйственных расчетов с входящими в ее структуру обособленными подразделениями. При этом регламентируются следующие особые положения:

- единые для всей организации, включая обособленные подразделения, способы ведения бухгалтерского учета (погашение стоимости основных средств, нематериальных и иных активов; оценка материальных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции; признание прибыли от реализации товаров, работ и услуг и т.д.);

- единый для организации в целом и для каждого ее обособленного подразделения рабочий план счетов;

- порядок учета наличных денежных средств в обособленных структурных подразделениях и обеспечение выполнения требований действующего законодательства Российской Федерации по единству кассы организации;

- порядок ведения аналитического учета имущества организации, как в целом, так и с детализацией по местам его использования (хранения);

- порядок учета расчетов с работниками организации и обособленных подразделений, а также со сторонними организациями и лицами;