Учёт расчётов с подотчётными лицами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ДИЗАЙНА И ТЕХНОЛОГИИ

Кафедра Аудита и котроллинга

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Бухгалтерский финансовый учёт»

на тему «Учёт расчётов с подотчётными лицами»

 

 

 

 

 

 

 

 

     Выполнила: Эрдей Е.В.

группа ЗЭБ - 071

Проверил: Агафонова Т.В.

 

Москва 2010

Содержание

Введение  ________________________________________________________3

I. Правила выдачи наличных денежных средств под отчет

 1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.__4

 2.  Правило оформления и первичные документы по подотчетным

 суммам. _____________________________________________________4

 3. Выдача и документальное оформление выдачи денежных средств

 из   кассы.____________________________________________________6

II. Командировки по России и за рубеж

  1. Порядок оформления и оплаты командировки.___________________ 8

  2. Учёт расходов, связанных с командировкой: наём жилья,

    расходы по  проезду, нормативные суточные. ______________________9      

  3. Особенности расчета при командировке за границу._______________13

  4. Признание командировочных  расходов,

    оформление и  порядок сдачи авансовых отчетов.__________________14

  5. Бухгалтерский учет  при командировочных расходах.______________15

III. Представительские расходы

  1. Документальное подтверждение  представительских расходов.______16

  2. Авансовый отчёт  по представительским расходам. _______________17

  3. Бухгалтерский учет  при представительских расходов. ____________18

IV. Административно – хозяйственные расходы

  1.  Учёт выдачи наличных  денежных средств

    на хозяйственные  расходы._____________________________________19

  2. Бухгалтерский учёт  при административно –

   хозяйственных расходов. ______________________________________20 

V. Учёт расчётов с подотчётными лицами

  1. Аналитический и синтетический  учёт.__________________________22

  2. Суммы, не возращенные  подотчётными лицами.__________________23

Заключение_________________________________________________25

Список использованной  литературы_________________________________26

Приложения

Введение

     В процессе финансово – хозяйственной деятельности предприятия и организации вступают в различные виды отношений с третьими лицами, заключают и осуществляют различные виды сделок, выполняют обязанности, предусмотренные существующим законодательством. В результате у предприятия появляются обязательства, которые подлежат исполнению, и эти обязательства оценены в денежной форме.

     Также в процессе  финансово – хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

     В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно – операционные цели.

      Подотчетное лицо – это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими – либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают денежные средства для оплаты небольших расходов.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

− своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

− документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

− контроль за экономным и рациональным использованием денежных

средств на хозяйственно – операционные цели.

I. Правила выдачи наличных денежных средств под отчет

1. Нормативное регулирование учета  расчетов с подотчетными лицами.

     При расчётов  с подотчетными лицами необходимо  руководствоваться следующими документами:

● Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129 – ФЗ;

● «Трудовой кодекс РФ» от 30.12.2001 № 197 – ФЗ;

● «Налоговый кодекс РФ»  от 31.07.1998 № 146 – ФЗ;

● Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности р РФ (с изменениями от 30.12.1999г., 24.03.2000г.);

● Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». ПБУ 1/98 (в редакции Приказа Министерства Финансов РФ от 30.12.1999г. № 107н);

●  Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 г. (утвержден от 06.07.1999г № 43н);

● Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (приказ от 06.07.1999г. №32м);

● Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утверждено приказом Министерства Финансов РФ от 06.05.1999г. №33м);

● План счетов бухгалтерского учёта финансово – хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Министерства Финансов РФ от 31.10. 2000г. №94м);

● Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993г.

2.  Правило оформления и первичные  документы по подотчетным суммам.

     Денежные средства  подотчетным лицам выдаются на  основании письменного заявления  сотрудника с визой руководителя  организации. Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчётными лицами, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать наличные денежные средства под отчет. В приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы, предельный размер и порядок сдачи авансовых отчетов.

     Самый главный  аспект взаимоотношений организации  с доверительным лицом – материальный. Между фирмой и сотрудником, уполномоченным  приобретать для неё подотчетные товары, заключается договор о полной материальной ответственности.

     После того, когда компания даёт задание  подотчетному лицу на приобретение  товара, его направляют на предприятие, где это продаётся. Затем доверенное  лицо приобретает товар. Документы на получение и оплату приобретенных товаров отправляются в бухгалтерию. Туда же надо сдать бумаги подтверждающие командировочные расходы.

Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчёт, оформляются авансовым отчётом (форма АО-1) (см. прил). Авансовый отчет – сводный документ, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

     Авансовый  отчёт должны заполнить бухгалтер  и подотчётное лицо. К нему  необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и др. документы.

    К авансовым  отчётам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчётные суммы. В качестве первичных оправдательных документов, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, счета – фактуры, транспортные документы и др.

     Только надлежаще  оформленный авансовый отчёт  является основанием для отражения  в учёте операций по расчётам  с подотчётными лицами в том  отчётном периоде, в котором данные операции имели место.

     Организации, принимая авансовые отчеты от  подотчётных лиц, должны фиксировать  срок их предоставления, так как  они должны быть предоставлены  в бухгалтерию не позднее трех  рабочих дней по истечению  срока, на который они выданы, или со дня возращения из командировки.

3. Выдача и документальное оформление  выдачи денежных средств из  кассы.

     Наличное денежное  обращение в РФ регулируется  правилами ведения кассовых операций  в РФ. Для ведения кассовых  операций в штате предусматривается должность кассира, который несет полную материальную ответственность. При приёме на работу, с кассиром заключается договор о материальной ответственности. За организацию, хранение и движение наличных денег, несет ответственность руководитель предприятия.

     Касса –  изолированное помещение, предназначенное  для приёма, выдачи и временного  хранения денег. Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей  не принадлежащих предприятию  запрещается. Существует определенный  лимит остатка денежных средств в кассе. Этот лимит согласовывается с банком, в котором открыт счёт предприятия и зависит от объёма денежной наличности. Превышение лимита допускается в течении трёх дней для выдачи заработной платы работникам или других выплат. Кроме наличных денег, в кассе могут храниться денежные документы – оплаченные билеты, путёвки, государственные пошлины и т.д.

     Выдача наличных  денег производится в следующих  случаях:

● выплата заработной платы, пособий, вознаграждений в т.д. работникам предприятия. Отражается по платежным ведомостям, в которых получение денег подтверждается личной подписью каждого работника.

● выдача наличных средств под отчёт работникам предприятия на хозяйственные нужды, представительские расходы или командировочные расходы.

Выдача денежных средств работникам оформляется расходно – кассовым ордером. Расходно – кассовый ордер составляется бухгалтером и регистрируется в журнале. Приход и расход документов обязательно подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия. При выдаче денег по  расходно – кассовому ордеру кассир проверяет личность получателя по документу удостоверяющему личность. Получатель собственноручно указывает полученную сумму прописью и дату получения денег. Выдача денег оформляется и производится в один день.

Сумма денежных средств выданная из кассы отражается записью:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»   К 50 «Касса».

● остаток денежных средств в кассе, возвращается на счет в банк. Это оформляется объявлением на взнос наличными. Объявление состоит из трёх частей, записи в которых одинаковы. В подтверждение приёма денег на расчётный счет предприятию выдается квитанция, которая считается оправдательным документом для кассира.

     Приём и  выдача наличных денег оформляется  в кассовой книге. Кассовая книга на предприятии может быть только одна и открывается на один календарный год. Она должна быть пронумерована и прошнурована. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи делаются ежедневно в двух экземплярах через копирку. Первый остается в книге, второй является отрывным. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итого операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующие число. Отчёт кассира передается главному бухгалтеру для проверки и составления корреспонденции счетов.

 

 

 

 

 

 

II. Командировки по России и за рубеж

     В процессе  своей деятельности многие организации  направляют своих сотрудников  в служебные командировки. При  этом бухгалтеру необходимо оформить  ряд документов, подтверждающих  не только срок командировки, но и обоснованность произведенных расходов. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные сотрудники предприятия, с которыми заключен трудовой договор. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

1). Порядок оформления и оплаты  командировки.

     Действующее законодательство содержит чёткие требования к порядку оформления служебных командировок.

     Решение о  направлении работника или группы  работников в служебную командировку  принимается работодателем.

    Направление работника  в служебную командировку оформляется первичными документами в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

− приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме

№ Т – 9 (Т – 9а) (см. приложения);