Учет расчетов с подотчетными лицами

Этими документами могут быть:

- Товарный  чек,

- Кассовый  чек,

- Товарная  накладная,

- Счет  фактура (это позволит принять  к вычету НДС, с произведенных  подотчётным лицом расходов),

- Акт  выполненных работ (оказанных услуг),

- Командировочное  удостоверение,

- Квитанция,

- Транспортные  документы,

- и любые  другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия организации осуществляет проверку:

- целевое  расходование подотчётных сумм,

- наличие  и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После того как бухгалтер осуществит проверку этих документов,  заполняются остальные графы авансового отчёта, в том числе – проставляются суммы расходов, принятые к учёту и применяемые счета бухгалтерского учёта.

В том случае, если подотчётному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующими законами, в авансовом отчёте проставляются данные, которые относятся к иностранной валюте. В другом же случае, эти графы не требуют заполнения.

После того как бухгалтер проверит и заполнит авансовый отчёт, он передается на утверждение руководителю предприятия. Как только руководитель утвердит авансовый отчёт, бухгалтерия осуществляет списание подотчётных денежных средств с сотрудника. Сумма неиспользованного аванса вносится подотчётным лицом в кассу предприятия, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.

1. Документы, подтверждающие понесенные подотчётным лицом расходы.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. Это требование относится к расходам, произведенным для предприятия подотчётными лицами.

Ниже приведены некоторые Письма Минфина, которые касаются документов, подтверждающих расходы, понесенные подотчётным лицом.

2. Документы, подтверждающие расходы  по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, которые необходимы для подтверждения расходов по оплате проездных документов для сотрудников направленных в командировку.

При направлении работника в командировку документами, которые подтверждают его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы,   будут :

- чек контрольно-кассовой машины;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, который подтверждает произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчётности.

3. Как подтвердить расходы, когда оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждения расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6: «В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчётности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчётного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

4.  Документы необходимые для подтверждения расходов в виде суточных, выданных сотруднику, отправленному в командировку.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учётом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется».

 

1.3 Порядок бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами

После того как авансовый отчёт был составлен  подписан и утвержден данные о хозяйственных операциях отражаются в регистрах бухгалтерского учёта.

При этом следует руководствоваться  Планом счетов бухгалтерского учёта финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

Согласно этому документу, для обобщения информации о расчётах с работниками по суммам, выданным им под отчёт на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

На основе авансовых отчётов бухгалтерия делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учёта:

1. Дебет счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Кредит счета 50/51 (счета учёта денежных средств) - выданы под отчёт денежные средства на расходы сотруднику.

2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учёта расходов)

Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

3.  Дебет счета 08/10/41 (счета учёта материальных ценностей) 

Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.

4.  Дебет счета 60/76 (счета учёта расчётов)   

Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

5. Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчётные суммы.

Подотчётные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:

1. Дебет счета 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - не возвращенные своевременно работником подотчётные средства списаны на недостачи.

2. Дебет счета 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если подотчётная сумма не была возвращена  в срок  и эта сумма не может быть удержана из заработной платы сотрудника.

3. Дебет счета 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если подотчётная сумма не была возвращена  в срок  и эта сумма не может быть удержана из заработной платы сотрудника.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом».

2.1 Краткая характеристика деятельности  ООО «Торговый дом»

          Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом» основано в 2000 году, является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации и Республики Башкортостан. Общество имеет гражданские права, несет  ответственность и исполняет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Уставный капитал определяет минимальный размер имущества Общества, гарантирующего интересы его кредиторов.  Размер уставного капитала Общества может быть изменен в порядке, предусмотренном законодательством по решению общего собрания участников.

Общество имеет обособленное имущество на правах собственности, имеет расчётный счет в банке, печать и штамп с собственным наименованием, ведет самостоятельный баланс. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть как истцом так и ответчиком в суде.

Основная цель деятельности Общества  является удовлетворение потребностей населения   и   предприятий   в услугах, продукции  насыщение  потребительского рынка товарами и услугами, извлечение прибыли в интересах Общества и его участников.  Штат предприятия составляет 25 человек.

ООО «Торговый дом»:

- осуществляет оптовую торговлю обуви и аксессуаров.

- размещает  заказы на изготовление и пошив  обуви 

- производит  получение и отгрузку обуви  и аксессуаров из других регионов  России

- производит  реализацию в розницу обуви  аксессуаров.

 

2.2. Первичный учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом»

 

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, оформляются оправдательными документами.

Все эти документы являются первичными учётными документами, на основании них ведется бухгалтерский учёт.

Документы по учёту расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом» подразделяются на три вида.

Составление документов относящихся к первому виду, заполняются, как правило, в отделе кадров и в бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К этим документам относятся: заявление о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчёт суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество того кто отправляется в командировку, город направления, предполагаемый  срок командировки, цель командировки (Приложение 1). Для того чтобы получить аванс, работник  которого направляют в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по авансам, ранее выданным под отчёт. На основе приказа руководителя организации определяется служебное задание и отчёт о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (Приложение 2).

В заявлении на выдачу аванса, которое подписывается и утверждается директором организации, производится расчёт авансовой суммы.

Работнику, направленного в командировку для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются денежные средства из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание (Приложение 3).

А также, при выдаче денежных средств под отчёт для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, которая осуществляет оптовую или мелкооптовую торговлю, подотчётному лицу выдается доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, или соглашению (Приложение 4). Подотчётное лицо сдает в бухгалтерию корешок доверенности, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы, относящиеся ко второму виду работник, направленный в командировку получает самостоятельно, во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К этим документам относятся: проездные документы; чеки контрольно кассовых машин; товарные чеки, которые оформлены на имя предприятия с указанием НДС, а также фамилии, имени и отчества лица направленного в командировку; счет; накладная; акт; бланк строгой отчётности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме этого, командированный сотрудник обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.