Учёт расчётов с подотчётными лицами

     При учете  задолженности подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются  по курсу ЦБ РФ на день  выдачи, при отчете и возврате  неиспользованных сумм по курсу  на дату утверждения отчета.

     Возникающие  в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые  разницы отражаются в соответствии  с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные  доходы или внереализационные  расходы, которые учитываются на  счете 91 «Прочие доходы и расходы».  Курсовые разницы фиксируются на авансовые отчете.

5). Бухгалтерский учет при командировочных  расходах.

Д 71 К 50 – выдача денежного аванса командированному лицу;

Д 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 К 71 – списание командировочных расходов в зависимости от характера расходов;

Д 19 К 71 – учет НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Д 50 К 71 – возвращение в кассу неизрасходованные денежные средства.

III. Представительские расходы

     Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих  в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

       К   представительских   расходам   относятся   расходы,   связанные   с

проведением официального приема представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно – зрелищных мероприятий,  буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

1). Документальное подтверждение представительских  расходов.

     Включение  представительских расходов в  расходы по обычным видам деятельности возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

     Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех этапов:

− оформление общих документов;

− оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;

− оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

     Первый этап  включает в себя составление  сметы представительских расходов  на отчетный год. Данная смета  утверждается протоколом общего  собрания учредителей (акционеров).

     После этого  руководитель организации издает  внутренние организационно – распорядительные документы.

     Второй этап  документирования представляет  собой оформление документов, связанных  с конкретным мероприятием. К  таким документам относятся: приказ  руководителя о назначении ответственного  за проведение  официальной встречи; приказ о направлении приглашения на встречу; и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.

     Принимая решение  о проведении официального приема, руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий, в обязательном порядке, цель прибытия представителей сторонней организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

     В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходованная средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

     Денежные средства  на представительские расходы, выдаются  сотрудникам организации под  отчет. Следовательно, в организации  должен быть приказ руководителя  о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.

2). Авансовый отчёт по представительским  расходам.

     Последний  этап предусматривает оформление  ответственным лицом отчёта о  расходах на проведение официального  мероприятия и его результатов  и сдачу авансового отчёта с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.

     После проведения  деловой встречи в бухгалтерию  должны быть представлен отчёт  о расходах на проведение деловой  встречи и акт на списание  представительских расходов (авансовый  отчёт) ответственного за проведение  официального мероприятия с оправдательными документами.

     Из подотчета  данные суммы списываются по  истечении срока, на который они  выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. Исполнительная смета должна  содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.

     Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об уплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учётными документами.

3). Бухгалтерский учет при представительских расходов.

Д 71 К 50 – выдача под отчёт на представительские расходы;

Д 26 К 71 – списание представительских расходов по предъявленным документам;

Д 44 К 71 – отражение представительских расходов.

 

 

 

 

 

 

IV. Административно – хозяйственные расходы

     Административно – хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

      К административно  – хозяйственным расходам относятся  расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче – смазочных материалов, запасных  частей к оборудованию и т.д.

1).  Учёт выдачи наличных денежных  средств на хозяйственные расходы.

При приобретении товарно–материальных ценностей подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчёту контрольно – кассовые и товарные чеки. В случае оплаты текущего ремонта к авансовому отчёту следует приложить, кроме ККЧ, акт выполненных работ.

     Выдача наличных  денежных средств сотрудникам  из кассы организации может  производиться:

− либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

− либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

     Сотрудники  организации, уполномоченные проводить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично–денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемым к документальному оформлению таких операций.

     Процесс приобретения  за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций – изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц, как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров  между юридическими лицами, регламентирующих

их отношения, а именно договор купли – продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной. Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи – приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег  по заключенному договору в  кассу организации – продавца  оформляется приходным кассовым  ордером по межведомственной  форме КО – 1 (см. приложения). Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации – продавца.

      Иногда  организация – поставщик самостоятельно  получает наличные деньги по  заключенным договорам в кассе  организации – покупателя через  своих подотчетных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация – покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему

Требуемую   сумму    при   предъявлении   этим    гражданином   документа,

удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти  дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация  – поставщик обязана представить организации – покупателю счет – фактуру.

2). Бухгалтерский учёт при административно – хозяйственных расходов.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки.

Если сначала выдаются денежные средства под отчёт:

Д 71 К 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы из банка;

Д 10 К 71 – оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Д 19 К 71 – отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Д 50 К 71 – возращены в кассу неизрасходованные денежные средства.    

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Д 10 К 60 – оприходованы приобретенные ТМЦ;

Д 19 К 60 – отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Д 60 К 71 – отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Д 71 К 50 – погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Д 71 К 73 – отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию;

Д 10 К 71 – оприходованы приобретенные ТМЦ;

Д 19 К 71 – отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Д 73 К 50 – работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

V. Учёт расчётов с подотчётными лицами

1). Аналитический и синтетический  учёт.

     Учёт, осуществляемый  на синтетических счетах, называется синтетическим.  Синтетическими называются счета, на которых имущество организации, её обязательства и хозяйственные процессы отражаются в обобщенном виде. К ним относятся, например, счета 01 основные средства, 10 материалы, 70 расчёты по оплате труда и др.

     Для получения  детальных подробных аналитических данных об объектах бухгалтерского учёта применяют аналитические счета. Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду имущества, обязательств организации и процессов, называются аналитическими. Учёт, осуществляемый на аналитических счетах, называется аналитическим.  

      Учет по  расчетам с подотчетными лицами  ведется на счете 71 «Расчеты с  подотчетными лицами». Это активно  – пассивный счет, сальдо которого  отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Расходы, оплаченные  из подотчётных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», и другие в зависимости от характера расходов. Возращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчётных лиц в дебет счёта 50 «Касса».

      Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

     Счёт 71 дебетуется  в корреспонденции со счетами: 50 «Касса», 73 «Расчёты с персоналом  по прочим операциям», 91 «Прочие  доходы и расходы».

     Счёт  71 кредитуется в корреспонденции со счетами: 10 «Материалы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,  20 

«Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 50 «Касса», 

60 «Расчёты с поставщиками  и подрядчиками», 70 «Расчёты с  персоналом по оплате труда»,  73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»,  84 «Нераспределенная прибыль», 91 «Прочие доходы и расходы», 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей», 97 «Расходы будущих периодов».